¿Qué es la Nivelación de Recursos? ¿Cómo puede convertirle en un ganador?

Por lo tanto, es esencial saber qué es la nivelación de recursos y cómo utilizarla para que el proyecto funcione sin problemas.

Aquí hablaremos de todo, desde qué es la nivelación de recursos hasta diferentes consejos y casos de uso en los que puede utilizarla eficazmente.

¿Qué es la nivelación de recursos?

La nivelación de recursos es una técnica de gestión de proyectos que consiste en asignar recursos, programar y resolver conflictos para completar el proyecto utilizando eficazmente los recursos disponibles. Entre los principales recursos se incluyen:

- Herramientas

- Materiales

- Costes

- Tiempo

- Recursos humanos, etc.

La nivelación de recursos es esencial para aprovechar al máximo la asignación de recursos disponibles en lugar de aumentar los recursos o las limitaciones de alcance. Sin embargo, no es tan fácil como parece, porque los gestores de proyectos tienen que utilizar diferentes recursos en distintos proyectos simultáneamente, lo que aumenta la complejidad. Sin embargo, las cosas varían según las situaciones:

- Con un plazo coherente, se pueden aumentar los recursos

- Con recursos constantes, el plazo puede ampliarse

En cualquier caso, el objetivo es gestionar el proceso dentro de los requisitos.

¿Cómo funciona?

Cada proyecto viene con unas limitaciones específicas. En la mayoría de los casos, el tiempo apremia y los recursos se gestionan. Sin embargo, aquí explicaremos cómo funciona la nivelación de recursos en distintas circunstancias.

Para proyectos con plazos ajustados

Si el proyecto está estrictamente orientado en torno a su fecha límite, no puedes perder mucho tiempo. En ese caso, lo mejor es priorizar los riesgos y asignar recursos a las tareas más importantes, complejas y lentas, porque no se pueden dejar para el final. Estas tareas deben asignarse a los mejores recursos, ya que no se puede comprometer la calidad.

Al hacerlo, debe asegurarse de que ninguno de los recursos esté sobrecargado de trabajo. El trabajo del gestor de proyectos consiste en obtener la calidad adecuada de las personas adecuadas en un plazo determinado sin sobrecargarlas. La sobrecarga puede dar lugar a una falta de calidad.

Para proyectos sin plazos ajustados

En algunos casos, el calendario o el plazo del proyecto no son tan estrictos. La calidad es lo más importante en estos proyectos. Por eso, los jefes de proyecto tienen que esforzarse por mantener la máxima calidad con los mismos recursos. En este caso, hay que reducir la presión sobre los empleados y otros recursos para obtener la mejor calidad en la entrega. No hay limitaciones de tiempo, así que no hay que sobrecargar los recursos.

¿Para qué se necesita la nivelación de recursos?

Varios riesgos relacionados con los recursos pueden afectar al proyecto durante su desarrollo. Por eso, los jefes de proyecto tienen que gestionar estratégicamente los recursos de que disponen. He aquí algunos casos en los que puede utilizar la nivelación de recursos.

1. Para optimizar los recursos

Una de las cosas más importantes que hay que conseguir con la nivelación de recursos es optimizarlos. Hay que utilizar los recursos al máximo sin sobrecargarlos ni infracargarlos. La nivelación de recursos te ayuda a ver qué partes del proyecto necesitan más recursos y cuáles tienen margen de flexibilidad en cuanto a recursos para conseguir el máximo rendimiento.

2. Para minimizar los déficits

La nivelación de recursos es importante para evitar retrasos en un proyecto, lo que contribuye a mejorar los costes y la eficiencia de los empleados. Con un uso adecuado de los recursos en los distintos proyectos, resulta más fácil gestionarlo todo sin salirse de las limitaciones y las finanzas.

3. Evitar la sobrecarga de tareas

La sobrecarga de tareas es un problema que deja a los empleados estresados e incapaces de ofrecer la mejor calidad. Una exposición prolongada a la sobrecarga puede afectar a la satisfacción de los empleados, que podrían cambiar a un lugar mejor. Por tanto, un directivo debe evitar la sobrecarga de tareas, lo que es muy posible con la nivelación de recursos. Como los recursos adecuados se asignan a la tarea adecuada, las posibilidades de sobrecarga son mínimas.

4. Garantizar la calidad del proyecto

La calidad es lo último y más importante para lo que se utiliza la nivelación de recursos. Con una correcta asignación de recursos mediante la priorización de tareas, se puede mantener la calidad. Ayuda a los gestores a tratar todos los aspectos del proyecto y a pedir mejoras de forma iterativa en lugar de dejarlo todo para el último día. De este modo, el gestor puede ajustar los plazos internos para mejorar la calidad sin dejar de cumplir sus plazos principales.

Aunque la nivelación de recursos puede utilizarse para gestionar los recursos de los proyectos, también puede ayudar a mantener un entorno de trabajo saludable y el equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados.

Cómo ser eficiente con la nivelación de recursos

Saber cómo hacer la nivelación de recursos por sí solo puede no hacer el trabajo; unas cuantas prácticas te ayudarán a aumentar tu eficiencia. Estas son las 5 claves para ser eficiente en la nivelación de recursos.

1. Haga siempre estimaciones realistas

En lugar de esperar una eficacia del 100%, haz estimaciones realistas de los recursos del proyecto. Después de hacer las estimaciones, auméntelas un poco para tener más garantías de que podrá gestionar todo fácilmente con las limitaciones dadas y utilizando los recursos disponibles.

2. Determinar si hay carencias de recursos

Antes de empezar un proyecto, hay que trabajar en las carencias de recursos. Puede que haga falta un nuevo empleado o alguna herramienta. Como gestor de proyectos, puedes encontrarte con problemas y retrasos inesperados, y la única forma de solucionarlos es planificar con antelación y cubrir esas carencias lo antes posible.

3. Priorizar los distintos recursos y tareas

Una de las mejores formas de ser eficiente es priorizar los distintos recursos y tareas. Por ejemplo, puede dividir el proyecto en secciones más pequeñas y asignar primero las más difíciles a los mejores empleados. Las más pequeñas y fáciles tendrán menos prioridad y pueden dejarse para empleados menos competitivos o para más adelante. Haz lo mismo con otros recursos y difícilmente encontrarás problemas repentinos.

4. Debe haber un gestor de recursos dedicado

Como organización, debe haber un gestor de recursos dedicado. Tener un gestor que se ocupe de todo es ineficaz, ya que los gestores de recursos tienen muchas actividades que requieren mucho tiempo. Tener un gestor dedicado a los recursos ayudará a mantener la mejor disponibilidad y asignación de recursos.

5. Seguimiento de los recursos

Una vez asignado un recurso, se liberará al cabo de un tiempo y se asignará a otra tarea. Un gestor de recursos debe llevar la cuenta de todas las necesidades de asignación y reasignación. Sin esto, hay posibilidades de que todo se mezcle y se pierda la pista de las prioridades de los distintos recursos.

4 estrategias de nivelación de recursos para sus proyectos

También es esencial saber qué es la nivelación de recursos, dónde se necesita y cómo aplicarla correctamente. Existen 4 estrategias diferentes para implementar la nivelación de recursos en su proyecto. Estos son los detalles sobre esas 4 estrategias para implementar la nivelación de recursos para su proyecto.

1. Método del camino crítico

Es un método de nivelación de recursos que se orienta en función de la duración del proyecto. Se emplea para programar la flexibilidad en función de los hitos críticos y no críticos durante el ciclo de vida de un proyecto. De este modo, las actividades más críticas se gestionan eficazmente dentro del plazo.

2. Método de colisión

El método de choque consiste en añadir más recursos a un proyecto para cumplir determinados plazos. Aquí hay que trabajar en las tareas más prioritarias aumentando al mismo tiempo el menor coste de la tarea para mantener los beneficios. Sin embargo, esta estrategia necesita la aprobación de la alta dirección, pero consigue hacer el trabajo a tiempo.

3. Método de la cadena crítica

Esta estrategia permite asignar sólo un recurso a una tarea cada vez, teniendo en cuenta el camino más largo de las tareas asignadas. Por lo tanto, es necesario enumerar y priorizar las tareas. Después de trabajar en la ruta más larga, los retrasos en el flujo de trabajo no afectarán al plazo principal con la priorización y asignación de recursos adecuadas.

4. Método de seguimiento rápido

Es eficaz cuando hay que entregar el proyecto antes o antes de la fecha límite. Entonces, acelerar el trabajo es necesario, ya que podría haber varias solicitudes de reelaboración. Sin embargo, esta técnica solo funciona si se solapan distintas tareas.

¿Cuáles son las distintas herramientas de nivelación de recursos que pueden beneficiarle?

Saber qué es la nivelación de recursos y qué herramientas puede utilizar para hacer las cosas eficientes cambiará su juego de gestión de proyectos. Aunque no hay muchas opciones, aquí tienes las 3 herramientas más útiles que puedes utilizar para la nivelación de recursos.

1. Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es una gran opción para gestionar un calendario y planificar sus recursos según el método de la parte crítica. Ofrece una buena visión general de las dependencias y los detalles del calendario.

2. Software de gestión de proyectos

Varias opciones de software de gestión de proyectos, tanto en línea como fuera de línea, pueden ayudar a mantener el progreso ofreciendo a los gestores una visión de sus avances y plazos. También puede ayudar a reprogramar distintas tareas para mejorar la eficiencia.

3. Diagramas de red

Un diagrama de red puede mostrar visualmente distintas tareas y sus relaciones en forma de gráfico para planificar, programar y seguir el avance del proyecto con hitos más pequeños. También ayuda a identificar los caminos críticos y no críticos mediante la priorización, lo que ayuda a cumplir los plazos.

Observaciones finales:

Cuando los recursos son limitados, hay que aprovecharlos al máximo en lugar de aumentarlos. Aumentar los recursos puede perturbar el presupuesto y los objetivos del proyecto, por lo que saber qué es la nivelación de recursos será de gran ayuda.

Esperamos que sepa qué estrategia aplicar y qué herramientas utilizar para que la nivelación de recursos sea eficaz y mejore la gestión de los proyectos.