Qué significa "fuera de alcance" y cómo afecta a su empresa

Cuando haces algo que no está relacionado con tu contenido, producto o negocio, te estás saliendo del tema y estás arruinando la esencia. El comprador, lector o cliente no lo encontrará interesante y dejará colgados tus servicios y contenidos y empezará a buscar algo mejor.

Inconvenientes de estar fuera de alcance en una empresa/proyecto

A continuación se exponen los inconvenientes de la exclusión del ámbito de aplicación, que le ayudarán a comprender qué significa "exclusión del ámbito de aplicación":

- Se pierde el interés del cliente

Si te vas por las ramas y ni siquiera hablas del objetivo principal de tu producto, seguro que pierdes el interés del cliente o del lector. Al trabajar en cualquier proyecto relacionado con cualquier campo, tienes que hablar de los detalles clave. Afectará al progreso de tu proyecto si alguna vez intentas hablar de cosas al azar o empiezas a hacer tareas al azar. Perderás a tu cliente y empezará a buscar una opción mejor.

El inconveniente número uno de seguir normas fuera de alcance en cualquier proyecto es perder el interés de tu cliente. Afectará negativamente a tu proyecto.

- Retraso en la finalización del proyecto

Este inconveniente está relacionado de algún modo con el primero, porque si no intentas cumplir los plazos y te dedicas simplemente a trabajar en un contexto no relacionado, se producirá un retraso en la finalización de tu proyecto. Si no terminas tu proyecto a tiempo, te acarreará muchos otros problemas.

- Aumento del coste del proyecto

Si lleva mucho tiempo trabajando en el mismo proyecto, sin duda aumentará el coste del mismo. Es posible que esté pagando a personas para que terminen el proyecto, que aún debe completarse. Tendrá que seguir pagándoles. Tendrás que asumir el coste del proyecto porque todo el mundo está perdiendo el tiempo y saliéndose de su ámbito.

Por tanto, si está buscando qué significa "fuera de alcance", debe saber que tendrá que pagar el doble o el triple para completar el proyecto porque nadie se centró en él.

- Pierdes a tus financieros

Si alguien ha estado financiando tu proyecto hasta ahora y aún no se ha completado a tiempo porque tú o tu equipo necesitabais estar más centrados, entonces los financiadores pueden dejar de financiar tu proyecto.

Si los financiadores no te encuentran en el ámbito de tu proyecto y pueden sentir que simplemente estás malgastando su dinero, puede que tengan que cerrar tu proyecto. Así que este sería el inconveniente de salirse del ámbito mientras estás trabajando en un proyecto y alguien te lo ha estado financiando.

¿Cómo evitar cometer errores de alcance?

¿No quiere terminar su proyecto a tiempo? Si es así, debe conocer la diferencia entre dentro y fuera del alcance. A continuación le ofrecemos algunos consejos que le ayudarán a evitar cometer errores de alcance:

Conozca los requisitos de su cliente

¿Qué quiere su cliente? Antes de empezar a trabajar en cualquier proyecto, tienes que conocer las necesidades de tus clientes. Sin conocer las necesidades, no podrás satisfacer al cliente. Seguirás trabajando en algo que quizá no sea necesario en el proyecto y te saldrás así del ámbito.

Así que, antes de empezar el proyecto, infórmese primero sobre su cliente. ¿Qué quiere su cliente y cómo va a satisfacerle? Una vez que conozca los requisitos, nunca se saldrá de su ámbito de actuación. Proporcionarás exactamente lo que el cliente estaba buscando. Así pues, el consejo número uno sería comprender mejor al cliente y mantenerse dentro del alcance cumpliendo sus requisitos.

Establezca sus objetivos y límites

En primer lugar, tienes que saber cuáles son tus objetivos, qué quieres conseguir con tu proyecto, y cuáles serían los límites, como el plazo y cómo completarás el proyecto dividiéndolo en partes. Tener unos objetivos y unos límites también evitará que te salgas del marco. Sería conveniente tener un calendario y cómo seguirlo. Con objetivos, seguro que te mantienes dentro de los límites. Así que intenta no cometer este error.

Definir lo que está fuera del ámbito de aplicación

Tienes que definir qué significa "fuera de alcance" para tu proyecto. Conocer los límites te ayudará a no traspasarlos. Sin límites, no cabe duda de que te saldrás del ámbito de aplicación, y eso no ayudará a que tu proyecto sea positivo. Por lo tanto, otro consejo que debes seguir si no quieres salirte del ámbito mientras trabajas en cualquier proyecto sería definir los límites antes de empezar y asignar tareas a tus empleados.

Sus empleados deben saber que no están cubiertos

¿Conocen las personas que trabajan para usted el alcance de su proyecto? Como hemos dicho antes, antes de empezar a trabajar en un proyecto hay que definir el ámbito de aplicación. Todas las personas que trabajan con usted deben conocerlo. Debe conocer el alcance de sus empleados para evitar cometer cualquier error que pueda sacar a su proyecto de su alcance.

Así pues, celebre una reunión y consiga que todo el mundo esté de acuerdo y, antes de empezar a trabajar en el proyecto, hable primero de los detalles sobre cómo usted y sus equipos tienen que trabajar en el proyecto y completarlo.

Que cada uno conozca sus tareas y sus límites.

Nunca dejes que tus empleados se confundan mientras trabajan en el proyecto. Si asignas una tarea a una persona, deja que la complete y hazle saber si quieres que haga otra cosa. Antes es necesario que los miembros de tu equipo conozcan sus límites. Si todos intentan hacerlo todo por su cuenta, seguro que se salen de los límites.

Nada se completará a tiempo, y las cosas sólo se volverán cruciales. Tendrás que perder el tiempo para empezar el proyecto desde cero y tratar de entender en qué te has equivocado. Por lo tanto, es necesario que cada empleado conozca el límite de la tarea que le asignas. Sería prudente discutir este asunto con antelación, y luego discutirlo más tarde, dificultando un poco las cosas para ti y para todos los que trabajan en el proyecto.

Asignar tareas a la persona/equipo adecuado

Cuando dirijas un equipo, sabrás qué tipo de tarea tienes que asignar a una persona o equipo concretos. Si asignas tareas que no están relacionadas con el campo de trabajo de una persona concreta, entonces se estropeará el proyecto. Por lo tanto, debes asignar la tarea a la persona adecuada si quieres que todo se complete a tiempo.

Además, si quieres mantenerte dentro del alcance mientras trabajas en el proyecto. Puedes seleccionar a personas de tu equipo y asignarles una tarea que creas que encaja con sus habilidades. Nunca intentes asignar una tarea a la persona equivocada. Sólo conseguirás complicar la situación. Te saldrás del ámbito y puede que tengas que volver a empezar el proyecto desde cero.

Seguir evaluando el progreso del proyecto

Mientras trabajas en un proyecto y quieres mantenerte dentro del alcance y te gustaría terminarlo a tiempo, es necesario seguir evaluando el progreso del proyecto. Comprueba constantemente el progreso de cada uno de los empleados para saber si alguno se sale de lo previsto.

Si encuentra el problema en el momento oportuno, podrá subsanarlo de inmediato. De lo contrario, si no se centra en evaluar el progreso del proyecto en cada paso, usted y su equipo podrían salirse del alcance. Esto estropeará las cosas sin duda. Así pues, otro consejo que debe seguir es realizar evaluaciones constantes.

Consiga que su cliente colabore

¿Quiere que el cliente siga a su lado? Si quieres evitar que se te vaya de las manos y quieres que tu cliente siga a tu lado, mantente en contacto con él. Consigue reseñas de tus clientes y pídeles colaboraciones. De este modo, su cliente permanecerá en contacto con usted.

Conocerás sus requisitos actualizados, por lo que nunca te saldrás de su alcance. Si no pides a tus clientes que colaboren contigo, existe una gran posibilidad de que acabes cometiendo algún error y te salgas del alcance que el cliente no va a apreciar.

Observaciones finales:

Hemos tratado el tema del alcance, y ahora puede que tenga una idea de lo que significa "fuera de alcance". Si no quiere que su proyecto o negocio se cierre por no haber prestado mucha atención, entonces debe seguir los consejos que hemos mencionado anteriormente. Estos consejos le ayudarán a evitar cometer errores de alcance.