Matriz de los 4 Cuadrantes de la Gestión del Tiempo

Los 4 cuadrantes de la matriz de gestión del tiempo te ayudarán a centrarte en las relaciones y a priorizar las tareas familiares según sus plazos, como hacer feliz a alguien en tu casa cuando es su cumpleaños. 

Matriz de los 4 cuadrantes de la gestión del tiempo

Debemos ordenar las tareas en orden ascendente o descendente, igual que hacíamos en matemáticas ordenando los números. Ordenar y categorizar las tareas es como ordenar las cosas en un armario. Si las cosas están ordenadas, las encontrarás fácilmente. Podrás seguirlas y hacerlas fácilmente según su prioridad. Aquí tienes información detallada sobre los 4 cuadrantes de la matriz de gestión del tiempo que te ayudarán a tener una vida organizada y fácil de llevar. 

Antes de utilizar los 4 cuadrantes de la matriz de gestión del tiempo, es necesario conocer los parámetros que utilizaremos para clasificar nuestras tareas en estos cuadrantes. Existen dos tipos básicos de tareas que se indican a continuación.

• Importante 
• Urgente 

Las tareas importantes son tareas a largo plazo y necesitan más atención y tiempo para su realización mientras. 

Cuadrante 1, el cuadrante de las tareas urgentes e importantes

En el cuadrante 1 de los 4 cuadrantes de la matriz de gestión del tiempo, colocará las tareas que son mucho más importantes y urgentes. Este cuadrante se encuentra en la parte superior izquierda de los 4 cuadrantes de la matriz de gestión del tiempo y contiene el grupo de tareas que requieren una acción inmediata. Este cuadrante ocupa mayoritariamente las urgencias, los problemas y las crisis. 

En este cuadrante, pondrás aquellas tareas que son a corto plazo y que necesitan ser abordadas a corto plazo con una fecha límite cercana. Por lo tanto, es necesario ver estas tareas y completarlas antes de la fecha límite, por lo que no hay posibilidad de comprometerse con este cuadrante debido a su complejidad. Si se compromete en este cuadrante, se enfrentará a muchos problemas, como el pago de facturas, la entrega de tareas, etc. 

Cuadrante 2, el cuadrante de las tareas importantes pero no urgentes

Paralelo al cuadrante 1, en el lado derecho, se encuentra el cuadrante 2. Este cuadrante contiene las tareas a largo plazo que también son importantes. Las tareas de este cuadrante son más importantes y salvajes que no puedes descuidar a cualquier precio y necesitas planificar a largo plazo. También puede decirse que se trata de pequeños proyectos sin plazo o con plazos muy largos. Estas tareas pueden ser personales u oficiales, como mantener la salud haciendo ejercicio y en el gimnasio, que no es posible dejarlo a toda costa y comprometer la salud y del mismo modo cuando se quiere mantener la reputación en la oficina, no se puede tomar ningún descanso. Este es el cuadrante más importante, y todos tenemos que vivir en este cuadrante sobre todo para asegurar la perfección de todos los demás cuadrantes. 

Cuadrante 3, el cuadrante de las tareas urgentes pero no importantes 

El cuadrante 3 se encuentra debajo del cuadrante 1 de los 4 cuadrantes de la matriz de gestión del tiempo de Franklin Covey. Este cuadrante guarda las tareas que son urgentes pero no importantes. Las actividades no son importantes, pero hay que hacerlas con urgencia. 

Estas tareas no están incluidas en su planificación, pero tiene que hacerlas urgentemente. Supongamos que atender una llamada telefónica no está incluido en su plan, pero usted tiene que tomar esta llamada por el tiempo de la programación de su tarea urgente. 

Cuadrante 4, el cuadrante de las tareas no urgentes, no importantes

Este es el último y poco importante cuadrante de los 4 cuadrantes de la matriz de gestión del tiempo, ya que pertenece a aquellas actividades que no son urgentes y tampoco importantes. Debes abandonar las actividades de este cuadrante para ahorrar el máximo tiempo e invertir ese valioso tiempo en el cuadrante 2, en el que debes permanecer la mayor parte del tiempo para fortalecer las raíces de tu negocio o personalidad. 

¿Cómo ejecutar en la práctica estos 4 cuadrantes de la matriz de gestión del tiempo?

Hemos pasado por 4 cuadrantes de la matriz de gestión del tiempo, pero todavía confuso acerca de la forma de hacer y utilizar 4 cuadrantes a continuación. No te preocupes, aquí está la guía para usted.

Elaborar una lista de las tareas que se van a realizar en el mes correspondiente. 

En primer lugar, debe elaborar una lista de las tareas que considera más probables y que realizará a lo largo del mes. Cuando hayas elaborado la lista, significa que has definido las tareas que son responsabilidad tuya. Le resultará útil para categorizar las tareas y, por tanto, priorizar las importantes. También simplifica y aclara tu trabajo. 

Mencionar su fecha límite delante de cada tarea

Después de escribir las tareas del mes, no las dejes tal cual, sino anota los plazos de aquellas tareas que vayas a realizar siguiendo los plazos exactos o los plazos previstos. Esto también te ayudará a llevar un control de las tareas que tienes que completar. 

Dibujar los 4 cuadrantes de la matriz de gestión del tiempo

Ahora, dibuja los 4 cuadrantes de la matriz de gestión del tiempo en un papel o en un programa informático como MS. Word. Nombra cada cuadrante con un número y su nombre, así como por las propiedades de las tareas. 

Compruebe cuáles son las tareas urgentes 

El siguiente paso de la utilización de los 4 cuadrantes de la matriz de gestión del tiempo es comprobar las tareas urgentes que crees que hay que separar de las demás tareas. Tienes que recopilar estas tareas urgentes y colocarlas en los cuadrantes 1 y 3 reconociendo la importancia de las tareas. 

Empiece a organizar las tareas en orden ascendente. 

Ahora, ordene las tareas para clasificarlas en función de su importancia en orden ascendente poniendo números como 1, 2, 3. Esto le ayudará a comprobar el número de tareas importantes que tiene en su plan. Esto te ayudará a comprobar el número de tareas importantes que tienes en tu plan. 

Ahora, extrae las grandes piedras de tu lista de tareas pendientes colocando las tareas en el cuadrante de la derecha. 

A continuación, es el momento de extraer las tareas que son más importantes entre las tareas importantes. Franklin Covey ha abordado estas tareas más importantes como grandes rocas que necesitas conseguir con la constancia de desarrollar hábitos de personas altamente efectivas. 

Ventajas de organizar las tareas en los 4 cuadrantes de la matriz de gestión del tiempo 

4 cuadrantes de la matriz de gestión del tiempo han hecho que sea fácil para nosotros para categorizar, organizar, e incluso realizar un seguimiento de las tareas que vamos a hacer. 4 cuadrantes de la matriz de gestión del tiempo se han convertido de ventaja en todos los niveles de la vida para hacernos la buena persona social, y sólo es posible si estamos organizados. He aquí algunas ventajas de adoptar los 4 cuadrantes de la matriz de gestión del tiempo. 

Mejorar nuestros hábitos 

Si sigues estos 4 cuadrantes de la gestión del tiempo en tu vida, ya sea educativa, personal o empresarial, desarrollarás algunos buenos hábitos como ser puntual, reconocer tus responsabilidades y deberlas, diferenciar las tareas importantes de las que no lo son y valorar la opinión de los demás. 

Hacernos proactivos

Los 4 cuadrantes de la gestión del tiempo también nos hacen proactivos en el sentido de hacernos preplanificados, regulares, responsables, menos reactivos, y acepta el cambio que ocurre a nuestro alrededor pero toma la iniciativa de estar con ese cambio en lugar de resistirse a él.  

No sentirse abrumado por las responsabilidades.

Cuando organices todos tus archivos, cosas, habitaciones e incluso las tareas, no te sentirás abrumado con tus responsabilidades y las tomarás como una carga sobre tus hombros. 

Pónganos en el buen camino hacia el éxito 

4 cuadrantes de la matriz de gestión del tiempo también le pondrá en el camino correcto porque usted está teniendo el valor exacto y la disposición de las tareas y también seremos capaces de realizar un seguimiento de las tareas. 

Permitirnos equilibrar la vida 

Cuando no nos sintamos agobiados, llevaremos una vida equilibrada en la que dedicaremos tiempo al trabajo y también a la familia y los amigos. 

Aumentar la productividad 

Siendo organizados alcanzaremos nuestros objetivos a tiempo y aumentará la productividad.

Conclusión 

Los 4 cuadrantes de la gestión del tiempo son de gran importancia en los negocios, la educación e incluso en nuestra vida personal que nos ayuda a ser organizados, dar el vínculo adecuado a cada actividad de la vida y llevar una vida equilibrada y saludable en lugar de sentirse abrumado, deprimido y harto de la vida.