Poner manos a la obra: El arte de la productividad sin estrés, de David Allen

Getting Things Done: El arte de la productividad sin estrés ha cambiado la visión de la población sobre la productividad y la gestión de proyectos. El libro presenta un marco eficaz destinado a aumentar la conciencia de las personas y los equipos sobre su trabajo, su enfoque consciente del mismo y su nivel de compromiso con las tareas.

Introducir métodos GTD en el trabajo o en tu vida diaria es una forma excelente de mejorar la organización, reducir el estrés y relajarte. Tanto si se trata de la gestión de proyectos con diagramas de Gantt como de revisar las tareas diarias, captaremos herramientas y estrategias eficaces para Poner las Cosas en Orden.

El flujo de trabajo para hacer las cosas

El flujo de trabajo consta de cinco etapas clave: Captar, Aclarar, Organizar, Reflexionar y Comprometerse. Cada una de ellas es esencial en el proceso de formación de un sistema de este tipo, que conducirá a la productividad y ayudará a evitar situaciones estresantes.

Captura

La primera etapa del flujo de trabajo GTD es la Captura. Esto implica recopilar todas las tareas, ideas y compromisos en un sistema de confianza. El objetivo es sacarlo todo de tu cabeza e introducirlo en un sistema externo fiable, liberando a tu mente de la carga de recordar cada detalle.

Esto puede hacerse utilizando diversas herramientas, como cuadernos, aplicaciones, diagramas de Gantt u organizadores digitales. Al capturar todo en un solo lugar, puedes asegurarte de que no se te escapa ninguna tarea o idea, lo que te permitirá centrarte en la tarea que tienes entre manos con la mente despejada.

Aclara

Una vez que hayas capturado todo, el siguiente paso es Aclarar. Esta etapa consiste en procesar cada elemento que has recopilado para determinar qué significa y qué acción es necesaria. Durante este proceso, te haces preguntas como: "¿Es esto procesable?" y "¿Cuál es el siguiente paso?".

Si un elemento es procesable, defines la siguiente acción necesaria para hacerlo avanzar. Si no lo es, decides si tirarlo a la basura, incubarlo para considerarlo en el futuro o archivarlo como material de referencia. Aclarar te ayuda a tener una idea clara de tus tareas y de cómo abordarlas eficazmente.

Organiza

Tras aclarar tus tareas, el siguiente paso es Organizar. Esta etapa implica categorizar y priorizar tus tareas en función de su contexto, urgencia e importancia. Puedes utilizar listas, carpetas o herramientas digitales para organizar tus tareas en categorías como Próximas acciones, Proyectos, En espera y Algún día/Tal vez.

Al organizar tus tareas, creas un sistema estructurado que te permite acceder rápidamente a ellas y gestionarlas en función del contexto actual y del tiempo disponible. Esta organización te ayuda a mantener la concentración y garantiza que siempre trabajes en las tareas más importantes.

Refleja

La etapa Reflexionar es crucial para mantener la eficacia de GTD en el futuro y también para el momento actual. Esto implica una revisión cada cierto tiempo de tus tareas y proyectos y la introducción correcta en el sistema para aumentar la fiabilidad de la retroalimentación. Se sugiere realizar actuaciones semanales en las que enmiendes tus listas en función de tus actuaciones y conocimientos adicionales.

Descrito cariñosamente como el acto de revisar, te permite gestionar tu trabajo, evaluar los problemas y modificar tus planes si es necesario. Esto hace que te mantengas siempre centrado y sepas que estás progresando, al tiempo que te aseguras de que estás revisando el plan que te has trazado.

Involúcrate

La última de las fases GTD es Involucrarse. Aquí es donde trabajas según la lista de tareas que has compuesto y analizado antes. Así, si estás bien organizado y priorizas tus actividades, podrás empezar a trabajar en tus tareas y no tendrás ninguna duda de que te estás centrando en las cosas más importantes en el momento adecuado.

Se centra en la etapa de hacer; es una etapa de "cómo" hacer. Siguiendo las etapas anteriores, uno puede realizar eficazmente las tareas y, así, completarlas con eficiencia y complaciéndose a sí mismo.

Herramientas y técnicas clave

David Allen ha ideado muchos componentes y principios de GTD, pero los principales incluyen las siguientes herramientas y técnicas. Cada una de ellas es fundamental para planificar las tareas de forma que nada se escape.

En la bandeja

La bandeja de entrada es el punto de entrada donde se procesa toda la información, las tareas, las ideas y los compromisos, antes de ordenarlos y colocarlos en un lugar apropiado. Es un lugar donde acumulas todo lo que requiere tu atención, actúa como un depósito. La bandeja de entrada puede ser una bandeja en tu escritorio, un centro de mensajes informatizado o, más prácticamente, un cuaderno.

El concepto en este caso es disponer de una zona concreta en la que se pueda transferir inmediatamente todo lo recibido a una pila. En el caso de In-Tray, su despeje y procesamiento regulares garantizan que las nuevas tareas o ideas se gestionen bien sin abrumar a la persona en cuestión.

Acciones siguientes

Las Acciones Siguientes son los detalles prácticos de cómo vas a realizar tus tareas. Una vez que sepas lo que hay que hacer, descompones cada tarea en su siguiente acción manejable. Esto ayuda a evitar que las tareas sean demasiado confusas o que la cantidad de trabajo sea demasiado grande para realizarlas.

La acción siguiente elimina la procrastinación haciendo hincapié en la siguiente acción física más próxima que hay que realizar y animando así a la persona a empezar y seguir trabajando. Las Acciones Siguientes se pueden clasificar en función del contexto, por ejemplo en el trabajo, en casa y en el ordenador, entre otras. Es fácil ver lo que uno debe hacer en función de la posición actual y de las herramientas disponibles.

Lista de proyectos

Se trata simplemente de una lista formada por todos tus proyectos activos, de ahí que se la conozca como Lista de Proyectos. GTD explica un proyecto como cualquier entregable que probablemente necesite múltiples pasos de acción antes de estar terminado. La Lista de Proyectos evita que te olvides de cualquier tarea que requiera múltiples pasos y conserva una visión general de los objetivos a gran escala.

Cada proyecto debe cumplir su objetivo de gestión de proyectos, y debe haber un conjunto de Acciones Siguientes relacionadas con la tarea en cuestión. Revisando la Lista de Proyectos de vez en cuando te aseguras de que estás alineado, y puedes hacer avanzar la mayoría de tus proyectos cruciales de forma coherente.

Contextos

Los Contextos son la parte de la tarea que se organiza en función de dónde o cómo se puede realizar una tarea concreta. Puedes recuperar rápida y eficazmente cualquier tarea pertinente para tu situación actual basándote en los Contextos y realizar las tareas pertinentes en la misma zona.

Los contextos habituales son

• Teléfono cuando necesites hacer una llamada
• Ordenador cuando tengas que teclear algo
• Recados para cosas que hay que hacer fuera de casa y de la oficina.

Ayuda a optimizar el tiempo y el esfuerzo empleados, simplemente dirigiendo tus esfuerzos al trabajo que se ajusta al contexto dado.

Lista Algún día/Tal vez

La Lista Algún Día/Tal vez es un lugar en el que puedes anotar aquellas ideas, tareas o proyectos que no son lo suficientemente desafiantes o importantes como para justificar su realización en el momento actual, pero que merece la pena hacer algún día. Utilizando esta lista, uno puede captar pistas para desarrollos empresariales sin verse necesariamente presionado a tomar medidas inmediatas.

Mirar la lista Algún día/Tal vez de vez en cuando te permite recordar las ideas que están en espera y considerar cuándo quieres llevarlas a la lista activa. También te da la sensación de seguridad de que tus sueños futuros están escritos y sellados en un lugar seguro.

Beneficios de aplicar las enseñanzas de Getting Things Done

Utilizar los conocimientos de Getting Things Done proporciona muchas ventajas, como mejorar la concentración, reducir el estrés y aumentar la productividad. Registrar todas las tareas y compromisos en un solo lugar despeja tu mente del agotador pensamiento sobre lo que hay que hacer o dónde tienes que estar.

Esto conduce a una mayor productividad, ya que hay menos distracciones, lo que te permite centrarte en lo que estás haciendo. El enfoque sistemático para desglosar y definir las actividades minimiza la tensión y la confusión al hacer las tareas más comprensibles. Definir claramente lo que hay que hacer y tener un plan reduce el estrés por las tareas olvidadas y los plazos.

Además, GTD mejora la productividad dividiendo el trabajo en próximas acciones manejables y garantizando la coherencia. El mantenimiento reflexivo y planificado del sistema garantiza que tus prioridades se alineen con tus objetivos, permitiéndote hacer más con menos tiempo y molestias.

Conclusión

El libro Getting Thing Done enseña una técnica que puede alterar notablemente la forma de gestionar tareas y proyectos. Su metodología CCORE garantiza que tus tareas se realizarán con menos esfuerzo. La metodología GTD en lo que respecta a la organización es muy flexible, y puede aplicarse en muchos ámbitos de la vida, desde simples listas de tareas hasta herramientas de gestión de proyectos como los diagramas de Gantt.

Deseando una productividad sin estrés, da la bienvenida al sistema GTD y consigue más de lo que hay en ti.