Las 12 mejores aplicaciones de productividad que debes utilizar
Cuando se trata de estar al tanto de las cosas en tu negocio quieres asegurarte de que sabes lo que estás haciendo en todo momento. Debes asegurarte de que tienes una forma de controlar todo lo que haces y de que no se te escapa nada.
¿Suena todo esto como diferentes formas de decir lo mismo? Pues porque lo más importante, y en realidad lo único importante, es realizar las tareas correctamente. Y ahí es donde entran en juego las aplicaciones de productividad.
Las 12 mejores aplicaciones
Hemos analizado docenas de aplicaciones diferentes para encontrar las mejores que te ayudarán a hacer todo lo que necesitas o quieres hacer en un día determinado. Con cualquiera de ellas (o incluso con una combinación de ellas), podrás mantenerte al día, saber lo que viene a continuación, controlar tus plazos y mucho más. Sólo necesitas unos minutos para encontrar la que mejor se adapte a ti y planificar tus tareas.
Echemos un vistazo a algunas de las mejores aplicaciones de productividad disponibles en el mercado, para que puedas seleccionar la que mejor se adapte a ti:
Cuando se trata de hacer un seguimiento de todas tus tareas quieres asegurarte de que eres consciente de algo más que de cuál es la tarea. Ahí es donde entra Instagantt. Con este sistema, usted será capaz de crear diagramas de Gantt que le permitirá realizar un seguimiento de la tarea, subtareas, que es responsable, e incluso lo avanzado que está en la tarea. Además, este sistema es fácil de usar y te permite compartirlo con todo tu equipo. De esta forma, no tendrás ningún problema para mantener a todo el mundo en la misma página cuando se trate de tus proyectos. También puedes vincular tu cuenta de Instagantt con otras de tus aplicaciones y sistemas de productividad favoritos para tener una visión más completa de todo lo que tienes que hacer y cómo quieres hacerlo.
Cuando se trata de cualquier negocio vas a tener documentos que necesitan ser firmados. Pues bien, el mundo de la firma de documentos también ha cambiado. No querrás tener que reunirte con todos los que necesitan firmar documentos más de lo necesario. Así que envíe esos papeles electrónicamente y asegúrese de que todo se hace por usted. Será mucho más fácil y te asegurarás de que todo se hace a tiempo y tal y como lo necesitas. DocuSign incluso te lo pone fácil indicándote dónde tienes que firmar y qué tienes que hacer, desde añadir fechas hasta poner tu nombre, firma, iniciales y mucho más. De esta forma, nunca hay confusiones y nunca tendrás que volver a firmar un documento por segunda vez. Está listo a la primera.
Estar en contacto con tu equipo en todo momento es extremadamente importante, pero ¿cómo vas a gestionar esa tarea? Bueno, vas a tener que tener un sistema de chat que permita a todo el mundo ponerse en contacto cuando tengan preguntas o problemas. También querrás una forma de poder dividiros en grupos más pequeños si es necesario para discutir algunos de los puntos más delicados de los proyectos en los que estáis trabajando. Todo esto facilitará que tu equipo se mantenga en el buen camino y se asegure de que las tareas se realizan como es debido. También va a asegurarse de que usted puede comunicarse con sólo las personas que necesitan saber acerca de tareas específicas. Y es un sistema de chat para que puedas tener una comunicación instantánea e incluso enviar archivos y documentos de un lado a otro siempre que lo necesites.
Google tiene un sistema y un programa para casi todo, así que ¿por qué no iba a tener también un sistema de tareas? Con este programa, podrás configurar cualquier tarea que necesites crear e incluso podrás sincronizarlas a través de diferentes dispositivos. También se puede integrar con el calendario de Google, para asegurarse de que todo se está haciendo a tiempo y que no se va a perder nada, mientras que usted está haciendo su día. Pero aún más importante, este sistema le permitirá personalizar sus tareas como usted necesita. Puede crear tareas, subtareas, y más, así como la adición de un montón de detalles y otra información que le ayudará a realizar un seguimiento de lo que hay que hacer para mantenerse en la tarea y hacer las cosas para sus clientes o incluso para su empresa en su conjunto.
Si necesitas un sistema para hacer un seguimiento de tus tareas y llevar un control de cuándo tienes que completarlas, entonces aquí es donde tienes que ir. Puedes crear tableros Kanban con Trello, que te permitirán controlar de manera más eficiente todas las diferentes tareas que necesitas completar a diario. Todo lo que se necesita es unos minutos para configurar los tableros que necesita para cada una de sus tareas, entonces usted puede barajar a través de las diferentes secciones que crear para saber cuando todavía están pendientes, trabajando, o completado. O puedes crear secciones completamente diferentes para ti y tu equipo. Todo depende de ti, porque eres tú quien lo crea. Y puedes hacerlo todo gratis si utilizas una cuenta individual. Eso te facilita aún más el trabajo.
Cuando se trata de marketing y ventas quieres asegurarte de que vas por el buen camino, ¿verdad? Quieres asegurarte de que estás llegando a las personas adecuadas de la forma correcta para que tu negocio siga creciendo. ¿Pero cómo te aseguras de ello? Bueno, HubSpot es una manera de hacerlo. Podrás hacer un seguimiento de todo lo que estás haciendo para llegar a los clientes y podrás organizar toda esa información y tus interacciones con los clientes mientras estás en ello. De esta manera, podrás construir tus relaciones aún más. Cuando puedes ver todos tus clientes potenciales, todos tus clientes y todo tu trabajo en un solo lugar, hace las cosas mucho más fáciles para ti y para el resto de tu equipo (especialmente los responsables del proceso de ventas).
Cualquier empresario o gestor de proyectos te dirá que necesitas un montón de software y un montón de programas diferentes para estar al día en tus tareas. Pero, ¿cómo asegurarse de que tiene todas las contraseñas correctas para cada programa que utiliza? Bueno, ahí es donde entra LastPass. En realidad, se trata de un agregador de contraseñas que te ayudará a realizar un seguimiento de todo lo que utilizas, para todos tus sitios web. Con este sistema, no tendrás ningún problema para realizar un seguimiento de tus contraseñas y asegurarte de que no pasas demasiado tiempo revisando múltiples contraseñas antes de entrar en tus cuentas. También te ahorrará muchas frustraciones.
Cuando se trata de llegar a los clientes o incluso comunicarse con su equipo que desea asegurarse de que todo parece profesional. Ahí es donde entra Grammarly. Con este sistema, podrás obtener revisiones gramaticales totalmente gratuitas que te ayudarán a parecer y sonar como un profesional cada vez que envíes un documento. Tanto si envías un correo electrónico como si envías un informe formal, quieres asegurarte de que es gramaticalmente correcto y eso es lo que puedes hacer aquí. Incluso hay una versión gratuita que te da acceso a muchas de las diferentes funciones de comprobación gramatical, o puedes actualizar para obtener acceso completo para comprobarlo todo, incluyendo un comprobador de plagio que te ayudará a mantener tu trabajo listo para cualquier cosa.
Como software de productividad y colaboración en equipo todo en uno, ProofHub reúne a tus equipos, proyectos y esfuerzos de comunicación bajo un mismo techo. Puede planificar sus proyectos como un profesional utilizando diagramas de Gantt y líneas de tiempo del proyecto. ProofHub te ofrece un lugar central y seguro para gestionar tus tareas con sus potentes funciones de gestión de tareas que incluyen flujos de trabajo y tableros personalizados, y listas de tareas. Puedes comunicarte con los miembros del equipo mediante la función de chat en grupo y colaborar en tiempo real a través de foros de debate en línea. Puedes compartir archivos, revisar trabajos creativos con su herramienta de pruebas en línea y aprobarlos con un solo clic.
Las potentes funciones de seguimiento del tiempo y elaboración de informes de ProofHub ayudan a los equipos a medir su productividad y a mantener el control definitivo de todo. ProofHub también se integra con tus aplicaciones favoritas como Google Drive, Box, Dropbox, OneDrive y muchas más para ayudarte a mantener tu vida laboral organizada.
La automatización siempre va a ahorrar dinero y tiempo a tu negocio y va a ser mucho mejor para todo tu equipo. Zapier te ayuda a tener esa automatización bajo control ayudándote a compilar muchas de las diferentes aplicaciones y más que estás utilizando a diario. Podrás ver todo en un solo lugar y te será mucho más fácil mantenerlo organizado. Eso es porque Zapier va a asegurarse de que sólo la entrada de su información una vez, y luego se transfiere a todos sus otros sistemas. Cuando se conecta sus aplicaciones sólo se tarda unos minutos y luego vas a estar listo para siempre. Eso significa que ya no tendrás que transferir información entre distintos programas para asegurarte de que todo tu equipo sabe lo que está pasando o lo que tiene que hacer a continuación. Y nada de comprobar varios programas diferentes para encontrar tus tareas.
A la hora de trabajar en cualquier proyecto quieres asegurarte de que te pagan como es debido. Y a veces eso puede resultar difícil. Después de todo, si necesitas facturar horas a diferentes clientes en función de lo que has estado haciendo, entonces vas a necesitar un sistema que pueda ayudarte. Este programa te permite personalizar las facturas que creas y asegurarte de que estás haciendo un seguimiento de cada hora que dedicas a una tarea para que tus clientes sean facturados correctamente. De esta forma no pierdes tiempo por el que deberías cobrar y no se factura a los clientes el tiempo que no estás trabajando en sus tareas. Incluso puedes ver las entradas de tiempo directamente en un calendario para que puedas comprobar lo que has hecho y cuánto te queda por hacer. Luego, puedes descargar informes por hora basados en el cliente o incluso basados en cuál de los miembros de tu equipo estuvo trabajando.
La última aplicación de nuestra lista es Dropbox. Es un lugar estupendo para que todo tu equipo almacene información y documentos relacionados con cualquier cosa en la que necesitéis trabajar. Además, permitirá que todo tu equipo acceda a la información que necesite desde cualquier lugar. Dropbox es compatible con cualquier dispositivo móvil, así como con tu ordenador, lo que significa que puedes soltar información en él o sacarla para utilizarla independientemente de lo que estés haciendo o de dónde te encuentres en ese momento. Eso va a ser mucho más cómodo para todos. Incluso puedes compartir archivos en tu Dropbox y organizarlos como quieras para que estén listos cuando tú quieras. Todo lo que necesitas saber es quién tiene acceso a cada uno de los archivos y documentos y quién tiene acceso a otros.
Conclusión
Si decides empezar a utilizar más aplicaciones de productividad, definitivamente vas a empezar a ver cambios y mejoras para tu negocio. Después de todo, si puedes hacer un seguimiento de todo lo que está pasando y todo lo que tu negocio necesita, ¿por qué no iba a mejorar tu negocio para todos?
