Si todavía estás ultimando los detalles, puede que te hayas topado con Microsoft Visio, y te estés preguntando si es la opción adecuada para ti. Echemos un vistazo a lo que obtendrás con esta opción, y con otra gran elección, Instagantt.

¿Por qué elegir Instagantt en lugar de Microsoft Visio? 

Microsoft Visio ofrece algunas cosas buenas. Te ofrece una presentación visual de toda tu información y te permite crear diagramas de calidad que todo tu equipo puede ver y de los que puede formar parte. También es bueno para empezar, porque tiene un montón de plantillas, diagramas e incluso plantillas que te proporcionan la información que necesitas. A partir de ahí puedes personalizarlo todo. Así, obtendrás

Visión general de las funciones de Microsoft Visio:

- Diagramas de flujo

- Organigramas

- Planos

- Lluvia de ideas en tiempo real

- Diagramas de red

- Se integra con Microsoft Teams

- Funciones de accesibilidad, como comprobador de accesibilidad, soporte de alto contraste y narrador

- Sistemas de seguridad de gestión de derechos de información

- Disponible para web o escritorio

Visión general de las características de Instagantt:

- Calendario 

- Dependencias e hitos

- Tareas y subtareas

- Arrastrar y soltar

- Líneas de base

- Camino crítico

- Múltiples proyectos y espacios de trabajo

- Diversas opciones de exportación: Excel, Imagen y PDF

- Opciones públicas para compartir instantáneas

- Opciones de colaboración en equipo: Notificación y asignación de tareas

- Vista y campos personalizados

- Opciones de color personalizadas para las barras de progreso

- Riesgo y prioridad

- Coste estimado y real

- Vista Gantt y carga de trabajo

- Plantillas listas para usar

Lo bueno de Microsoft Visio

Cuando se trata de las ventajas y las buenas características de Microsoft Visio, hay mucho que tener en cuenta. Una de las primeras cosas que hay que tener en cuenta es la variedad de plantillas que encontrarás. Hay varias plantillas diferentes entre las que elegir, lo que facilita que cualquiera pueda empezar. Podrás elegir una plantilla que se ajuste a lo que necesitas para tu equipo y luego podrás personalizarla para que funcione con tus proyectos y sistemas. Esto hace que sea más fácil empezar y seguir utilizando el sistema durante mucho tiempo, incluso cuando tu equipo crezca o necesites más opciones y funciones.

Otro gran aspecto de esta plataforma es que podrás integrarla fácilmente con el resto de tus productos Microsoft. Esto hace que sea más fácil para todo tu equipo estar al día de lo que ocurre con tus proyectos y también añadir documentos y otras presentaciones dentro de tu sistema. Poder enlazarlo todo y disponer de todas las opciones de integración es una gran ventaja, sobre todo porque probablemente ya estés utilizando muchos productos y servicios de Microsoft. 

Si no estás muy seguro del sistema, te conviene considerar la prueba gratuita. Son 30 días completos, que te darán el tiempo que necesitas para probar el proceso y ver cómo te funciona. Esto te da la oportunidad de ver cuáles son realmente las características y si funcionan para lo que tu equipo necesita. Si es así, puedes contratar fácilmente un plan estándar y empezar a utilizar todas las opciones adicionales. Si no te funciona, tampoco tienes que preocuparte por nada, porque es fácil terminar la prueba. 

Lo no tan bueno de Microsoft Visio

Para algunos, el precio de Microsoft Visio puede ser un poco más elevado de lo que desean. Eso se debe a que este sistema viene en dos niveles diferentes. El primero de ellos es relativamente barato: sólo 5 $ por usuario y mes. Tendrás que pagar un compromiso anual para obtener esta tarifa o pagarás 1$ más por usuario, al mes, si eliges pagar mes a mes. Por otro lado, el plan de nivel superior cuesta 15 $ por usuario al mes con un compromiso anual o 18 $ por usuario al mes si pagas mes a mes. Esto puede resultar algo caro y es la única forma de obtener todas las funciones y opciones. 

Otro inconveniente es el hecho de que, si necesitas ayuda, no tendrás muchas opciones. No hay opción de chat ni sistema de asistencia telefónica. Esto puede dificultar un poco la obtención de ayuda si tienes preguntas o no estás seguro de lo que tienes que hacer a continuación. Si buscas algún consejo o ayuda, puedes consultar las guías de ayuda, los tutoriales y los artículos para obtener más consejos. También hay una comunidad de otros usuarios a la que puedes dirigirte o puedes utilizar el formulario de contacto para obtener aún más ayuda, pero no hay forma de obtener información instantánea.

También te darás cuenta de que no hay aplicación móvil para este programa. Eso significa que no podrás llevar contigo todo el sistema cuando estés fuera de casa. Sin embargo, puedes obtenerlo online, lo que significa que sigue estando disponible cuando viajas. Pero no será tan fácil de actualizar o controlar como con una aplicación. Para quienes se desplacen con frecuencia y necesiten una forma de obtener todas las funciones posibles mientras se desplazan, puede que ésta no sea la opción más adecuada.  

Alternativa a Microsoft Visio

Vale, puede que no sepas si Microsoft Visio es adecuado para ti. Tal vez aún estés sopesando tus opciones y quieras asegurarte de que vas por el buen camino antes de lanzarte a nada. Bueno, ahí es donde deberías empezar a echar un vistazo más de cerca a algunos de los otros programas que existen, como Instagantt. Este sistema te va a ofrecer una serie de ventajas adicionales que es absolutamente necesario que examines detenidamente. Estarás muy contento con lo que veas, incluidas algunas de las ventajas que destacaremos a continuación. 

En primer lugar, Instagantt es un diagrama de Gantt, lo que significa que vas a tener un sistema de alta calidad que te permitirá seguir y registrar tus proyectos en un formato que realmente te funcione. Va a facilitar todo el proceso en general. Puedes establecer tareas individuales para los miembros de tu equipo, fijar los plazos y fechas límite, e incluso establecer fechas de inicio y quién es responsable de qué. Aquí dispondrás de una gran cantidad de información para almacenar y poner al día a todo el mundo. Por no mencionar que tendrás la opción de establecer cosas como dependencias y mucho más.

Con la estructura de pago también vas a tener beneficios. Esto se debe a que Instagantt tiene una única estructura de pago. Los usuarios individuales pueden pagar 7 $ al mes o los grupos más grandes pagan 5 $ por usuario al mes. Eso es todo. No hay costes adicionales en el sistema. Obtienes todas las funciones y todas las opciones, así como proyectos ilimitados con esa única cuota. No hay niveles como en otros programas y sistemas como Microsoft Visio. Esto lo hace más rentable para los usuarios.

Las tarifas también son muy razonables y son una gran opción para la mayoría de las empresas. Incluso a las empresas más pequeñas les puede ir bien con esta tarifa. Por no mencionar que tienes la oportunidad de probar el sistema por ti mismo antes de comprar nada. A diferencia de otras pruebas, ésta es gratuita para siempre. Así que puedes crear cinco proyectos totalmente gratis en Instagantt y tendrás acceso a ellos todo el tiempo que necesites. Así te resultará más fácil probar antes de comprar y asegurarte de que realmente te gusta todo lo que Instagantt puede ofrecerte.

Si no tienes todas las funciones que buscas, puedes integrar algunos de tus programas favoritos adicionales directamente en tu sistema Instagantt. Esto te facilita aún más personalizar el proceso y asegurarte de que vas a tener acceso a todo lo que necesites o quieras. Tampoco tendrás que actualizar varias aplicaciones diferentes para obtener la misma información en todas ellas. También tendrás acceso a un montón de herramientas estupendas, que no podrás encontrar con ningún otro sistema. Así te resultará más fácil estar al tanto de todo.

Cuando mucha gente utiliza un sistema nuevo, puede resultar un poco abrumador para algunos, pero en realidad Instagantt está diseñado para facilitar su uso. Por eso, personas de todos los niveles se adaptan tan fácilmente al sistema. No tiene una gran curva de aprendizaje, pero sí una serie de opciones de gran calidad. Así, todos los miembros de tu equipo podrán empezar a utilizar Instagantt rápidamente y sin las molestias de otros programas.

Si estás buscando formas de hacer un seguimiento de cualquier cosa y de todo en tu negocio, ésta es la forma de hacerlo. Aquí puedes hacer un seguimiento de todos los aspectos de tus proyectos. Tanto si sólo tienes proyectos individuales como proyectos de equipo o cualquier combinación de ambos, Instagantt puede ayudarte. Además, te permite configurar proyectos con equipos de diferentes tamaños, incluidos equipos pequeños y equipos superdimensionados. De este modo, puedes conseguir cualquier cosa que tu equipo necesite para tener éxito y puedes mantener a todo el mundo al tanto de en qué tienen que estar trabajando y cuándo. 

El hecho de que toda la plataforma sea altamente personalizable y tenga un montón de funciones también la convierte en una gran elección para la mayoría. Puedes elegir cosas como los colores y el diseño, e incluso intercambiar diferentes estilos de gráficos para que realmente funcione para ti. Al fin y al cabo, la idea es asegurarte de que tu equipo obtiene todo lo que necesita para tener éxito, así que asegúrate de que haces todo lo posible para ayudarles seleccionando una plataforma que lo haga lo más fácil posible. Instagantt te permitirá realizar ajustes, ediciones, cambios y mejoras durante todo el proceso.  

Elegir lo mejor

Entonces, ¿qué es realmente lo mejor para tu equipo? Tendrás que tomar esa decisión por ti mismo, pero hay muchas cosas en las que pensar. En primer lugar, tendrás que fijarte en el estilo de los gráficos que vas a crear y si eso va a funcionar para ti y tu equipo. También querrás fijarte en cosas como el precio, las integraciones, la personalización y mucho más. Toda esta información será importante para crear el sistema perfecto para tu equipo y asegurarte de que todo el mundo está de acuerdo durante el proceso de implantación.

Seguro que estarás más que contento con los resultados de tu nuevo sistema si te tomas el tiempo necesario para elegir sabiamente. Microsoft Visio tiene un gran número de funciones y opciones, y para quienes trabajan a menudo desde un lugar fijo puede ser una buena opción. Por otra parte, Instagantt ofrece una gran flexibilidad y funciones que no vas a encontrar de otro modo. Lo importante es que pienses en las funciones más importantes para ti y tu equipo y elijas una plataforma que te las proporcione. Seguro que estarás más que contento con los resultados obtenidos.