El software de diagramas de flujo es una herramienta que ayuda a visualizar procesos complejos en forma de pasos para saber exactamente cuál es el siguiente paso en función de determinadas condiciones. Aunque los diagramas de flujo pueden hacerse a mano en papel, el software aporta múltiples ventajas, como detectar problemas, describir mejor el proceso a los clientes y despejar múltiples confusiones.
Mientras que algunas personas no optan por un software para diseñar diagramas de flujo, otras no saben qué software elegir. Por lo tanto, aquí vamos a discutir todo lo que necesita saber.
¿Por qué utilizar un software de diagramas de flujo?
El uso de este tipo de herramientas aporta múltiples beneficios a las personas y a sus organizaciones. Estas son las 4 razones principales por las que debería utilizar software de diagramas de flujo.
1. Visualizar el flujo de trabajo
La primera razón para utilizar un software de diseño de diagramas de flujo es que permite visualizar el flujo de trabajo. Explicarlo verbalmente o elaborarlo en forma de texto no es tan eficaz como una representación visual del diagrama de flujo. Y es que el diagrama de flujo facilita la comprensión de algoritmos y procesos complejos.
2. Mejor comunicación de ideas y responsabilidades
Las herramientas de diseño de diagramas de flujo facilitan la comunicación. Todos los que leen el organigrama pueden entender mejor la idea. Además, pueden colaborar, compartiendo sus responsabilidades en los distintos procesos, tareas y flujos de trabajo. De este modo, todos están de acuerdo y los organigramas mejoran el flujo de trabajo.
3. Mejor resolución de problemas con margen de mejora
Una de las principales ventajas de utilizar herramientas de diseño de diagramas de flujo es una mejor resolución de problemas. Cuando uno empieza a trabajar en un proyecto y se encuentra con un obstáculo, puede resultar difícil continuar sin una hoja de ruta clara. Los organigramas ofrecen una hoja de ruta que seguir en función de los distintos resultados.
4. Ahorro de recursos, costes y tiempo
Las organizaciones pueden ahorrar considerablemente los recursos que utilizan, el coste de los recursos y el tiempo de trabajo en un proyecto gracias a un organigrama. Esto se debe a que el diagrama de flujo especifica el tiempo y los recursos necesarios. Esto significa que se malgastarán menos recursos, y la combinación de diagramas de flujo y diagramas de Gantt mejorará aún más la gestión de proyectos y la productividad.
Las 7 mejores opciones de software de diagramas de flujo que puede probar
Aquí están nuestras 7 mejores opciones de software para diseñar sus diagramas de flujo que le beneficiarán con sus características.
1. Lucidchart
Lucidchart es una famosa herramienta de creación de diagramas de flujo dirigida a organizaciones y usuarios individuales. Ofrece una buena experiencia inicial con muchas plantillas y la posibilidad de importar plantillas o formas personalizadas. Además, la interfaz es muy fácil de usar, lo que agiliza el proceso de diseño de diagramas de flujo. Lucidchart viene con una función de autoformateo, que hace que el diseño de diagramas de flujo sea aún mejor, ya que todos los elementos se ajustan automáticamente para que se vean perfectamente alineados. Aparte de eso, trae las siguientes características:
- Colaboración sencilla
- Dibujo a mano alzada
- Integración con distintas herramientas del espacio de trabajo
2. Canva
Canva es una herramienta de diseño que puede hacer muchas cosas interesantes, una de las cuales es diseñar tus organigramas. Cuenta con una amplia biblioteca de plantillas de pago y gratuitas, y la edición de organigramas mediante arrastrar y soltar te ayuda a dibujar rápidamente tu organigrama. Además, no necesitas ceñirte a los elementos de la plantilla, ya que puedes añadir otros iconos, ilustraciones y diseños. Compartir tu trabajo también es posible con Canva, donde otros pueden colaborar. Algunas de sus mejores funciones son:
- Haz organigramas al instante a partir de una presentación.
- Interfaz sencilla con uso gratuito en línea
- Posibilidad de exportar en varios formatos
3. Google Docs
Aunque se trata de una herramienta de edición de documentos de Google, cuenta con grandes capacidades de diseño de diagramas de flujo y ofrece varias ventajas. Si ya utilizas Google Docs para tus documentos, no necesitarás tiempo para acostumbrarte a la interfaz. Tiene una interfaz similar a la de las herramientas de Microsoft Office, por lo que no te resultará difícil. Si estás trabajando en un documento de texto y quieres incluir un diagrama de flujo, Google Docs será tu mejor opción. Además, incluye muchas otras funciones:
- Numerosas plantillas disponibles
- Se pueden cargar iconos y formas personalizados
- Experiencia de colaboración excepcional
4. SmartDraw
SmartDraw es una herramienta que se puede utilizar para hacer más de 70 tipos de diagramas, incluyendo diagramas de flujo. SmartDraw viene con todas las opciones de colaboración y personalización que un profesional necesitará cuando trabaje en un diagrama de flujo para un proyecto de negocios. Por lo tanto, si su organización necesita trabajar en diferentes tipos de dibujos, entonces SmartDraw es el software de diagramas de flujo que debe elegir. Algunas de sus características son:
- Plantillas modernas e inteligentes
- Posibilidad de crear diagramas a partir de datos
- Soporte de dibujo CAD
5. ConceptDraw
ConceptDraw lleva el diseño de diagramas de flujo al siguiente nivel, ya que sus diagramas de flujo diseñados aquí se parecen más a un diagrama de arquitectura. Gracias a las plantillas e iconos que puedes utilizar en los diagramas de flujo.
Con estos organigramas con diseños detallados, la gestión del proyecto será más fácil, ya que todo el mundo tendrá una visión más clara del procedimiento. Lo único que hay que tener en cuenta es que puede resultar un poco abrumador y difícil de aprender al principio. Las mejores características de ConceptDraw son las siguientes:
- Compatibilidad con archivos PNG, PDF y SVG
- Dibujar diagramas distintos de los organigramas
- Personalización en profundidad de los elementos del organigrama
6. Draw.io
Para las personas que quieren una experiencia básica de dibujo de diagramas de flujo con formas y flechas solamente, draw.io ofrece una experiencia muy sencilla. Es gratuito y no necesita que los usuarios inicien sesión. Una de las mejores cosas que tiene es que no hay elementos de interfaz abrumadores o confusos. Sin embargo, con tal simplicidad, carece de las características importantes que otras herramientas de diseño de diagramas de flujo pueden ofrecer. Las mejores características que se obtienen de Draw.io son:
- Está basado en Internet, por lo que funciona en todos los sistemas operativos.
- Exporte fácilmente el diseño de su diagrama de flujo
- Puedes guardar tu trabajo en GitHub o Drive.
7. Creately
Creately aporta la mejor combinación de potencia y simplicidad con su interfaz sencilla y sus potentes funciones. Empezarás con las plantillas y disfrutarás personalizándolas según tus necesidades. Puede añadir detalles a los diagramas de flujo con texto enriquecido y colaborar con los miembros de su equipo y otras partes interesadas cuando se trabaja en un proyecto. Creately ofrece una experiencia de diseño de diagramas de flujo completa con las siguientes características:
- Más de 8000 plantillas
- Colaboración e intercambio en tiempo real
- Elementos intuitivos de diseño de organigramas
Las 7 características más importantes que debe tener un software de diagramas de flujo
Existen muchas diferencias entre las distintas opciones de software. Por lo tanto, al elegir una de las mejores opciones, tenga cuidado de buscar las siguientes características según sus necesidades.
1. Una buena biblioteca de plantillas, formas y símbolos
Debe elegir un software con una rica biblioteca de plantillas, formas y símbolos. Algunas herramientas tienen bibliotecas gratuitas, mientras que otras son de pago. Por lo tanto, la elección depende de tu presupuesto y tus necesidades. Las herramientas con una biblioteca mejor harán que tu experiencia de diseño sea más fácil.
2. Interfaz fácil de usar con diseño de diagramas de flujo y automatización sencillos
Independientemente de las pocas o más funciones que te ofrezca el software, la interfaz siempre debe ser fácil de usar. Si la interfaz no es fácil de usar, la experiencia de utilizar ese software no será muy buena. Una de las mejores funciones de la interfaz es la automatización del diseño, que coloca automáticamente los elementos en las posiciones correctas.
3. Posibilidad de personalizar las plantillas según sus necesidades
Obtener plantillas no es suficiente si no puedes personalizarlas según tus necesidades. Por lo tanto, busque herramientas que le permitan personalizar sus plantillas. De este modo, el proceso de diseño del diagrama de flujo será más rápido de lo esperado.
4. Capacidad para compartir fácilmente el organigrama y colaborar con otros miembros del equipo.
Si trabajas en equipo, la puesta en común y la colaboración contribuirán enormemente a mejorar tu experiencia. Sin embargo, si trabajas solo y solo necesitas el diagrama de flujo para hablar del proceso con el cliente, no será necesario compartirlo.
5. Soporte de integración con su software de gestión de proyectos
Para las organizaciones que utilizan software CRM y otras herramientas, encontrar un software de diagrama de flujo que se integre con su software empresarial será extremadamente beneficioso. Automatiza muchas cosas haciendo que el flujo de trabajo sea fluido y racionalizado con eventos rutinarios.
6. Compatibilidad con múltiples formatos
Un buen software de diseño de diagramas de flujo permite exportar su contenido en distintos formatos. PDF y PNG son sólo algunos ejemplos, mientras que es posible que también necesite exportar el diagrama de flujo en otros formatos.
7. Capacidad de importar datos para hacer diagramas de flujo.
Por último, es posible que necesite importar datos para crear un organigrama, y puede ser crucial para mejorar su experiencia. Se tarda unos minutos en diseñar todo el diagrama de flujo de esta forma, ya que estarás importando datos a tu herramienta.
Conclusión
Hoy en día, todas las partes interesadas necesitan transparencia sobre el proyecto. El software de diagramas de flujo puede ayudarle a debatir el proceso con los clientes y otros miembros del equipo. Gracias a sus sencillas opciones de diseño y a sus funciones de colaboración, este software facilita las cosas a todos los miembros del equipo, incluidos los clientes.
Sin embargo, ir con diagramas de Gantt sobre la gestión de proyectos será la mejor opción si desea discutir más detalles. Si desea diseñar un diagrama de Gantt, entonces Instagantt será una buena opción. Tiene una interfaz sencilla y muchas funciones para diseñar diagramas de Gantt.
