Cómo hacer un diagrama de Gantt en Microsoft Project

¿Qué es un diagrama de Gantt?

Los diagramas de Gantt son un documento único en el que se exponen todas y cada una de las tareas que hay que realizar para que el proyecto sea un éxito. Puedes crear cada tarea, establecer el orden en que debe completarse, crear un calendario general, crear hitos en el camino, establecer plazos intermedios, así como fechas de inicio y fin, y todo lo que se te ocurra.

De hecho, se pueden crear tareas que muestren dependencias en las que una tarea debe completarse antes que otra. Incluso pueden asignarse a personas o grupos de personas concretos para asegurarse de que se realizan correctamente y de que todo el mundo conoce su trabajo. Así sabrás (y todo el mundo sabrá) a quién debes dirigirte si una parte concreta del proyecto no se está terminando a tiempo o si estás esperando algo. Con este gráfico puedes incluso mostrar qué parte de una tarea se ha completado y qué parte del proyecto global se ha completado.

¿Cómo se crea un diagrama de Gantt en Microsoft Project?

Así que, si los diagramas de Gantt son tan geniales, querrás saber qué hacer con ellos, ¿verdad? Quieres saber cómo crear uno para que todo tu equipo pueda ponerse en marcha desde el principio. La buena noticia es que son muy fáciles de hacer. E incluso hay varias formas diferentes de crearlos con distintos servicios y programas. Pero por ahora, vamos a suponer que tienes acceso a Microsoft Project y repasaremos lo que tienes que hacer para crear tu primer gráfico.

Paso 1: Enumere sus tareas

Para crear el gráfico, hay que empezar por exponer cada una de las diferentes tareas que hay que realizar en el proyecto. Para ello, piense detenidamente en lo que hay que hacer. Al fin y al cabo, dependiendo del proyecto, la lista de tareas puede ser bastante larga. Querrás asegurarte de que no se te olvida nada porque Microsoft Project requiere que lo establezcas todo desde el principio.

También debes intentar ordenar tu lista de tareas. Es decir, si la tarea A debe realizarse antes que la tarea B, debe incluirlas así en la lista de tareas. Esto garantiza que las tareas permanezcan en el orden correcto cuando inicies el gráfico.

Para enumerar tus tareas, inicia un nuevo proyecto y empieza a añadir las tareas en lo que parece una hoja de cálculo de Excel. Puedes ponerle a cada una el nombre que quieras y seguir enumerándolas. En este punto, también puedes ir editando tus tareas y colocándolas en diferentes espacios hasta que tengas todo listado y en el orden que desees. También puedes crear subtareas para unir algunas cosas.

Paso 2: Fije las fechas

El siguiente paso es establecer las fechas de inicio y fin del proyecto. Una vez hecho esto, podrás crear el calendario general, por lo que es importante que introduzcas estas fechas lo antes posible, pero no antes de completar tu lista de tareas. 

Lo realmente bueno es que esto es fácil de configurar. Basta con hacer clic en el campo "fecha de inicio" y seleccionar la fecha deseada. Puedes hacer lo mismo para la "fecha final". Para aquellos que no estén muy seguros de la fecha específica, pueden elegir añadir una 'duración' para su tarea, como 60 días, 2 meses, un año, etc. y el sistema calculará la fecha final basándose en su fecha de inicio y duración.

A continuación, establece las fechas de inicio y fin de las tareas. También puede establecer hitos a lo largo del camino para diferentes conjuntos de proyectos que deben completarse. La buena noticia es que esto también es fácil de hacer. Sólo tienes que crear una tarea para ello en tu hoja de cálculo. A partir de ahí, establece la "duración" en cero y el sistema la establecerá automáticamente como un hito o puedes crear una fila y luego seleccionar el botón para establecer un hito. Incluso puedes vincular tus tareas al hito.

Paso 3: Ya ha terminado

Así de fácil tendrás un diagrama de Gantt. Sí, sólo te llevará un par de pasos completarlo y estarás listo para empezar así de fácil. Ahora bien, eso no significa que haya terminado. Hay algunas maneras que usted puede agregar a su gráfico y mejorarlo en el camino, pero usted va a estar listo para empezar y compartir lo que ha creado con su equipo si así lo desea.

Notas adicionales

En primer lugar, debes saber que tu gráfico estará en formato mpp, que te permitirá cargarlo de nuevo en Microsoft Project y otras aplicaciones. Ten en cuenta este formato si quieres compartir tu gráfico con alguien o enviárselo a otras personas. Es posible que no todo el mundo pueda abrir este tipo de archivo.

Creación de plantillas

A continuación, tienes la opción de crear o importar plantillas. Esto es estupendo si tienes a menudo el mismo tipo de proyecto o quieres poder hacer pequeños retoques en algo sin empezar desde cero. Las plantillas te permiten rellenar o actualizar algunas áreas y te dan la posibilidad de ahorrar algo de tiempo y mucho esfuerzo. Sólo tienes que asegurarte de guardar la plantilla en lugar de guardarla como una hoja normal. 

1. Seleccione "archivo
2. Seleccione "Opciones
3. Selecciona "Guardar
4. Seleccione "guardar plantillas
5. Selecciona "guardar como plantilla".
6. Seleccione "archivo
7. Seleccionar "nuevo
8. Seleccione "personal
9. Elija la plantilla que desee. 
10. Fije su fecha de inicio
11. Seleccione "crear
12. Empiece a actualizar su nuevo gráfico
    

Exportar y compartir

Si necesitas exportar tu gráfico, puedes hacerlo fácilmente. Esto es importante porque necesitas que el resto de tu equipo vea el gráfico y sepa lo que debe hacer. Eso significa que necesitarás poder enviarles la información y recibir comentarios o cualquier otra cosa que necesites. 

Asegúrate de que las personas de tu equipo, o con quien vayas a compartir la información, tienen Microsoft Project para poder abrirlo. A continuación, guarda el gráfico en tu ordenador u otro dispositivo. No podrás enviar el gráfico directamente a través de Microsoft Project, pero podrás compartirlo.

Necesitarás un programa de terceros que lea y utilice archivos de Microsoft Project (recuerda que son archivos mpp). Puedes cargar tu gráfico en el programa y guardarlo allí. Entonces podrás editar, ajustar o simplemente ver el gráfico que has creado. También puedes enviar y compartir el proyecto a través del programa, pero seguirás necesitando los programas adecuados para descargarlo o visualizarlo.

Impresión del gráfico

Si quieres imprimir el gráfico para tener una copia física, también puedes hacerlo. Usted querrá cargar su gráfico directamente en un programa de terceros para que pueda acceder a todas las características y asegurarse de que está imprimiendo el formato que desee. De hecho, desde allí podrás exportar a PDF, lo que te facilitará ver lo que necesitas.

Una vez exportado el gráfico, puedes verlo en formato PDF y configurar los parámetros de impresión. A partir de ahí, puedes imprimirlo y hacer lo que quieras con él. Aunque, por supuesto, obtendrás las mejores funciones y capacidades si mantienes tu gráfico editable.

Cómo sacar el máximo partido a los diagramas de Gantt

Ahora bien, Microsoft Project te da las nociones básicas sobre los diagramas de Gantt. Y te permite lograr algunas de las cosas que necesitas. Podrás obtener un gráfico simple y podrás editarlo y hacer lo que necesites para estar al tanto de tus tareas. Pero hay muchas cosas que te vas a perder.

Microsoft Project no ofrece muchas funciones avanzadas para quienes necesitan gráficos más detallados o trabajan en proyectos de gran envergadura. Además, Microsoft Project requiere mucho tiempo y esfuerzo para configurarlo. Y luego, cuando acabas, tienes muy pocas funciones... no te va a dar a ti y a tu equipo todo lo que necesitáis. Entonces, ¿qué hacer? 

Lo primero que tienes que hacer es buscar una plataforma que te facilite mucho las cosas y lanzarte.

Por qué necesita Instagantt

Cuando se trata de diagramas de Gantt, es posible que ni siquiera se dé cuenta de todo lo que puede y debe hacer. Pero nosotros podemos ayudarle. Instagantt le ofrece todas las características que usted está buscando cuando se trata de crear diagramas de Gantt y conseguir que todo su equipo a bordo en ningún momento a todos. 

Con Instagantt el proceso de creación de tareas es más fácil que nunca. Puedes configurar tantas o tan pocas tareas como quieras para cada proyecto y luego establecer cosas como fechas de inicio, plazos, dependencias y mucho más. Incluso puedes añadir notas, asignar cada tarea a una persona o grupo, hacer preguntas y cualquier otra cosa que necesites.

Una vez creadas las tareas, puedes editarlas y actualizarlas fácilmente sobre la marcha. Además, puedes trabajar con tu equipo en tiempo real para colaborar en las diferentes cosas que están sucediendo con cada una de tus tareas y proyectos. También puedes codificar las cosas con colores, crear plantillas, añadir, eliminar o desplazar tareas e hitos, y vincular tu cuenta de Instagantt a tus otros servicios favoritos.

Con Instagantt usted tendrá todo lo que necesita para mantener su proyecto en la tarea esta vez y cada vez también. Todo lo que necesita hacer es empezar y verá rápidamente por qué es un gran programa para usted, que le permite lograr todas las cosas que necesita dentro de su negocio. Tanto si dirige una operación pequeña como una grande, Instagantt puede ayudarle.

Además, Instagantt te da acceso completo a absolutamente todas sus funciones por un precio fijo. Puedes probar el servicio completamente gratis durante cinco proyectos, con acceso completo. Después, paga sólo por el número de personas que tengas, sin tener que preocuparte por los grupos (como de 10 a 20 o de 20 a 50) y sin tener que preocuparte por las "funciones extra" que cobran algunos sistemas.

Con Instagantt pagas un precio por cada persona que obtiene acceso. Y ese precio incluye el acceso al 100% de las funciones disponibles a través del servicio. De esta forma, no te cobran más solo para obtener acceso adicional.

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Conclusión

Cuando se trata de crear diagramas de Gantt, creemos que debe ser lo más sencillo y eficaz posible. Creemos que usted siempre debe ser capaz de obtener la calidad que usted está buscando y la facilidad de uso que usted necesita. Por eso Instagantt se enorgullece de ofrecer todo lo que buscas en un solo lugar. Tómate un minuto para ver el servicio y todo lo que ofrece. Te impresionará lo fácil que es para tu equipo mantener el rumbo a lo largo de los días, semanas, meses y más tiempo que se tarda en llevar a cabo todos tus proyectos.