Instagantt vs. Notion: Qual deles funciona melhor para você?

Gastar tempo pesquisando qual delas traz mais valor para você será útil a longo prazo. Portanto, se você ainda usa métodos antigos para gerenciar projetos e colaborar com seus colegas de equipe, é hora de saber qual ferramenta de gráfico de Gantt escolher.

Visão geral do Instagantt

O Instagantt se concentra especificamente no gerenciamento de projetos com um gráfico de Gantt. Ele facilita a criação, o uso e a implementação de suas linhas do tempo. É uma ferramenta poderosa e rica em recursos com uma experiência fácil, para que todo gerente trabalhe como um profissional no planejamento de projetos.

O Instagantt funciona como um aplicativo da Web, de modo que qualquer pessoa da sua equipe, seja trabalhando no local ou remotamente, pode acessá-lo, e toda a equipe permanecerá em uma plataforma unificada. Ele está disponível para usuários da Asana com uma opção de integração, mas outros podem usá-lo como um companheiro autônomo de gerenciamento de projetos.

Recursos práticos do Instagantt

O Instagantt tem muitos recursos valiosos para você. Ele pode manter toda a equipe em uma única plataforma para garantir o máximo de eficiência quando e onde for necessário. Abaixo estão alguns dos melhores recursos que você pode usar no Instagantt para obter o máximo de praticidade.

1. Desenho de gráficos fácil de arrastar e soltar

O Instagantt é uma ferramenta poderosa e fácil que pode ser usada para gerenciar todos os tipos de projetos. Ele facilita o desenho do gráfico de Gantt com o recurso de arrastar e soltar, para que você possa ser produtivo e rápido ao desenhar o gráfico. Será tão simples quanto pintar suas tarefas em um gráfico com todas as opções, como rotulagem, diferenças de cores, etc.

2. Manter tudo alinhado entre as tarefas com dependências

Os gráficos de Gantt não se resumem ao design, pois você precisa manter um cronograma sincronizado para entregar todos os produtos no prazo. Com o Instagantt, você pode definir dependências entre as tarefas. Isso ajuda você a manter tudo alinhado. Quando uma tarefa é alterada em seu gráfico, tudo o que tiver dependências definidas em relação a essa tarefa será automaticamente atualizado no gráfico.

3. Controle excepcional da gestão da equipe sobre as tarefas

Como gerente de projetos, você precisa ter controle total sobre as tarefas que atribui. Com o Instagantt, você pode controlar todos os aspectos de sua tarefa. Atribua tarefas, divida-as e planeje-as. Trabalhe nos requisitos de colaboração para tarefas específicas e forneça a seus colegas de trabalho descrições completas em texto.

Os funcionários também podem levantar suas dúvidas de forma eficaz para cada tarefa ou subtarefa, a fim de manter a qualidade de primeira linha durante a entrega.

4. O gerenciamento da carga de trabalho ajuda a monitorar o progresso.

O Instagantt vem com uma ferramenta de gerenciamento de carga de trabalho que ajuda a monitorar a carga de trabalho total de cada usuário. Ela inclui o acompanhamento de usuários e recursos simultaneamente, para que você saiba tudo sobre o projeto, juntamente com o inventário de recursos. As tarefas são distribuídas ao longo da linha do tempo, com cada usuário tendo a sua faixa.

Com o Instagantt, você não apenas monitora, mas também facilita a alteração de prazos, duração e troca de tarefas horizontal ou verticalmente entre os responsáveis.

5. Visão da diretoria para o envolvimento da equipe

O Instagantt vem com uma visualização de quadro e uma visualização Kanban. A visualização de quadro permite que você envolva toda a equipe ao projetar ou trabalhar em uma ideia de projeto. Aqui você pode agrupar diferentes tarefas e projetos de acordo com suas ideias específicas, e as coisas relacionadas ao fluxo de trabalho podem ser personalizadas.

Para que você tenha uma visão geral rápida, o Instagantt oferece uma visualização Kanban que funciona como uma lista de tarefas e fornece detalhes importantes sobre cada tarefa no quadro de status.

6. Ferramentas avançadas de gerenciamento de projetos

Com o Instagantt, todo gerente de projeto funciona como um profissional, pois ele combina ferramentas e recursos. Quando você precisa começar a gerenciar um projeto, pode selecionar um modelo ou alguns projetos clones. Você pode personalizá-lo de acordo com os requisitos de seu projeto e obter uma estimativa de horas de conclusão, orçamento, etc.

À medida que você obtiver estimativas da ferramenta, será muito mais fácil comparar as opções esperadas e atualizar o orçamento e os prazos de acordo com os requisitos específicos do projeto.

7. Painel de controle e relatórios

O recurso de relatório e painel de controle do Instagantt é extremamente útil quando se trata de cumprir o prazo do projeto. Você obtém um gráfico visual com todas as estatísticas listadas abaixo para que possa ver como está o progresso e quais fatores estão causando o atraso no seu progresso.

A comparação das estatísticas em tempo real com as planejadas tornará tudo transparente para que você possa aumentar os recursos necessários para cumprir o plano original e seus prazos.

8. A colaboração entre os membros é facilitada.

Mesmo quando sua equipe está trabalhando remotamente, o Instagantt facilita a colaboração e o compartilhamento de projetos entre os membros da equipe. Todos ficam em uma única plataforma e podem compartilhar seus projetos e ideias. Alguns recursos adicionais incluem:

- Comentários

- Atribuição de tarefas

- Divisão de tarefas

- Aceitar ou rejeitar tarefas

O recurso de colaboração não é apenas para os funcionários, mas seus clientes também podem estar na mesma página que você. O Instagantt permite que você compartilhe links públicos, relatórios, PDFs ou arquivos do Excel, juntamente com relatórios de imagens, para manter os clientes atualizados sobre o andamento do projeto.

9. Custos fixos ou variáveis do usuário para gerenciar as finanças ao mesmo tempo

Equipes diferentes têm orçamentos diferentes. Alguns funcionários recebem preços fixos, enquanto outras equipes têm preços variáveis para diferentes funcionários e projetos. Se você mantiver o departamento financeiro separado, isso poderá ser um incômodo para todos.

Portanto, o Instagantt oferece esse recurso de gerenciamento de custos diretamente na ferramenta para que os gerentes de projeto possam definir preços fixos ou variáveis para todos os funcionários. Esses preços podem então ser encaminhados ao departamento financeiro, resultando em pagamentos fáceis.

10. Matriz de avaliação de riscos

Com a possibilidade de erros em todos os lugares, a matriz de avaliação de riscos do Instagantt fornece insights após a verificação da probabilidade de riscos por meio de uma análise lógica e profissional dos riscos de sua empresa. Esses riscos podem estar relacionados a financiamento, reputação ou meio ambiente e, com os riscos mais críticos tratados no momento certo, o progresso dos negócios pode ser mantido facilmente.

11. Caminho crítico

Uma grande parte do gerenciamento de projetos é definir o caminho mais eficiente para trabalhar em um projeto. Você deve começar de uma extremidade e terminar na outra, porque diferentes tarefas do projeto levam muito mais tempo do que outras. O recurso de caminho crítico destaca toda a cadeia de tarefas de acordo com sua complexidade e informa quais delas podem afetar o prazo. Assim, você pode planejar as tarefas adequadamente e garantir que o projeto seja entregue no prazo.

Vantagens do Instagantt

Além de seus recursos técnicos, ele traz outras vantagens para aprimorar a experiência do usuário. A seguir, você encontrará alguns desses benefícios.

Integração mais fácil, mesmo para iniciantes, com uma interface simples

Você vai adorar a facilidade com que o Instagantt pode ser usado, graças à sua interface simples e fácil de usar. Mesmo que você seja um iniciante em ferramentas de gerenciamento de projetos e gráficos de Gantt, vai adorar a facilidade de seguir todas as práticas tradicionais de gerenciamento de projetos com o Instagantt.

Você tem a opção de personalizar a interface do usuário.

Se você achar que a interface do usuário tem alguns recursos ou elementos fora dos seus requisitos, poderá personalizá-los de acordo com suas necessidades. Dessa forma, você pode tornar a ferramenta mais avançada ou mais simples, conforme necessário. Esse recurso de personalização será de grande ajuda a longo prazo, especialmente quando você estiver trabalhando em vários projetos simultaneamente.

Trabalhar simultaneamente com vários projetos e clientes

O Instagantt não é para você trabalhar com apenas um projeto ou um cliente. Aqui você pode integrar vários projetos e tarefas em uma única plataforma. Da mesma forma, ele permite que você colabore com vários clientes em uma única plataforma, fornecendo todas as informações de que eles precisam.

O recurso de resumo de tarefas ajuda a monitorar o desempenho de toda a equipe

O Instagantt fornece informações e estatísticas de uma maneira facilmente compreensível. Por exemplo, ele vem com uma atualização da porcentagem de tarefas para cada tarefa, e há uma atualização dinâmica de cores para tarefas atrasadas em relação à data de vencimento. E o mais importante é que ele vem com um recurso de resumo geral de tarefas que ajuda você a monitorar o desempenho de toda a sua equipe.

A integração com a Asana é um dos recursos mais vantajosos aqui

Um dos principais casos de uso do Instagantt para muitos usuários é a integração com o Asana. Essa integração facilita simultaneamente o gerenciamento de projetos e tarefas para o gerente de projetos. Portanto, se você usa a Asana e integra o Instagantt, isso trará benefícios para ambos os lados, aprimorando sua experiência de gerenciamento de projetos e funcionários.

Desvantagens do Instagantt

Com todas as vantagens, há algumas desvantagens do Instagantt. Elas podem se aplicar apenas a alguns usuários, mas aqui estão as desvantagens do Instagantt que você deve conhecer.

Espaço de tela e sobrecarga

O espaço real da tela da interface do usuário pode ser esmagador para alguns usuários no início. Isso ocorre porque há muitos recursos disponíveis nela por padrão. Entretanto, isso não é um problema, pois você pode personalizar facilmente a interface para atender perfeitamente a todos os seus requisitos. Se um usuário permanecer com a interface padrão, a familiarização com todos os recursos poderá levar algum tempo.

As exportações de PDF nem sempre são claras como cristal

A exportação de relatórios em PDF é um recurso integral do Instagantt, pois ajuda a compartilhar o progresso com os clientes. Da mesma forma, os funcionários e responsáveis podem obter todos os detalhes nesses relatórios em PDF. No entanto, pode ser um bug do software o fato de que as exportações só às vezes são claras como cristal. Esse é um problema que os usuários raramente veem e que só ocorre às vezes.

O fato de todos poderem atualizar sua porcentagem de trabalho pode ser um problema para algumas equipes.

O Instagantt permite que todos atualizem sua porcentagem de trabalho, o que tira uma grande carga de trabalho da cabeça do gerente de projeto. No entanto, como os funcionários podem atualizar sua porcentagem de trabalho, há chances de progresso falso que um gerente de projeto só pode detectar quando ele mesmo verifica o progresso.

Visão geral do Notion

O Notion é outra plataforma para gerenciar toda a equipe em um só lugar. Ele foi criado para atender às exigências de qualquer equipe com inúmeros usuários. É conhecida por seus recursos de anotações que permitem que as equipes organizem projetos e tarefas individuais para obter o máximo de aproveitamento durante o trabalho. O Notion oferece personalizações para que a plataforma se encaixe e se adapte às suas necessidades. Assim, você pode torná-la poderosa ou mínima de acordo com suas necessidades.

Recursos práticos do Notion

O Notion pode parecer simples, mas traz muitos recursos técnicos para aprimorar o fluxo de trabalho que você tem. Abaixo estão alguns dos principais recursos que você pode aproveitar com o gráfico de Gantt do Notion.

1. Conecte tudo em uma única plataforma para aumentar a eficiência do trabalho

O Notion permite que você traga tudo para uma única plataforma. Assim, você pode trazer todas as suas equipes, projetos, documentos e partes interessadas para o Notion. Ele permite que você elimine os silos com toda a equipe, e todos na equipe progridem como uma unidade. Ele aumenta excepcionalmente o progresso do seu trabalho ao trabalhar em vários tipos de tarefas.

Enquanto todos estão em uma única plataforma, o Notion permite que a equipe analise as pressões recentes, as metas, os valores e as novas atualizações sobre os projetos em que estão trabalhando.

2. As anotações detalhadas e organizadas da reunião fazem com que você nunca perca nada importante.

Uma grande parte dos recursos do Notion depende do recurso de notas de reunião. Não há documentos flutuantes aqui, e as equipes que acreditam que as wikis obsoletas não são úteis para o projeto devem mudar para o Notion. Aqui você pode manter todo o conhecimento do trabalho em tempo real e compará-lo com informações anteriores. Assim, todos na equipe ficam cientes de todo o contexto do projeto.

3. Ele oferece a criação de painéis de arrastar e soltar.

O Notion permite que você crie seu fluxo de trabalho do seu jeito. Você pode dividir o projeto em tarefas menores e personalizar o roteiro de acordo com suas necessidades. Você pode fazer isso com o máximo de facilidade graças à funcionalidade de arrastar e soltar. Assim, você pode arrastar e soltar qualquer tarefa, documento, sistema ou site das tarefas e criar seu fluxo de trabalho.

4. O Notion tem uma interface de usuário personalizável.

O Notion entende que todos os gerentes de projeto têm necessidades diferentes. Alguns trabalham em projetos complexos com requisitos complexos, enquanto outros precisam de uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho mais fácil. Por isso, o Notion permite que os gerentes de projeto personalizem a interface do usuário. Assim, a ferramenta pode corresponder exatamente aos requisitos de sua experiência. Sem nada extra ou faltando na interface, a ferramenta será mais eficaz para cada gerente de projeto.

5. Desfrutar do uso de uma enorme biblioteca de recursos criados pela comunidade

O Notion tem uma enorme comunidade de usuários globais que criam modelos, eventos e integrações nessa plataforma. Se precisar usar qualquer um deles, você pode usá-los, pois alguns são gratuitos. Portanto, você sempre precisará de mais recursos e suporte ao usar o Notion.

6. Não se restringe aos requisitos de um tipo específico de equipe

O Notion não foi criado especificamente para um tipo de equipe. Ele foi criado para hospedar inúmeros usuários em todos os tipos de equipes. Cada equipe pode trabalhar em seus requisitos específicos para resolver seus problemas com o Notion. De designers a engenheiros e todos os outros, o Notion atende a todas as equipes.

7. Você pode começar com um modelo e editá-lo para atender às suas necessidades

Começar pela primeira vez pode ser difícil, por isso o Notion permite que você use seus modelos. Há milhares de modelos gratuitos e configurações pré-construídas disponíveis. Selecione um que corresponda às suas necessidades e, em seguida, modifique-o para obter uma experiência perfeita. Dessa forma, a plataforma de gráficos de Gantt do Notion oferece a solução mais inovadora para a maioria dos gerentes de projeto.

Vantagens do Notion

As vantagens podem variar de equipe para equipe, mas há algumas vantagens extremamente valiosas em usar o Notion como sua plataforma de planejamento de projetos.

Ele oferece a flexibilidade de tratar tudo como um bloco de trabalho

Ele oferece flexibilidade quando se trata de gerenciar informações e documentos que você deseja proteger. Os usuários podem salvar facilmente suas anotações como páginas, o que lhes permite gerenciar tudo como um bloco. A ferramenta oferece flexibilidade no gerenciamento da atividade de marketing. Ela ajuda você a gerenciar o desenvolvimento de estratégias e a manutenção de listas de tarefas que geram melhores resultados.

Isso facilita muito a tomada de notas.

O Notion oferece o melhor recurso para fazer anotações. Em segundos, os usuários podem fazer todas as suas anotações. A integração de documentos, planilhas, tabelas e outros recursos de anotações facilita o gerenciamento e o compartilhamento de todas as anotações com os membros da equipe. Os usuários também podem fazer anotações como um diário e destacar ou colocar em negrito coisas importantes para tornar suas anotações mais representativas.

O recurso de quadro Kanban ajuda a manter o controle da lista de tarefas.

O recurso de quadro Kanban é a maior vantagem de usar o Notion. Os gerentes de projeto geralmente acham difícil gerenciar suas tarefas com eficiência porque não conseguem acompanhar suas listas de tarefas, o que desperdiça tempo. No entanto, com o recurso de quadro Kanban, os gerentes de projeto podem gerenciar com facilidade e eficiência todas as suas listas de tarefas e afazeres, o que lhes permite aumentar sua produtividade ao longo do tempo.

O compartilhamento e a colaboração são facilitados pela transparência.

O Notion permite que os colegas de equipe e os gerentes de projeto compartilhem todos os detalhes relacionados ao projeto para garantir que tudo seja gerenciado de acordo com o prazo. Além disso, o Notion nos permite colaborar com a equipe sem problemas. Ele também permite manter a transparência durante a realização de reuniões de equipe e outras atividades para garantir que não haja vazamento de dados.

Desvantagens do Notion

O Notion pode trazer a você um valor incrível, mas não vem sem desvantagens. Elas podem ser críticas para alguns usuários, portanto, abaixo estão os detalhes que você precisa saber.

Não é tão fácil de embarcar.

O processo de integração é muito difícil e confuso. O gerenciamento dos aspectos internos e voltados para o cliente é muito confuso. Vários documentos e informações precisam ser preenchidos em um só lugar, mas, ao mesmo tempo, nem todos devem ser mostrados aos clientes, o que muitas vezes dificulta o gerenciamento de projetos, especialmente para os novatos.

Não há tutoriais ou materiais de ajuda disponíveis.

Se você for um novo usuário do Notion, terá de gastar tempo testando e verificando cada recurso antes de aprender a usá-lo. Não há nenhum tutorial disponível no qual você possa aprender a usar esse software. Isso faz com que seja difícil usá-lo na primeira tentativa. Além disso, os novos membros da equipe que não conhecem o Notion terão dificuldade para se adaptar às funções desse software.

Faltam muitas opções de integração.

Você precisa lidar com a falta de integração ao usar o Notion. Há algumas integrações incríveis, mas a maioria das integrações que os usuários procuram não está facilmente disponível, o que dificulta o gerenciamento. Se todas as integrações estivessem disponíveis no mesmo software, o gerenciamento de projetos seria mais fácil, mas os usuários teriam de se adaptar.

Qual deles oferece o melhor valor e a melhor experiência?

Ao selecionar uma entre a Instagantt e a Notion, sua decisão não deve se basear em suas preferências sobre uma ferramenta. Em vez disso, procure os requisitos que ela atende e como ela oferece um bom valor. Uma ferramenta que ofereça bons recursos e um valor melhor será extremamente benéfica a longo prazo. Alguns dos recursos que você deve procurar são:

- Facilidade de uso

- Personalização e integração

- Controle detalhado das tarefas

- Experiência de colaboração, etc.

Surpreendentemente, o Notion traz a maioria desses recursos e pode oferecer um bom valor para você. No entanto, se você quiser uma plataforma mais flexível em termos de recursos, então o Instagantt é o ideal. Sua equipe trabalhando em conjunto é a coisa mais importante a ser considerada, e os recursos de colaboração com controle são simplesmente melhores com o Instagantt.

Dica:

O preço é um recurso importante para muitos. No entanto, considere o preço ao buscar resultados de longo prazo, mas nunca faça dele o fator decisivo para você. Você deve se concentrar no desempenho e nos recursos em vez de economizar algum dinheiro.

Veredicto

Mais de 84% dos funcionários se sentem mais felizes e mais produtivos quando trabalham remotamente. Isso torna o gerenciamento eficiente de projetos e a colaboração muito mais importantes, pois você não pode acompanhar fisicamente todos os funcionários. Uma ferramenta eficiente de gerenciamento de projetos e de acompanhamento do progresso, mesmo quando sua equipe trabalha no local, será uma opção muito melhor.

Portanto, comece a usar o Instagantt gratuitamente e veja como ele beneficia sua equipe.

Resumo

A comparação completa entre Instagantt e Notion torna mais fácil para você escolher a plataforma que funciona perfeitamente para eles. Certifique-se de que você compare os recursos para entender o processo de gerenciamento de projetos oferecido por ambas as plataformas para obter os melhores resultados.