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Quando se trata de manter a sua equipe em contato entre si, você precisa dos melhores aplicativos e sistemas possíveis. Quando todos estão na mesma sala, ou pelo menos no mesmo prédio, esses aplicativos ajudam a promover o excelente trabalho que todos vocês estão fazendo. Eles ajudam você a acompanhar o que todos precisam e como vocês podem ajudar uns aos outros. Eles também permitem que você obtenha ajuda. Mas, na maioria das vezes, eles são uma maneira de tornar as coisas mais convenientes. Afinal de contas, você pode se levantar e verificar as pessoas que compartilham esses aplicativos com você.
Para as equipes que precisam gerenciar equipes que trabalham remotamente, ter os aplicativos certos é crucial para conseguir fazer qualquer coisa. Você quer ter certeza de que está usando todos os melhores aplicativos possíveis porque, se não estiver, pode acabar tendo problemas de comunicação. Você pode ter dificuldades para levar todas as informações mais essenciais às pessoas que precisam delas. Afinal de contas, você não pode se levantar e ir falar com alguém sobre um problema. Seus aplicativos e sistemas precisam funcionar porque são a única coisa que você tem. E isso é algo que nós entendemos. É por isso que criamos uma lista das 12 principais ferramentas de trabalho remoto de 2024.
Como encontramos os sistemas certos
Sabemos que manter contato com a sua equipe é crucial para o seu sucesso e sabemos que há muitas maneiras diferentes de você se comunicar e compartilhar informações. Ter apenas um único aplicativo para enviar e receber e-mails não é mais suficiente. Você precisa de mais do que isso. Você precisa de sistemas que o ajudem a atribuir trabalho, colaborar em projetos, fazer videoconferências, manter-se organizado e muito mais. Mas você também não tem tempo para experimentar e errar nas centenas e milhares de aplicativos diferentes que existem por aí.
Nossa equipe fez a tentativa e erro para você. Analisamos milhares de aplicativos diferentes para eliminar os desnecessários, os inúteis ou os que simplesmente não eram fáceis de usar. Vasculhamos a loja de aplicativos para encontrar aplicativos que sabíamos que facilitariam a sua vida e ajudariam a sua equipe a alcançar o que precisava. No final, reduzimos a lista para 12 aplicativos diferentes que acreditamos que farão com que sua empresa funcione com mais tranquilidade. Cada um deles ajudará você com uma tarefa diferente e permitirá que você mantenha sua equipe trabalhando em conjunto.
Vamos dar uma olhada em alguns dos melhores softwares de trabalho remoto disponíveis, para que você possa selecionar o mais adequado para você e sua equipe:
O Instagantt é um dos melhores softwares de trabalho remoto(software de gráfico de Gantt) do mercado. O Instagantt, uma ferramenta baseada na nuvem, pode oferecer tudo o que você precisa para gerenciar sua equipe e ficar por dentro de tudo o que precisa ser feito. Não importa o tamanho da sua equipe, esse aplicativo permitirá que você crie cronogramas, atribua tarefas, administre cargas de trabalho e muito mais. Ele usa gráficos de Gantt, que podem até ser vinculados à Asana (sobre a qual falaremos daqui a pouco) para que toda a sua equipe esteja na mesma página todos os dias. Seus gráficos podem ser criados de diferentes maneiras, mas não importa como você os crie, você deve ser capaz de acompanhar sua equipe. Isso é possível aqui.
Você pode usar o Instagantt para gerenciar cargas de trabalho, manter sua equipe conectada e fazer videoconferências. O que é ainda melhor é que tudo isso é personalizável, de modo que você pode garantir que a maneira como seus gráficos são configurados funcione para você. Você pode definir marcos e dependências em seus gráficos, criar tarefas e subtarefas e até mesmo arrastar e soltar diferentes atribuições para garantir que tudo se encaixe no lugar certo. O resultado é um gráfico que mantém todos em dia com as tarefas e garante que todos saibam o que precisam fazer a qualquer momento.
Algunsdos excelentes recursos do Instagantt são:
- Linhas do tempo
- Dependências e marcos
- Tarefa e subtarefas
- Arrastar e soltar
- Linhas de base
- Caminho crítico
- Vários projetos e espaços de trabalho
- Diversas opções de exportação: Excel, imagem e PDF
- Opções públicas de compartilhamento de instantâneos
- Opções de colaboração em equipe: notificação e atribuição de tarefas
- Visualização personalizada e campos personalizados
- Opções de cores personalizadas para barras de progresso
- Risco e prioridade
- Custo estimado e real
- Visualização de Gantt e carga de trabalho
O Teamgantt é uma opção muito boa quando se trata de agendamento de projetos, pois permite que os usuários gerenciem seus projetos de forma fácil e visível. Com o TeamGantt, você obtém o básico: tarefas, cronogramas e atribuições de equipe. O que torna o TeamGantt excelente é a compreensão da mentalidade e da filosofia de gerenciamento de projetos, e eles se certificam de aplicá-la ao seu produto. Essa ferramenta oferece uma visão completa de cada projeto, suas tarefas, além de seus prazos e recursos.
Algunsdos recursos do TeamGantt:
-Linhas de base
- Arrastar e soltar
- Visualização de vários projetos em um gráfico de Gantt
- Permissão para convidados
Esse pacote é uma série de vários aplicativos diferentes, e cada um deles ajudará você a ser mais produtivo. Em primeiro lugar, o Google Suite provavelmente é onde você tem seu e-mail no momento. Quase todo mundo tem um endereço do Gmail porque ele é conveniente, gratuito e fácil de usar. Além disso, o G Suite oferece a você o Google Docs, o Google Drive e o Google Agenda. Todos eles juntos ajudam você a ficar por dentro de tudo o que está acontecendo na sua empresa, não importa onde você esteja.
O Google Docs permite que você crie documentos que são compartilhados em tempo real com a sua equipe. Isso permite que todos colaborem em diferentes projetos e apresentem ideias como um grupo. O Google Drive permite fazer upload de arquivos criados em outro lugar para que toda a equipe possa vê-los, ou você pode fazer upload deles em pastas para entregar seu trabalho. Por fim, o Google Calendar permite que você configure reuniões e programações. Você pode até mesmo obter datas e horários diretamente do seu e-mail, para que nunca se esqueça de nada. Tudo isso junto ajuda você a ser mais produtivo e a manter sua equipe em sincronia.
Quando você quiser acompanhar os projetos da sua equipe, a Asana o ajudará a fazer isso. Esse sistema se integra ao Instagantt para garantir que todos estejam na mesma página e que todos estejam cuidando dos projetos que lhes foram atribuídos. Ele é considerado um gerenciador de tarefas e por um bom motivo. Você pode configurar e controlar tudo de um único local e certificar-se de que toda a equipe está de acordo com isso. Tudo o que você precisa fazer é criar os projetos e atribuir as tarefas a cada membro da sua equipe. Depois que eles souberem qual é a tarefa, poderão assumir a responsabilidade por ela e garantir que tudo seja feito corretamente.
A Asana permite que você crie planos em diferentes formatos para torná-los mais fáceis e úteis para você. Ela também permite que você determine diferentes prioridades, defina dependências e mapeie tudo em um processo passo a passo. Você pode ver onde todos estão trabalhando e por quais tarefas cada pessoa é responsável. Você também pode garantir que ninguém da sua equipe fique sobrecarregado com muitas tarefas ao mesmo tempo. E eles sempre podem ver quais tarefas foram atribuídas a eles ou pelo que são responsáveis. Em seguida, podem entrar em contato com a equipe para falar sobre essas atribuições.
Quando você tem uma equipe trabalhando no escritório, todos marcam o ponto de entrada e o ponto de saída. Normalmente, você tem um relógio de ponto centralizado que permite que isso aconteça. Mas quando todos estão trabalhando em casa, isso pode ser mais difícil. Você não quer simplesmente presumir que as pessoas estão trabalhando quando deveriam. Você quer ter certeza de que elas estão fazendo o que devem fazer. É aí que entra o TimeBilling. Esse aplicativo permitirá que você acompanhe o tempo que os membros de sua equipe estão gastando trabalhando em diferentes tarefas em sua empresa.
Esse processo facilita muito a cobrança dos diferentes projetos em que você está trabalhando. Quando você sabe em que a sua equipe está trabalhando e quando está fazendo isso, você sabe como cobrar essas horas. Você sabe qual cliente será responsável por aquele período. Com o TimeBilling, você obtém não apenas o rastreador, mas também pode verificar um calendário para ver como tudo se comporta e pode fazer download de relatórios para que possam ser entregues aos clientes. Além disso, você pode usá-lo em qualquer dispositivo e criar faturas diretamente do aplicativo.
O Trello ganhou popularidade ultimamente como uma forma de manter o controle de todos os seus trabalhos e tarefas. É um aplicativo de produtividade que você pode usar em seu desktop ou dispositivo móvel. Você pode usá-lo como um rastreador individual para acompanhar suas atribuições, ou toda a sua equipe pode usá-lo para atribuir diferentes tarefas a diferentes pessoas da equipe. Ele também é um sistema exclusivo porque é a melhor opção no estilo Kanban. Para aqueles que já conhecem e adoram o Kanban, isso é tudo o que você provavelmente precisa saber. Mas para quem não conhece, é um sistema simples de aprender.
Com esse sistema, você usa cartões que são atribuídos a uma equipe ou a um membro específico da equipe. Quando eles terminam sua parte do trabalho, movem o cartão para uma seção diferente. Em seguida, a equipe ou o membro da equipe é responsável por fazer a parte dele. À medida que o cartão é movido de uma linha para a outra, ele muda de responsabilidade. Mas o próprio cartão permite que todos vejam onde ele está, quem está trabalhando nele ou o que está sendo feito com ele. Você também pode usar o Trello para quantos cartões e quadros quiser, de modo que ele pode ser ampliado para grandes empresas ou pode ser reduzido para funcionar em empresas menores.
Você precisa de uma maneira de compartilhar informações e ideias com a sua equipe? Talvez você e sua equipe (ou pelo menos um subconjunto dela) precisem se comunicar sobre diferentes tarefas ou colaborar em um projeto. Se esse for o caso, o Miro é uma excelente opção para você. Você pode colaborar no Google Docs no G Suite, mas o Miro oferece um estilo mais parecido com o de um quadro branco. Isso pode ser ainda mais fácil de colaborar porque você pode trabalhar tudo nas fases necessárias para ir do início ao fim de uma ideia.
O Miro oferece a você um local para fazer um brainstorming em conjunto e criar ideias diferentes. Em seguida, você pode fazer toda a sua pesquisa e design por meio do sistema. Compartilhar todas as suas informações e colaborar à medida que você avança é muito fácil. O mesmo acontece com a criação de um sistema de fluxo de trabalho que utiliza o Agile, para que a sua equipe saiba o que está acontecendo à medida que você começa a definir os detalhes. Quando estiver um pouco mais adiantado, você também poderá começar a criar estratégias e planejar diferentes etapas da implementação. E, por fim, você pode usar o Miro para a parte de mapeamento para realmente colocar o plano em ação.
Para as empresas que trabalham no setor de software, é fundamental ter um sistema que permita que você se comunique e colabore. Outras ferramentas de colaboração são ótimas, mas você precisa de algo que seja criado para desenvolvedores. O GitHub é exatamente isso. Ele ajuda você a colaborar com outros desenvolvedores por meio da sua empresa, ou você pode até mesmo criar áreas de código aberto para ser criativo. A chave aqui é que ele foi projetado para ser usado para codificação. Isso significa que você tem acesso a todas as diferentes ferramentas necessárias para compartilhar essa codificação, em vez de tentar compartilhá-la em uma plataforma criada para comunicação geral.
Com o GitHub, você pode criar seu software diretamente no aplicativo. Isso torna mais fácil para toda a sua equipe ver o que está acontecendo e participar. Você poderá gerenciar diferentes projetos diretamente desse sistema e poderá compartilhar com outros membros da equipe apenas mencionando-os em qualquer lugar do sistema. Há até mesmo aplicativos e ferramentas adicionais disponíveis que podem facilitar ao máximo todo o processo, desde a comunicação até a criação do software. Você acaba com um código que funciona para você e sua equipe é mantida no circuito para ajudar.
Como designer, você precisa de uma maneira de ser criativo e precisa de uma maneira de transformar esse aspecto criativo em algo físico. É aí que entra o InVision. Com esse aplicativo, você criará todos os aspectos do seu design, desde as primeiras ideias e protótipos. Você pode começar criando ideias em conjunto em um quadro branco semelhante ao Miro, mas terá mais recursos de design do que já tem. Esse sistema foi desenvolvido para pessoas que estão criando produtos reais que um dia serão colocados em uma prateleira e comprados.
Cada membro da sua equipe de design pode trabalhar em suas tarefas e começar a criar suas ideias de protótipo. Eles também podem colaborar em seus projetos e obter o feedback de que precisam para melhorar o que estão fazendo e transformá-lo em um produto real. Você pode coletar diferentes ideias e inspirações por meio de seus quadros e pode apresentar tudo a quem precisar ver. Você pode até mesmo dar a volta por cima e passar o projeto para outra pessoa, para que ela assuma a próxima fase. Com esse sistema, você pode começar com um esboço e transformá-lo em algo real.
Quando se trata de se comunicar com sua equipe, você quer ter certeza de que está fazendo isso da maneira certa, certo? Você pode se comunicar pelo Slack e manter todos atualizados com os recursos de bate-papo ou por e-mail no G Suite. Mas, às vezes, você precisa ter conversas cara a cara. No entanto, isso não significa que você precisa estar fisicamente na mesma sala. Em vez disso, o Zoom permite que você faça videoconferências com outra pessoa ou com grandes grupos de pessoas. Não se trata apenas de uma videoconferência padrão. Você também pode realizar conferências ou reuniões inteiras para toda a equipe.
O Zoom facilita a criação de uma reunião totalmente on-line. Mas o que você faz com essas reuniões depende inteiramente de você. Você pode usar esse sistema para hospedar as chamadas telefônicas que sua equipe precisa fazer para outros membros da equipe ou clientes da sua empresa. Você pode usá-lo para webinars e colaborar com a sua equipe ou para realizar reuniões com diferentes clientes. Você também pode usar os recursos de mensagens para manter contato constante com a sua equipe. No final das contas, esse é um sistema de comunicação que permite que você mantenha contato com todos e com qualquer pessoa.
As equipes remotas podem ser difíceis porque todos estão localizados em lugares diferentes. Se você pegar uma empresa local e decidir transformá-la em uma empresa remota, talvez seja fácil se comunicar com todos porque vocês estão na mesma área pequena. Por outro lado, se você tem uma grande empresa, é provável que seus funcionários estejam espalhados por todo o país. Eles podem até estar espalhados pelo mundo. Isso torna mais difícil comunicar-se com eles e certificar-se de que estejam trabalhando e confortáveis com suas atribuições.
Manter-se atualizado com sua equipe e verificá-la de vez em quando é a melhor maneira de manter todos felizes e bem-sucedidos. É aí que entra o Timezone.io. Esse aplicativo permite que você veja facilmente o fuso horário em que seus diferentes funcionários estão trabalhando. Em seguida, permite que você veja em que horário eles estão trabalhando e como você pode colaborar melhor com eles durante esse período. Dessa forma, vocês dois podem obter a ajuda ou o feedback que estão procurando e não precisam se preocupar em perder conexões devido à diferença de fuso horário.
A última ferramenta que temos para você é o Zapier. Essa ferramenta é única e continuará a se tornar ainda mais essencial para o seu negócio em geral. Isso porque o Zapier tem tudo a ver com a automação de diferentes tarefas que você precisa realizar. Mas também se trata de garantir que você possa usar todos os vários aplicativos que deseja, de forma fácil e coesa. Afinal, com todos esses aplicativos que mencionamos (e os milhares de outros que existem), não é realista supor que todos eles tenham sido criados para interagir, certo? Bem, se não forem, o Zapier pode ajudar você com isso também.
Com esse aplicativo, você só precisa colocar as informações em um local, e o Zapier pode transferi-las conforme necessário. Você pode vincular diferentes aplicativos por meio desse aplicativo e, a partir daí, eles podem compartilhar informações que, de outra forma, não seriam possíveis. Isso facilitará e agilizará o acompanhamento e o controle de diferentes tarefas por todos da sua equipe, sem que você precise alternar entre diferentes aplicativos para fazer isso. Isso acelera os processos e também evita que as coisas fiquem perdidas, o que pode acontecer facilmente se você não tiver o cuidado de gerenciar cada aplicativo com eficiência.
Tempo de conclusão
Os aplicativos têm o objetivo de ajudar a sua equipe a melhorar o fluxo de trabalho e os seus recursos. Ao usar os aplicativos certos, você pode acelerar o tempo necessário para comunicar diferentes pensamentos, ideias e tarefas à sua equipe. Você pode tornar mais fácil para eles acompanharem o que precisam fazer e pode garantir que todos recebam o apoio que procuram ao longo do caminho.
Diferentes ferramentas podem fazer mais sentido para o tipo de negócio em que você atua e outras não. O mais importante é que você as experimente para ver como elas podem ajudar.
No final, você e sua equipe são os únicos que podem decidir quais aplicativos funcionam melhor para você. Afinal, você quer ter certeza de que está criando um sistema coeso que facilitará a vida de vocês.
