O que é um cronograma de gerenciamento de projetos?
Primeiro, vamos começar com o que é um cronograma de gerenciamento de projetos. Esse tipo de cronograma significa que você pegará todas as informações que tem sobre o seu projeto, inclusive a data de início, as entregas e a data de término, e definirá um cronograma de quando tudo será feito. É claro que há um pouco mais do que isso, mas quando simplificamos e simplificamos ao máximo, isso é tudo o que você fará. E quando fizer isso, fará uma enorme diferença para toda a sua equipe.
Por que você precisa de um cronograma de gerenciamento de projetos
Então, qual é a grande diferença que fará ter uma linha do tempo? Bem, todos saberão exatamente o que estão fazendo e quando precisam fazer. Eles saberão quais são as diferentes tarefas e como uma tarefa precisa ser concluída para que possam passar para a próxima. E poderão ver quanto tempo têm para as diferentes etapas. Tudo isso facilitará para a sua equipe a conclusão de um projeto no prazo (e dentro do orçamento).
Como criar sua linha do tempo
Vamos dar uma olhada mais de perto nas diferentes etapas para criar seu cronograma. Você quer ter certeza de que está criando algo que funcionará para toda a equipe. Você quer ter certeza de que funcionará também para o cliente. Isso significa que o cronograma é algo em que você provavelmente precisará colaborar. Mas vamos começar examinando seu processo e nos certificando de que está no caminho certo. Dessa forma, você poderá avançar ainda mais rápido.
1. Reúna seus materiais
Quando estiver pronto para começar a criar uma linha do tempo, você precisa ter certeza de que tem todos os materiais necessários. Como isso é algo que você vai escrever para um projeto específico, você precisa ter tudo relacionado a esse projeto para poder começar a trabalhar nele. Você também precisa do sistema que usará para anotar tudo, certo? É por aí que você quer começar e vamos lhe dar uma ideia de algumas de suas opções quando se trata dessa parte do processo.
Ao registrar sua linha do tempo, você tem a opção de escrevê-la e registrar tudo em um planejador. Você pode escrevê-la em seu calendário de mesa ou em um que leve consigo. Isso pode ser ótimo para você pessoalmente, desde que tenha o calendário sempre com você. Mas isso significa que ninguém mais saberá a programação, a menos que você faça cópias. Sem mencionar que você não terá esse calendário sempre consigo e não terá como verificar o que está sendo feito ou o que precisa ser feito e até quando.
A melhor maneira de garantir que tudo esteja escrito corretamente é usar o computador e o tipo certo de software de gráfico de Gantt. Um gráfico de Gantt é uma ótima maneira de fazer isso, pois permite que você registre tudo, faça alterações quando e como precisar e compartilhe o gráfico e a linha do tempo com qualquer pessoa que precise vê-lo. Isso facilita muito a vida de quem está trabalhando. Isso facilita muito o envolvimento de todos e garante que você não tenha que se preocupar com quem sabe das mudanças ou dos requisitos.
Você também deve se certificar de que, nesse momento, tenha todas as informações do briefing do projeto, anotações de seus clientes, prazos, metas, entregáveis e qualquer outra coisa pela qual sua equipe precise ser responsável. Se você tiver todos esses itens em um só lugar, estará mais bem preparado para criar o cronograma a ser seguido. Se você tiver que procurar essas informações ou se ainda não as tiver recebido do cliente, poderá levar ainda mais tempo para fazer as coisas e criar o cronograma geral.
2. Descreva o que precisa ser feito
Agora que você tem tudo reunido, este é um bom momento para fazer um esboço de tudo. Esboce os detalhes de sua meta final (qual é a entrega final que diz que você concluiu a tarefa?). Além disso, faça um esboço das metas que precisam ser atingidas antes da entrega final. A criação de um esboço facilitará a inserção de tudo no cronograma à medida que você começar a trabalhar nele, portanto, certifique-se de fazer algumas anotações sobre cada uma das diferentes metas e entregáveis.
Esse esboço também pode ser suficiente como um resumo do projeto. Isso significa que você pode apresentá-lo com as metas que tem internamente enquanto trabalha no projeto e as metas que tem externamente, como o resultado do próprio projeto. Tudo isso facilitará a compreensão de qual será o resultado geral. Além disso, descubra quem estará envolvido no projeto, tanto a equipe que trabalhará nele quanto as pessoas que precisam ser mantidas no circuito ou informadas durante todo o processo.
Ao criar o seu esboço, você pode colocar o máximo de detalhes que quiser e, na verdade, adicionar mais detalhes será melhor para você. Anotar as coisas à medida que você pensar nelas e à medida que forem mencionadas o ajudará a criar algo coeso. Se você se esquecer de algo agora, talvez tenha tempo de pensar nisso mais tarde, mas será melhor ter tudo preparado e pronto. Ao manter um registro, mesmo que seja apenas uma nota curta para se lembrar de pesquisar algo, você terá um esboço melhor preparado para o futuro.
3. Registre as etapas
Em seguida, você precisa examinar o seu esboço e começar a pensar nas diferentes etapas que precisam ser seguidas. Qual é a última coisa que você precisa concluir? Às vezes, é bom começar de trás para frente. Portanto, se a etapa final for um relatório de 100 páginas, escreva-o. Se for um protótipo funcional para um projeto de cliente, escreva-o. Seja o que for, precisa ser a primeira coisa a ser escrita em sua folha de papel. A partir daí, você trabalhará de trás para frente.
Que etapas você precisa alcançar para ir de onde está agora até a etapa final? Anote as principais etapas que precisam ser realizadas, como criar um protótipo, fazer pesquisa de mercado etc. A partir daí, divida as etapas principais em etapas menores e, em seguida, em etapas menores, até que você tenha um processo passo a passo super simples de entender que o ajudará a ir de onde você está agora até a meta final que deseja alcançar. Você poderá ver como pode ir de um lugar para o outro agora.
Não se esqueça de cada uma das diferentes coisas em seu esboço. Pode ser que vários objetivos finais diferentes precisem ser alcançados. Talvez você tenha de escrever o relatório, mas o objetivo final real é o protótipo. Mesmo que o relatório seja concluído em um momento diferente do protótipo, isso não significa que você pode esquecê-lo. Você precisa ter todas as tarefas secundárias e metas extras contabilizadas nesse processo também. Isso significa que você pode ter um conjunto de instruções passo a passo para várias tarefas diferentes para concluir o projeto completo.
4. Criar um cronograma
Analise cada uma de suas etapas e decida quanto tempo levará para alcançá-las. Para as etapas nas quais você não trabalhará diretamente, talvez seja necessário consultar outros membros da sua equipe. Entre em contato com o departamento de pesquisa ou com o departamento de produção e, especificamente, com as pessoas que receberão as tarefas. O que elas precisam para concluir a tarefa? Quanto tempo será necessário para que eles alcancem exatamente o que você está procurando? Diga a eles que não tenham pressa em definir um prazo razoável.
Você não quer registrar algo em sua linha do tempo ou em sua programação e descobrir que foi otimista demais. Certifique-se de que eles saibam exatamente o que você espera deles e que estejam criando um cronograma muito forte para cumprir. Eles não ficarão totalmente presos a esse cronograma. Como em qualquer outra coisa, é preciso haver alguma margem de manobra, mas você quer saber o que é realista para esse tipo de projeto e as etapas que eles precisam seguir para alcançá-lo. Depois de saber isso, você pode registrar todos os seus tempos para cada etapa.
Você não precisa necessariamente ter tudo específico. Você pode arredondar as coisas, por exemplo, um período de 5 dias pode ser escrito em uma semana e meia. 8 dias podem ser escritos em duas semanas. Não se esqueça de que o número de dias que os membros da sua equipe informam não leva em conta que eles trabalham nos fins de semana. Portanto, 5 dias é uma semana inteira de trabalho e isso não deixa nenhum tempo flexível em caso de problemas. Você deve ter uma margem de segurança para não ter que se preocupar em perder um prazo.
5. Programação em dependências
Você já criou um esboço do que precisa ser feito e quanto tempo cada uma dessas coisas levará. Mas e os projetos e as etapas que dependem uns dos outros? E quanto ao fato de que a equipe de fabricação não pode fazer nada até que os engenheiros criem o projeto? Bem, você precisa se certificar de que esteja registrado em seu cronograma que a fabricação depende da engenharia. Certifique-se de marcar todas as outras dependências que possam existir para que você saiba quem precisa fazer o quê e quando.
Você deve verificar qual é a ordem das diferentes etapas para criar um cronograma real. Ao começar a trabalhar com as dependências, você pode até encontrar etapas adicionais que precisam ser concluídas e pessoas diferentes que são responsáveis por essas etapas. Certifique-se de que está anotando tudo e que está registrando as etapas em ordem. Você pode ter diferentes linhas de coisas que precisam ser feitas. Por exemplo, você pode ter uma linha de tarefas que envolva a criação de um relatório para o seu cliente. Em seguida, pode haver uma segunda linha de tarefas sobre como criar o protótipo.
Com o sistema e o software certos, você não terá problemas para registrar cada uma dessas linhas separadamente e reuni-las sempre que necessário. No entanto, é importante mantê-las registradas adequadamente, pois você quer ter certeza de que todos sabem qual é a sua tarefa e como se espera que se encaixem no processo e no sistema de criação do produto final. Neste ponto, você deve ter tudo o que precisa para começar a fazer o que veio fazer aqui: criar a linha do tempo.
6. Criar uma linha do tempo básica
Agora é hora de começar a criar a linha do tempo que você usará. Pegue todas as informações que você coletou nas etapas anteriores e comece a trabalhar exatamente no que você precisará fazer e quando. Seu cronograma deve ser abrangente e incluir todas as etapas que precisam ser realizadas, independentemente de quão triviais sejam. Não presuma que alguém saiba sobre uma etapa, a menos que ela esteja registrada na linha do tempo.
Você também pode configurar todas as diferentes partes do processo neste ponto. Você poderá criar quaisquer dependências que existam. Você pode criar etapas ou marcos maiores e, em seguida, etapas menores dentro de cada um deles. É possível atribuir diferentes tarefas a diferentes equipes, grupos ou até mesmo a pessoas individuais. Você também pode definir o prazo exato para cada uma das etapas. Certifique-se de que está usando as informações fornecidas por cada uma dessas equipes para definir os prazos. Você recebeu a contribuição delas nessa parte do processo por algum motivo.
Como você vai compartilhar esse cronograma com outras pessoas, talvez também queira criar um pouco de reserva para si mesmo. Reserve um pouco mais de tempo para que cada uma de suas equipes conclua as tarefas e para que o projeto completo seja concluído. Certifique-se de que tudo esteja contabilizado e que todos estejam sendo informados para que saibam em quais tarefas estão trabalhando. Cada tarefa, atribuição ou item do seu gráfico de Gantt deve ter uma pessoa ou equipe designada para que o item seja realizado.
7. Enviar
Depois de criar tudo, é hora de enviá-lo para as pessoas que precisarão dele. Todas as partes interessadas, seu cliente, suas equipes e seus gerentes precisarão ver o que está no gráfico. Eles precisam saber o que está sendo feito, quando está sendo feito e quem o fará. Afinal, eles vão querer participar e garantir que tudo esteja sendo feito da maneira correta. Se você puder apresentar o plano de forma eficaz e simples, eles poderão examiná-lo e certificar-se de que tudo funcionará para eles.
Além disso, o envio do seu plano garante que todos realizarão as tarefas que lhes foram atribuídas. Isso permite que os clientes e outras pessoas vejam quais tarefas foram concluídas ou ainda estão sendo trabalhadas, pois o gráfico permite que cada membro da equipe marque suas tarefas. Isso também garantirá que os clientes não liguem ou visitem a empresa com muita frequência, pois eles sabem quando as diferentes etapas do processo devem ser concluídas. Não há necessidade de adivinhar ou tentar verificar se as coisas estão indo de acordo com o planejado.
Peça ajuda e feedback dos envolvidos também. Eles não precisam apenas dar uma olhada no cronograma e ficar satisfeitos com ele. Eles podem querer que você acelere determinadas áreas ou alguém da sua equipe pode dizer que precisa de mais tempo para uma tarefa específica. Não importa o que seja, você deve convidá-los a dar feedback e informá-lo sobre o que funciona e o que não funciona no cronograma. Isso permitirá que você faça as alterações necessárias ou esteja ciente de possíveis problemas ao longo do caminho. Isso poupará muito trabalho a todos.
8. Modificar conforme necessário
Às vezes, seu gráfico será perfeito na primeira vez que for criado. Na maioria das vezes, entretanto, ele precisará ser ajustado e modificado ao longo do caminho. Na maioria dos casos, você encontrará lugares onde deixou passar alguma coisa. Talvez você tenha se esquecido de uma tarefa que precisa ser realizada antes que outra coisa possa acontecer. Talvez você não tenha contabilizado tempo suficiente para algo que precisa ser feito. Talvez tenha havido um atraso por outro motivo, como a falta de materiais ou problemas para obter a aprovação de um cliente. Aconteça o que acontecer, haverá momentos em que você precisará fazer alterações.
Lembre-se de que não há problema em fazer alterações e isso acontece em quase todos os projetos. No entanto, você deve certificar-se de que está acompanhando essas mudanças da melhor maneira possível. A primeira coisa a ser feita é fazer as alterações no gráfico para que todos possam ver que algo está diferente. Eles poderão avaliar a mudança que foi feita e, em seguida, poderão fazer comentários ou informar o feedback sobre ela. Isso pode melhorar o processo de fazer mudanças.
Outra etapa importante é garantir que você informe a todos sobre a mudança. Não presuma que, só porque você fez a alteração no software ou no gráfico e todos têm acesso, eles a verão. Certifique-se de que eles saibam que a alteração foi feita, o que foi alterado, por que foi alterado e qualquer outra coisa que possam estar questionando. Quanto mais você puder ser aberto e honesto com eles, melhor será para você e essa será uma etapa importante.
Concluindo
Se você deseja criar um cronograma de gerenciamento de projetos, deve certificar-se de que está fazendo isso da maneira correta. Você quer ter certeza de que todos estão cientes das diferentes tarefas e que todas elas estão sendo realizadas corretamente. Uma linha do tempo garantirá tudo isso e muito mais. Então, como você vai se certificar de que está no caminho certo? Seguindo todas as etapas aqui, você terá um ótimo começo e garantirá que sua equipe realize o trabalho.
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