Explicación de las peticiones de oferta: ¿Cómo redactar una solicitud de presupuesto para una empresa?

Para ello, las peticiones de oferta explicadas: Cómo redactar una solicitud de presupuesto debe ser su consideración para que pueda realizar una licitación eficaz y encontrar el mejor proveedor para su empresa.

¿Qué son las peticiones de oferta?

RFQ es la solicitud de presupuestos que busca para obtener cualquier servicio o producto para su empresa. Las RFQ ayudan a las empresas a encontrar los mejores proveedores compartiendo sus requisitos a través de un documento. A través de las RFQ, puede incluso descubrir nuevos proveedores del mercado con nuevas habilidades o productos que su empresa pueda necesitar.

Una vez seleccionado el proveedor, puede enviarle los documentos denominados RFQ, con toda la información sobre el proyecto, como necesidades, plazos, calidad, lugar de trabajo, precios y duración del contrato. Así, las RFQ le ayudan a encontrar un proveedor potencial para su empresa mientras tanto.

¿Cuándo debemos utilizar las peticiones de oferta?

Como vendedores y compradores dependen el uno del otro, necesitan satisfacer sus necesidades mutuas. A veces, cuando el comprador y el vendedor han trabajado antes de este tiempo, y, a veces, es una nueva experiencia. Si ya han trabajado antes, sólo enviarán peticiones de oferta para aclarar los requisitos del proyecto.

Si no conoce la empresa para la que busca productos o servicios, debe buscar las RFI antes de trabajar en las RFQ. Le ayudará a recabar información sobre los productos o servicios de la empresa.

¿De cuántas formas podemos formular la solicitud de presupuesto?

Para presentar una petición de oferta a los proveedores, puede repasar cuatro tipos diferentes de peticiones de oferta después de conocer sus aspectos útiles y oscuros. Así pues, he aquí cuatro tipos diferentes de formulación de las peticiones de oferta.

1. Licitación abierta

En la licitación abierta, todo está a la vista de todos. Cada vendedor o proveedor puede ver lo que ofrecen los demás y a qué precio. En este tipo de puja, el vendedor puede cambiar las ofertas hasta que llegue la fecha límite.

Al igual que en la licitación abierta, los proveedores pueden ver los precios de licitación de otros proveedores, y esto puede animar también a los nuevos proveedores. Pero, por desgracia, esta licitación abierta de precios también puede ser un problema para el comprador si los proveedores empiezan a fijar los precios. Se convierte en un reto para el comprador elegir uno que se ajuste a su presupuesto.

2. Licitación cerrada

En la puja en sobre cerrado, las ofertas de los vendedores no son visibles para todo el mundo. El comprador abre las solicitudes una vez alcanzado el plazo y lee las ofertas. Es cuando ha llegado a la fecha límite y recibe varias ofertas.

 Es útil para el comprador, ya que permite la transparencia a través de la oferta del vendedor, y el comprador puede seleccionar el que mejor se adapte. Evitará el fraude y la pérdida de tiempo, pero puede perder la motivación de los nuevos vendedores, ya que no podrían llegar a conocer sus requisitos y experimentar la oferta de algunas empresas proveedoras antiguas.

3. Subasta inversa

Una subasta inversa se basa en los requisitos de precios. En este tipo de licitación, los vendedores sólo ofrecen sus precios más bajos y, automáticamente a través de Internet, el vendedor que ofrezca el precio más bajo gana el proyecto. Sin duda, se tarda muy poco en conseguir la oferta de precio más bajo, pero se descuidan todas las demás consideraciones importantes, aparte del precio. 

4. Oferta por invitación

Una licitación por invitación está limitada a los proveedores, ya que el comprador envía peticiones de oferta a los vendedores con los que ha trabajado anteriormente. En este tipo de licitación, sólo los vendedores más antiguos tendrán la oportunidad de presentar su oferta. Puede ser abierta o cerrada.

Explicación de los pasos incluidos en las peticiones de oferta: Cómo redactar una solicitud de presupuesto

Comprender a la perfección las peticiones de oferta le ayudará a generar presupuestos que resulten rentables para los proveedores y manejables dentro de su presupuesto. A continuación se indican los pasos que debe seguir.

Estudiar las necesidades de la empresa y explicarlas claramente

Como busca servicios o productos que satisfagan las necesidades de la empresa, debe averiguar cuáles son. Las necesidades deben ser relevantes para el producto y los servicios, ya que será usted quien las comunique a su proveedor. Por lo tanto, es necesario ser claro y transparente en este aspecto.

Presente brevemente su empresa.

Al redactar una petición de oferta, debe informar al vendedor sobre su empresa mencionando su nombre, visión, especialidades y requisitos. Ayudaría a los nuevos vendedores o proveedores a entender su empresa y a tomar una decisión rápidamente.

Debe mencionar claramente cómo están trabajando usted y su equipo y qué retos tienen por delante. Explicará al vendedor qué tipo de ayuda está buscando.

Describa claramente los productos o servicios que busca

Aquí, usted necesita hablar sobre el tipo de producto o servicios que usted está buscando. A la hora de redactar las peticiones de oferta, los requisitos del producto o servicio deben quedar muy claros para que los proveedores puedan cumplirlos antes de licitar.

Debe explicar la cantidad de producto o la naturaleza y duración de los servicios que necesita. Si el vendedor o proveedor cumple los criterios de elegibilidad que ha mencionado en las peticiones de oferta. Le responderán con su oferta.

Establecer un calendario para la recogida de respuestas

Todas las ofertas no pueden estar abiertas todo el tiempo, ya que la empresa tiene que empezar su proyecto a tiempo. Por ello, debe fijar un calendario o plazo para que el proveedor responda a su presupuesto. También le ayuda a mantener el calendario para obtener servicios o productos eficientes para su empresa.

Explique claramente los términos y requisitos que deben conocer sus proveedores.

Cuando redacte las peticiones de oferta, debe elaborar una lista de condiciones y requisitos del proyecto. Así aclarará a los proveedores qué quiere de ellos y en qué condiciones. En esta sección, definirá claramente los objetivos y criterios para los proveedores.

También describirá cómo evaluará a los vendedores o proveedores para comprobar si cumplen los requisitos o no.

Ahora, solicite el presupuesto utilizando plantillas.

Puede utilizar diferentes plantillas para elaborar y organizar peticiones de oferta autorizadas y comprensibles. Debe contener el nombre de la empresa, la descripción, la declaración de objetivos, la información sobre el proyecto, los términos y condiciones, la consideración de los vendedores y los plazos. Explicará un resumen de su solicitud de presupuesto que el vendedor pueda leer y comprender fácilmente.

Recibir respuestas de los proveedores

Cuando redacte correctamente una petición de oferta, empezará a recibir respuestas de distintos proveedores en función del tipo de licitación que haya seleccionado.

Seleccione el mejor proveedor para su proyecto

Elabore una lista de proveedores que se ajusten a los requisitos de sus proyectos. Puede comparar precios, plazos, cantidad, calidad, disponibilidad y muchos otros factores importantes según la naturaleza de su proyecto. Contrate a los proveedores elegidos y envíe una nota de agradecimiento a los que rechace, independientemente del motivo.

Firmar el contrato y cerrar el proceso de licitación

Ya ha seleccionado al proveedor más adecuado para su proyecto. Ahora es el momento de celebrar una reunión, ya sea cara a cara, visual o de audio. En la reunión, decidirás la duración de la colaboración y les comunicarás claramente las condiciones de la misma.

Normalmente, se elabora un contrato escrito con todos los requisitos para los servicios o productos del proyecto. Le ayudará a mantener a los proveedores en el buen camino y a resolver los problemas legalmente si aparecen. Usted no es culpable si encuentra alguna objeción contra los términos y políticas de la empresa.

¿Qué elementos importantes debe tener una solicitud de presupuesto perfecta?

Cuando busque Explicación de las peticiones de oferta: Cómo redactar una solicitud de presupuesto, debe conocer los elementos importantes de las peticiones de oferta. Los siguientes son elementos importantes que hay que tener en cuenta antes de enviarla a los proveedores.

- Un anuncio de licitación abierto y claro, junto con un resumen diferenciado

- Documente la visión general de la empresa para que el vendedor pueda reconocer su necesidad

- Fijar criterios para los proveedores

- Condiciones claras sobre el proyecto

- Sea muy claro sobre los depósitos de garantía para el proyecto

- Gestionar la fijación de precios de las ofertas para identificar la mejor

- El calendario debe incluirse siguiendo el plazo establecido

- Identificar claramente los datos de contacto del vendedor

Conclusión

Para las empresas, es necesario buscar la forma adecuada de encontrar proveedores competentes para su empresa, y puede encontrarlos fácilmente si comprende cómo se explican las peticiones de oferta: Cómo redactar una solicitud de presupuesto y escribir un presupuesto eficaz cumpliendo los plazos.