Implementar algunos procedimientos operativos estándar para una empresa con la ayuda de una plantilla de PNT puede ayudar significativamente a tu empresa. La aplicación de estas plantillas garantiza prácticamente que todo siga un flujo de trabajo uniforme.
Crear e implantar plantillas de PNT no es tan sencillo como parece, así que aquí te explicaremos todo lo importante que debes saber antes de ponerte a ello.
Visión general de los PNT de una empresa
Un PNT es un procedimiento operativo estándar que, en términos sencillos, es un conjunto de instrucciones de nivel medio o alto. Estas instrucciones determinan cómo todos los miembros de la organización realizarán una tarea específica. Funciona como una guía para el progreso específico con el objetivo principal de mejorar la eficacia y la productividad de todo el equipo. Aunque algunos piensan que son sólo para los nuevos miembros, constituyen un gran recurso para todos los miembros del equipo.
Los PNT son de diferentes tipos y aquí tienes 4 de los tipos más importantes de PNT.
Lista de control
Los PNT de lista de comprobación pueden describirse simplemente como formatos de casilla de verificación de la lista que contiene tareas o criterios considerados esenciales. Garantizan que se siguen todos los pasos en cualquier proceso rutinario o inspección. Son fáciles de usar y rápidos de consultar. Son muy potentes a efectos de cumplimiento y garantía de calidad, ya que producen documentación de las actividades realizadas.
Lista jerárquica
La lista jerárquica de los PNT organiza los pasos en un orden escalonado, lo que es importante para los procedimientos complicados. Crean claridad al descomponer las tareas en pasos principales y secundarios, incluyendo una comprensión exhaustiva de cada paso. Este formato es útil para las grandes organizaciones que tienen procedimientos complejos.
Diagrama de flujo
Los PNT de diagrama de flujo visualizan los pasos del proceso mediante diagramas, lo que resulta conveniente cuando hay que tener en cuenta más puntos de decisión. La disposición gráfica facilita el flujo del proceso y la toma de decisiones, creando operaciones simplificadas que pueden ser complicadas. Son útiles para los alumnos visuales, ya que facilitan la comprensión entre departamentos y la resolución de problemas.
Lista paso a paso
Los PNT en formato de Lista Paso a Paso especifican cada procedimiento uno tras otro. Este estilo reduce la cantidad de errores y mantiene la coherencia. Es especialmente útil para formar y normalizar tareas complejas, ya que ofrece instrucciones detalladas paso a paso para cada acción.
Comprender la plantilla de PNT y sus ventajas para las empresas
Es una plantilla o un documento que contiene todos los PNT que describen las directrices y pasos específicos para realizar distintas tareas. Crear esta plantilla garantiza que no tengas que enumerar los PNT una y otra vez para diferentes medidas. En su lugar, dispones de un formato estandarizado que puede personalizarse y utilizarse según las distintas tareas y procedimientos en toda la organización.
Coherencia y normalización entre todas las operaciones empresariales
Utilizar plantillas de PNT puede garantizar que todas las operaciones empresariales se sigan de manera uniforme. Esta estandarización garantiza que no haya ningún tipo de problema de estándares de calidad. No importa quién trabaje en una tarea concreta, ya que todos actuarán de forma similar.
Proceso de incorporación eficiente
Cuando tu empresa establece un PNT para el proceso de incorporación y formación de sus empleados, todo resulta mucho más eficaz y sencillo. Es como establecer un programa de estudios para que los nuevos empleados puedan consultar con otros miembros del equipo hasta que entiendan cómo funcionan los procedimientos estándar de la organización.
Mejora de la responsabilidad entre los individuos
Puesto que la implantación de plantillas de PNT garantiza que todos trabajen con las mismas normas y reglamentos de procedimiento, se les puede exigir responsabilidades cuando no sigan el esquema o los pasos especificados para cumplir determinadas normas. Lo mejor es que esta ventaja funciona en todos los niveles de una organización.
Mayor eficacia operativa.
Por último, utilizar plantillas de PNT puede proporcionar una mayor eficacia operativa, ya que todo el mundo sigue un conjunto estándar de procedimientos para la misma tarea. Esto significa que la toma de decisiones y la necesidad de adivinar la solución entre los empleados disminuirá y podrán ser más eficientes mientras siguen las operaciones rutinarias.
¿Cómo puedes diseñar tu plantilla de PNT empresarial?
Aquí tienes la guía paso a paso para crear tus propias plantillas de PNT para cada empresa.
Empieza por elegir el tipo adecuado
El primer paso para crear tus plantillas de PNT será seleccionar el tipo de plantilla adecuado. Hay 4 tipos principales de PNT, como ya hemos dicho, y debes elegir el adecuado según el tipo de plantilla que necesite tu empresa.
Consejos para mantener un lenguaje claro y conciso
A continuación, seleccionarás el cuerpo principal de tu plantilla, y aquí tienes algunos consejos para mantener un lenguaje claro:
Utiliza palabras sencillas
Evita utilizar términos técnicos hasta que sean necesarios
Asegúrate de que todas tus instrucciones sean muy fáciles de entender
Siguiendo estos consejos, el cuerpo de tu plantilla será mucho más sencillo.
Asegúrate de que la plantilla tiene accesibilidad y legibilidad
Ten cuidado con la accesibilidad y la legibilidad al diseñar tu plantilla. Utiliza fuentes legibles, un espaciado adecuado y buenos encabezados. Piensa en los requisitos de todos los usuarios potenciales, incluidos los discapacitados. Un PNT bien redactado tiene más probabilidades de ser leído correcta y coherentemente.
Incorpora la identidad de tu empresa a tu plantilla de PNT
Para asegurarte de que la identidad de tu empresa está presente en la plantilla, debes incorporar componentes de marca, como logotipos o el lema de la empresa. Esto no sólo refuerza la identidad de marca, sino que garantiza que el PNT sea reconocible al instante como parte del marco operativo de tu empresa.
Crear tu plantilla de PNT empresarial: Buenas prácticas:
Seguir la guía anterior no basta por sí solo si quieres crear una plantilla con PNT que aporte excelencia operativa. Así que, mientras creas tus plantillas, ¿cuáles son las mejores prácticas que harán que tus plantillas de PNT vayan un paso por delante?
Implica a miembros de diferentes equipos y reúne múltiples ideas
Al diseñar tu plantilla, debes implicar a personas de distintos equipos y recabar sus ideas y opiniones sobre la plantilla. Contar con varios expertos en el proceso de redacción significa que tu plantilla ya ha pasado por varias mentes y las posibilidades de cometer errores son menores.
Haz que todo sea sencillo y directo
Como se ha explicado en el apartado anterior, debes mantener todo lo más sencillo posible. Debe ser conciso para que tanto los nuevos empleados como los antiguos puedan comprender todo lo que dice con facilidad.
Actualiza regularmente tu PNT con cambios positivos
Tu empresa estará en un camino continuo hacia la mejora y esta plantilla también debería estarlo. Es crucial actualizar periódicamente tu plantilla con todos los cambios positivos importantes que contribuyan a alcanzar la excelencia operativa.
Formar a todo el personal para que garantice los PNT
Por último, cuando tu plantilla de PNT esté terminada, debes asegurarte de que todos los miembros del equipo están bien formados con ella. Así sabrás que lo entienden y se podrá empezar a aplicar de inmediato.
Errores que debes evitar al crear tu plantilla de PNT
Mientras creas tu plantilla de PNT empresarial siguiendo la guía y los consejos compartidos anteriormente, hay muchas cosas que pueden salir mal. Por tanto, aquí tienes algunos errores que debes evitar para que tus PNT empresariales sirvan para algo.
Mantener un PNT obsoleto
Tener una plantilla anticuada de PNT significa que tu equipo sigue ciñéndose a las viejas prácticas, que pueden no ser eficientes en absoluto en el mercado actual. Por tanto, mantén tu plantilla actualizada con la información y los procedimientos más recientes para que todo el equipo sea eficiente.
No adaptar el PNT a tu empresa
Muchas empresas cometen el error de elegir una plantilla online y empiezan a utilizarla enseguida. Para obtener los mejores resultados, debes personalizar la plantilla según los requisitos y procedimientos de tu empresa.
No revisar adecuadamente la plantilla del PNT.
Incluso después de que la plantilla esté terminada, debes dejar que los miembros del equipo la revisen y dejen sus comentarios. Seguramente te ayudará a obtener muchos comentarios que resultarán valiosos para la revisión y mejora de tu plantilla de PNT.
Conclusión
Implantar una plantilla de PNT en una empresa no sólo consiste en establecer un plan estratégico para conseguir algo, sino que también es un paso hacia la eficacia operativa. Estas plantillas contienen un sencillo conjunto de instrucciones que, cuando son seguidas por todo el equipo, redundan en una eficiencia asombrosa para todos. Puedes encontrar opciones de plantillas de PNT en varios sitios de Internet, pero lo importante es saber que deben personalizarse según las necesidades de tu empresa.
Por tanto, si buscas los mejores resultados para tu empresa con la implantación de PNT mediante estas plantillas, puedes diseñar el tuyo con los pasos y medidas que aquí se comentan. Será el paso adecuado para encaminar tu empresa hacia la excelencia mediante el logro de la eficacia operativa.
