Si llevas algún tiempo en el mundo de los negocios, seguro que te ha pasado alguna vez. Sobre todo si trabajas con clientes ajenos a tu empresa. Y si no te ha pasado en el trabajo, casi seguro que te ha pasado en casa, en tu vida privada, ¿verdad? Entonces, ¿qué hacer al respecto? ¿Qué puede hacer al respecto? Bueno, si no tienes una estrategia, probablemente no te estés haciendo ningún favor, y por eso vamos a hablar de la gestión del cambio y de lo que puedes hacer para asegurarte de que lo estás haciendo bien.
¿Qué es incluso la gestión del cambio?
Cuando empezamos a hablar de gestión del cambio, es posible que no tenga muy claro qué es. Así que vamos a retroceder un momento para ver qué significa y qué hay que saber.
La gestión de cambios es un proceso y es el proceso que se utiliza cuando se modifica un proyecto, ya sea cambiando el alcance, el presupuesto, los recursos, el calendario o los requisitos, o cualquier combinación de los anteriores. También se refiere a todo el proceso, es decir, la identificación de la necesidad de cambiar, la documentación del cambio y la ejecución real de ese cambio.
Ahora bien, puedes estar haciendo un cambio importante en un proyecto o puedes estar haciendo uno menor. Puede cambiar muchas cosas o sólo una o dos más pequeñas. Hay un montón de maneras diferentes que usted puede hacer esto y diferentes maneras que usted tendrá que hacerlo a lo largo de la vida de su negocio. Pero debes asegurarte de que lo haces de la forma correcta.
Las solicitudes de cambio van a ayudar a tu empresa y a tus proyectos a mantenerse al día con lo que tiene que ocurrir en un mercado en constante cambio. Si creas planes de proyecto y sólo te ciñes al plan inicial, no podrás adaptarte a las necesidades del cliente o del mercado en su conjunto. Y eso no le ayudará en absoluto a mantener su negocio en marcha.
Cómo tramitar una solicitud de cambio
¿Qué hace si su jefe o su cliente le piden un cambio? ¿Tiene una política al respecto? ¿Sabes qué hacer para asegurarte de que todo se hace correctamente? Si no lo sabe, le recomendamos que siga leyendo porque vamos a repasar algunos de los cambios más importantes que podría y debería hacer y cómo debería hacerlos.
Si se solicita un cambio, lo primero que hay que hacer es asegurarse de que es realmente necesario. Examine el proyecto en sí y, a continuación, el cambio solicitado. ¿Conseguirá realmente el cambio el resultado deseado? ¿Qué impacto tendrá en el resto del proyecto o en otros aspectos del mismo? Querrá saber todo esto y más.
Tendrás que hablar con las partes interesadas y con todo tu equipo sobre qué es el cambio, por qué se solicita, si te ayudará o no a alcanzar tus objetivos (o incluso si te permitirá alcanzar tus objetivos) y qué retos van a surgir como resultado de hacer este cambio. A partir de ahí, puedes decidir lo que va a significar para ti, especialmente en lo que respecta al coste y al tiempo, que son dos factores principales de la gestión de proyectos.
Asegúrese de redactar un plan sobre cómo va a realizar el cambio y qué tendría que cambiar (aparte del cambio solicitado) para que se lleve a cabo. Explicarlo todo y recabar la máxima información posible te ayudará a tener una idea coherente de lo que tienes que hacer para que funcione. Y también podrás comunicárselo a tu jefe o cliente.
Solicitud de cambio de proyecto
Si se requiere un cambio o si crees que mejoraría las cosas dentro de tu proyecto, debes hacer una petición oficial para cambiar lo que sea necesario cambiar. No te limites a hablar con unas cuantas personas y decirles que hagan el cambio. Escriba todo lo que su equipo necesitará saber para que ellos (y usted) puedan evaluar el cambio de arriba abajo.
Su solicitud oficial debe incluir:
Nombre del proyecto - Escriba el nombre del proyecto concreto al que se refiere. Así será más fácil sacar toda la documentación actual y reunir al equipo adecuado para revisar la solicitud.
Solicitado por - ¿Quién es usted? ¿O quién está haciendo la solicitud para cambiar el proyecto de alguna manera? Conviene poner un nombre aquí porque quién ha solicitado el cambio puede ser importante (por ejemplo, una solicitud de un cliente es casi siempre un cambio requerido).
Nombre de la solicitud - Ponga un nombre a la solicitud que se ha hecho para que sea más fácil diferenciarla de otras solicitudes que pueda tener a lo largo del proyecto.
Número de solicitud - En la misma línea, va a necesitar un número asociado a la solicitud de cambio, ya que probablemente tendrá varias solicitudes diferentes para cambiar el proyecto a lo largo de todo su transcurso.
Descripción del cambio - ¿Qué se solicita realmente? ¿Cuál es el cambio que desea realmente la parte solicitante? Esta parte no se refiere a ninguna de las otras cosas que habría que cambiar para dar cabida a la solicitud, sólo al cambio inicial solicitado.
Motivo del cambio - ¿Por qué quiere hacer el cambio la parte solicitante? Puede ser sólo estética o preferencia personal, o puede ser algo más serio o importante. Conocer el motivo también influirá en la concesión del cambio.
Impacto del cambio - Si realiza este cambio, ¿qué va a suponer para el equipo, para el resto del proyecto o para cualquier otra cosa? ¿Qué más va a tener que cambiar para que usted haga este cambio? Es importante saber qué otras cosas se verán afectadas para poder elaborar un plan preciso.
Acción propuesta - ¿Qué propone hacer para aplicar el cambio solicitado o como solución de compromiso al cambio solicitado? No tengas miedo de ser realmente detallado aquí, explicando cada uno de los pasos que tendrán que darse para tener éxito.
Costes asociados - ¿Cuánto va a costar iniciar y ejecutar este cambio? Esto es más de lo que cuesta el proyecto antes de hacer el cambio. Esta sección puede ayudarle a usted y a cualquier otra persona responsable del proyecto a exponer las cosas a las partes interesadas y a los clientes para que sepan lo que va a costar en dinero hacer lo que se solicita.
Tiempo asociado - Otro factor importante es el tiempo que se necesitará para ejecutar este cambio. ¿Qué tiempo se necesitará para crear un nuevo plan y conseguir nuevos materiales o miembros adicionales del equipo? ¿Qué tiempo se necesita para realizar el trabajo adicional? Esto también deberá mostrarse a las partes interesadas y a los clientes que hagan estas peticiones.
Aprobado por - ¿Quién aprueba toda esta información? Una vez que lo hayas presentado a las partes interesadas y/o al cliente, necesitas que alguien autorice que se realice el cambio a pesar de todo lo que se está presentando en este documento. Consigue al menos una firma de alguien autorizado a tomar esas decisiones, así como la fecha en que lo aprobó.
Por qué necesita un formulario oficial
¿Necesita realmente un formulario oficial de gestión del cambio? Nosotros diríamos que sí. Al fin y al cabo, hacer un cambio ya es bastante difícil, pero no tener la documentación adecuada sobre lo que significa para su equipo o quién lo ha autorizado... Eso sólo le causará problemas al final. Al final, eso sólo le causará más problemas. Te encontrarás a ti mismo luchando por conseguir que todo se haga o incluso recordando lo que hay que hacer.
Un formulario de solicitud de cambio permite a todos presentar sus peticiones de la misma manera. Nadie tiene que andar buscando qué escribir o qué información se necesita. Nadie tiene que pensar dónde se ha puesto el formulario o si se ha autorizado o no. Y definitivamente no tienes que preocuparte cuando alguien te pregunte más tarde si esto fue aprobado.
Un formulario oficial facilita mucho las cosas a todos los implicados. Explica quién hace la solicitud, qué hay que cambiar y por qué, cómo se va a aplicar ese cambio, qué más se va a cambiar como resultado y, posiblemente lo más importante, quién ha hecho la autorización. De esta forma, nadie tendrá problemas por aplicar el cambio de la forma que se le ha indicado.
Cómo hacerlo más fácil
Todo esto suena como un montón de trabajo y va a ser complicado, pero puede ser mucho más complicado si usted no tiene un sistema de gestión de proyectos en su lugar para ayudarle a organizar todo. Con Instagantt no tienes que preocuparte por nada, porque puedes configurar tu proyecto como quieras y luego puedes cambiarlo de un millón de maneras diferentes sin mucho tiempo, esfuerzo o confusión.
Diagramas de Gantt te permite arrastrar y soltar todas las tareas, de modo que puedes moverlas fácilmente para adaptarlas a los cambios. Si necesitas eliminar tareas concretas, puedes hacerlo fácilmente. Si nuevas tareas tienen prioridad o cambian los plazos, también se pueden mover. En general, podrás personalizar y volver a personalizar todo tu proyecto, tantas veces como necesites.
También podrás echar un vistazo a todos tus plazos para ver cuánto tiempo te va a llevar tu plan actual y qué va a cambiar si implementas algo nuevo en el plan. De este modo, podrás asegurarte de que estás creando un plan preciso para lo que va a cambiar y lo que va a suceder cuando implementes algo nuevo.
Lo que es aún mejor es que todos los miembros del equipo, e incluso las partes interesadas y los clientes, pueden ver exactamente lo que está ocurriendo con el proyecto. Pueden ver cómo es ahora y también cómo será si cambias las cosas para implementar cualquier cambio que se haya solicitado. Esto les permite tomar decisiones más informadas y participar en todos los cambios menores que deban producirse.
Por último, puede consultar a todo su equipo y obtener sus opiniones a medida que vaya introduciendo los distintos cambios. Todos podrán colaborar y dar su opinión. Todos podrán cambiar sus propios plazos y cronogramas para reflejar mejor lo que hay que hacer y cómo se va a hacer. Además, podrás enviar mensajes y adjuntar documentos directamente al sistema.
A la hora de introducir cualquier tipo de cambio en tus proyectos, debes asegurarte de que todo el mundo es consciente de lo que está ocurriendo y toma las decisiones adecuadas que reflejen las necesidades del equipo. Entonces, ¿cómo te aseguras de que estás haciendo exactamente eso? Necesitarás un formulario de solicitud de cambios y, sin duda, un sistema de gestión de proyectos que te funcione.
