Todo lo que necesitas saber sobre las Reuniones Ágiles

Las reuniones Ágiles son uno de los elementos clave de la gestión Ágil, ya que utilizan los principios de cooperación eficaz y toma rápida de decisiones. Unas reuniones Ágiles correctas permiten al equipo mantenerse en un terreno común y trabajar para alcanzar los objetivos del proyecto. Este equipo incluye al Scrum Master, al Propietario del Producto y al equipo de desarrollo, ya que es transparente y realiza un seguimiento del progreso.

Hay distintos tipos de reuniones ágiles, como la planificación del sprint, el scrum diario, la revisión del sprint y la retrospectiva del sprint. Cada reunión ayuda a mantener alineados a los equipos, a reaccionar con prontitud ante nuevas condiciones, así como a aplicar avances constantes coherentes. Si trabajas en gestión de proyectos, aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre las reuniones ágiles.

Miembros clave de las reuniones ágiles

Toda reunión ágil tiene varios miembros. Saber quién formará parte de tu reunión ágil y preparar el orden del día en consecuencia puede hacer que tus reuniones sean más eficaces. Esto se debe a que cada uno de esos miembros desempeña distintas funciones. Así pues, aquí tienes todo sobre los miembros clave de las reuniones ágiles y sus funciones.

Equipo de desarrollo 

En las reuniones ágiles, el equipo de desarrollo está formado por expertos que participan en el desarrollo del producto. Es sobre la premisa de estas entregas que los demás muestran lo que se ha producido según lo previsto en cada uno de los sprints. Durante las reuniones, sus opiniones son esenciales, ya que conocen el proyecto más profundamente, lo que se ha hecho, lo que se puede mejorar y los problemas a los que se enfrentan.

Scrum Master 

El Scrum Master supervisa el proceso de reuniones ágiles y garantiza que nada obstaculice el flujo del proceso y quede sin tratar. Son útiles para el equipo, ya que estas listas de comprobación recuerdan que las discusiones están dentro del marco del sprint en curso.

A diferencia de un gestor normal, el Scrum Master fomenta la autonomía de las personas y la optimización de los procesos. Su función es crucial para que las reuniones sean más puntuales y, sobre todo, necesarias, en las que el equipo se sienta a reflexionar sobre los éxitos y los fracasos.

Jefe de proyecto 

El director de proyecto es responsable de gestionar el progreso de todo el proyecto y la relación entre tiempo, activos y alcance. Mientras los equipos ejecutan las tareas a diario, el director de proyecto sigue siendo responsable de las actividades estratégicas. En las reuniones, se interesa por el resumen más amplio, el contenido y otras cuestiones por el estilo.

Estas cuestiones incluyen el calendario de aplicación de las estrategias de comunicación con otras partes interesadas, más que las cuestiones de desarrollo. Significa ser un guardián en cierto sentido, donde impulsan el proyecto pero se mantienen fieles a los principios de Agile.

Propietario del producto y otras partes interesadas 

El Propietario del Producto es responsable de las necesidades del cliente y del backlog del producto. Es útil en muchas reuniones, incluida la planificación de sprints y la revisión, para asegurarse de que el proyecto es valioso para el equipo.

Otras personas pueden ser clientes o ejecutivos que pueden asistir a las revisiones para dar la información que puedan necesitar para asegurarse de que el producto en desarrollo se ajusta a sus necesidades empresariales. Se aseguran de que el proyecto se ha ajustado al calendario y está cumpliendo lo prometido.

Diferentes tipos de reuniones ágiles 

Cuando trabajas en gestión de proyectos, puedes trabajar con 4 tipos diferentes de reuniones ágiles. Cada uno de estos tipos es ligeramente diferente en sus objetivos y en cómo se lleva a cabo. A continuación encontrarás detalles sobre los 4 tipos de reuniones ágiles que debes conocer.

Planificación del Sprint 

La planificación de sprints se centra en establecer el objetivo del proyecto que se debe alcanzar en el siguiente sprint. Cada uno de los equipos de desarrollo, el Scrum Master y el Propietario del Producto negocian las prioridades. Combinados, establecen los límites de todo lo que puede lograrse dentro del sprint.

Es responsabilidad del Propietario del Producto perfeccionar el backlog del producto y las actividades para estimar los esfuerzos que implica son realizadas por el equipo. Es la reunión en la que todos son conscientes del enfoque y los objetivos del sprint antes de empezar a trabajar en él.

Stand-up diario 

El stand-up que se realiza cada día es breve y sólo dura quince minutos. Cada miembro del equipo debe informar brevemente de lo que se ha hecho, de lo que se va a hacer hoy y de los problemas con los que se ha encontrado. El Scrum Master se asegura de que se les atienda si tienen algún problema.

Esta reunión es eficaz para mantener al equipo en la misma página y garantiza que haya al menos un intercambio de comunicación en un día y que todos los problemas se resuelvan en el acto. De este modo, se puede evitar que el equipo se desvíe de la dirección elegida en la duración de un solo sprint por utilizar discusiones más largas.

Revisión de Sprint 

La revisión del sprint es un proceso que tiene lugar hacia el final de cada sprint elegido. Se muestra a las partes interesadas la progresión del trabajo realizado por el equipo de desarrollo. El Propietario del Producto verifica si el resultado proporciona el objetivo o simplemente cumple las expectativas.

Los lectores ofrecen comentarios y hablan de posibles alteraciones. Esta reunión realizada, garantiza que las empresas puedan opinar sobre los progresos realizados gracias a la transparencia.

Retrospectiva del Sprint 

La retrospectiva del sprint tiene que ver con el proceso del equipo. El Scrum Master modera esta reunión hacia el final de un sprint. Los miembros del equipo pueden pensar en términos de éxito y fracaso.

Una vez finalizado el sprint en curso, hablan sobre cómo prepararse para el siguiente. Esta reunión garantiza una mejora constante de las perspectivas y hace que el equipo sea más eficaz a la hora de resolver problemas en el futuro. 

¿Cómo hacer que tus reuniones ágiles sean más eficaces? 

Utilizar diagramas de Gantt puede ser una forma eficaz de mejorar tus tareas de gestión de proyectos. Sin embargo, cuando lleves a cabo reuniones Ágiles, debes asegurarte de dar cada paso correctamente. Pues bien, los consejos de expertos que se exponen a continuación pueden ayudarte a tomar las decisiones correctas para llevar a cabo reuniones Ágiles eficaces:

Mantén las reuniones ágiles breves y centradas  

Las reuniones ágiles deben ser breves para que los participantes puedan centrarse y trabajar con eficacia. No divagues y mantente en el objetivo del programa y completa sólo las tareas necesarias. De este modo, las reuniones cortas también contribuyen a minimizar el tiempo de toma de decisiones.

Prepárate para la reunión con el trabajo atrasado  

El director del proyecto debe hacer un seguimiento del progreso del backlog del producto antes de proceder a la reunión. También permite al equipo considerar varias prioridades y la mejor forma de organizar el trabajo. Un backlog preparado da lugar a reuniones más eficaces y a una mejor comprensión de lo que hay que hacer a continuación.

Establece el orden del día de la reunión para tener claros los objetivos  

Es necesario establecer un orden del día para controlar el flujo de la reunión. Es beneficioso, ya que no permite que se forme un comité de conjunto con gente discutiendo todo lo que entra en el ámbito del proyecto. Por tanto, mantiene a la gente informada sobre cuál debe ser el objetivo de la reunión.

Trabajar hacia el objetivo principal de la reunión  

Mantén la discusión específicamente relacionada con el objetivo de la reunión. Para planificar, revisar o resolver algunas cuestiones mantente orientado al objetivo. Esto también significa que las reuniones se utilizan para dirigir el cambio, para avanzar en el curso de hacer las cosas.

Ofrece opiniones frecuentes  

Asegúrate de dar información frecuente durante la reunión como director de proyecto. Resulta útil revisar los puntos destacados para debatirlos más a fondo y rectificarlos posteriormente. Los miembros del equipo se sienten libres para compartir cualquier problema al que se enfrente el equipo, y esto ayuda a adaptarse rápidamente a las condiciones.

Escucha al equipo para conocer sus puntos de vista  

Enseña a todos los miembros del equipo a expresar sus ideas y/o dudas. Para obtener soluciones útiles, es muy útil escucharles, porque ayuda a animar a todos a ser un jugador de equipo. Comprueba que todos tienen la misma voz escuchada y considerada.

Termina aclarando dudas y resumiendo

Resume las acciones y decisiones en la fase final de la reunión y responde a las preguntas que puedan haber quedado sin respuesta. Esto ayuda a asegurarse de que todas las personas entienden lo que hay que hacer a continuación y contribuye a evitar confusiones posteriores.

Poniendo en práctica estos puntos, cualquier director de proyecto puede hacer que sus reuniones ágiles sean más eficaces.

Conclusión 

 El uso de las reuniones Ágiles como método está muy extendido en el mundo moderno de la gestión de proyectos debido a las oportunidades de aplicar la flexibilidad y el giro para trabajar en equipo. Todas las reuniones Ágiles no tienen una estructura rígida. Sin embargo, a veces resulta útil seguir un diagrama de Gantt como en un proyecto tradicional.

De este modo, las reuniones son breves y directas y, al dirigirlas, los directores de proyecto garantizan la productividad. La información sobre los problemas y su tratamiento, y unas agendas claras conducen a su resolución y, por tanto, al avance del proyecto. De hecho, el éxito de las reuniones de los equipos puede traducirse en eficacia y flujos idóneos en los proyectos.