O recurso mais precioso de todos é o tempo. Além disso, do ponto de vista organizacional, as equipes de líderes frequentemente têm tempo limitado. Para maximizar sua eficácia, é preciso agendar reuniões de nível executivo (e encaixá-las em suas agendas lotadas), e é nesse ponto que entram as reuniões de nível 10.
A "reunião de nível 10" é frequentemente usada com o Sistema Operacional Empresarial (EOS), uma estrutura para gerenciar empresas que ganhou popularidade como resultado do livro "Traction", de Gino Wickman. Trata-se de uma reunião planejada e extremamente eficaz, criada para promover o alinhamento, resolver problemas e impulsionar a responsabilidade dentro de uma equipe ou organização. Geralmente envolve chefes de departamento ou líderes importantes.
Uma reunião de Nível 10 é uma reunião executiva quinzenal e colaborativa que dura 90 minutos e tem sempre a mesma pauta.
O que você deve saber sobre a reunião de nível 10
O alinhamento, a abertura e a responsabilidade dentro da organização são metas da reunião de Nível 10. As empresas podem melhorar a comunicação, tomar decisões baseadas em dados e avançar em direção a seus objetivos aderindo a uma agenda planejada e abordando preocupações significativas.
O gráfico de Gantt é usado para visualizar os cronogramas do projeto, delineando tarefas, dependências e marcos importantes.
Pontos importantes que você precisa entender sobre a reunião de nível 10
A seguir estão os elementos cruciais que você precisa saber sobre a reunião de nível 10:
Frequência
As reuniões no Nível 10 são normalmente agendadas uma vez por semana. Devido a esse cronograma previsível, a equipe de liderança pode manter uma cadência e um ritmo em seus processos de comunicação e tomada de decisões. As reuniões semanais permitem que a equipe se mantenha informada sobre os acontecimentos, discuta problemas ou dificuldades e faça as modificações necessárias para manter o negócio no rumo certo.
A frequência desempenha um papel importante nas reuniões de nível 10, como, por exemplo, a frequência de reuniões de nível 10:
- Os membros da equipe são responsáveis por seus compromissos e avanços porque ocorrem reuniões regulares. Facilita a conclusão imediata de tarefas e metas ao promover um senso de urgência.
- A reunião de Nível 10 oferece um ambiente especializado para localizar e resolver problemas. As equipes que se reúnem com frequência podem resolver os problemas à medida que eles surgem, evitar que se agravem e manter suas prioridades alinhadas.
- A equipe pode manter o alinhamento com as metas e os objetivos da empresa por meio de reuniões semanais.
- Reuniões regulares incentivam a equipe de liderança a colaborar e a se comunicar de forma eficaz. Isso permite o compartilhamento de informações, opiniões e percepções, melhorando a tomada de decisões e a solução de problemas.
A duração é importante
A duração de uma reunião de Nível 10 é essencial para preservar sua eficácia, foco e eficiência. Ela garante que a equipe cumpra os limites de tempo dos participantes e, ao mesmo tempo, aborde os tópicos relevantes, faça escolhas rápidas e mantenha a responsabilidade. Ela é monitorada pela elaboração de um gráfico de Gant que facilita o gerenciamento do tempo para todos os participantes.
A equipe é incentivada a priorizar e lidar com questões urgentes o mais rápido possível em um curto espaço de tempo. Em vez de adiar decisões cruciais para reuniões posteriores, isso promove um senso de urgência e estimula a tomada de decisões.
O período apertado incentiva a equipe a priorizar e cuidar de questões urgentes o mais rápido possível. Ele promove um senso de urgência e incentiva a tomada de decisões em vez de adiar decisões importantes para sessões posteriores.
Respeita as obrigações de tempo dos participantes, mantendo a reunião breve. Ela reconhece que o tempo de todos é valioso e trabalha para maximizar a eficácia da reunião e, ao mesmo tempo, minimizar a interferência em seus trabalhos regulares.
Observação importante:
Você também pode usar ferramentas como o Instagantt, pois elas podem ajudar a criar um gráfico de Gantt on-line com todos os detalhes de que você precisa
Participantes e suas funções
Os participantes assumem determinadas responsabilidades para garantir reuniões bem-sucedidas e proveitosas. É importante observar que as funções e os títulos específicos podem mudar dependendo da organização e de sua estrutura.
O facilitador preside a reunião, controla o fluxo do tempo e garante que a pauta seja seguida. Ele garante que todos tenham a oportunidade de falar e mantém a reunião dentro do cronograma.
- O proprietário ou o executivo de mais alto escalão da empresa geralmente é o visionário ou o líder. Suas responsabilidades incluem dar orientações, estabelecer a visão e as metas e fazer escolhas táticas.
- O integrador geralmente é responsável pela execução da visão e do plano estabelecidos pelo visionário/líder. Ele apoia o alinhamento da equipe, garante a responsabilidade e supervisiona as operações comerciais diárias.
Os membros da equipe participam das reuniões compartilhando atualizações, descrevendo o progresso, levantando problemas e contribuindo para conversas sobre como resolvê-los.
Os membros da equipe contribuem para as reuniões oferecendo atualizações, descrevendo o progresso, levantando problemas e participando de discussões sobre como resolvê-los.
A agenda é o mais importante
A pauta orienta a reunião, definindo os assuntos e temas a serem abordados de forma organizada. Ela ajuda a manter a organização, a atenção e a eficácia da reunião.
Cada item da pauta da reunião tem um intervalo de tempo de acordo com a pauta. Isso promove um gerenciamento eficiente do tempo e garante que as discussões não se prolonguem.
Uma pauta estabelece uma estrutura clara para a reunião, listando os tópicos que serão abordados e em que ordem. Os participantes podem acompanhar o fluxo da reunião e antecipar sua vez de falar, graças à clareza e à consistência dessa estrutura.
Itens de ação ou escolhas que precisam ser feitas estão frequentemente na agenda. Você designa pessoas específicas com responsabilidade por essas tarefas. Isso incentiva a prestação de contas e garante que as conclusões da reunião sejam colocadas em prática ou acompanhadas.
Os participantes podem usar a agenda como um guia para se preparar para a reunião. Ela permite que eles compilem dados, relatórios ou informações pertinentes aos itens da agenda. A agenda promove a participação ativa e debates informados durante a reunião, fornecendo essas informações com antecedência.
Cartões de pontuação
Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) ou medidas que se alinham às metas estratégicas da organização geralmente compõem os scorecards na Reunião de Nível 10.
- Os scorecards oferecem uma abordagem prática para avaliar a eficácia de várias operações corporativas. Eles se concentram nas medidas mais importantes que mostram o avanço em direção aos objetivos estratégicos e ao sucesso geral dos negócios.
- O uso de scorecards em uma organização ajuda a estabelecer a responsabilidade. Eles oferecem uma base para a avaliação do desempenho individual e da equipe, definindo e monitorando parâmetros essenciais.
Espera-se que os membros da equipe apresentem relatórios sobre seus scorecards individuais na Reunião de Nível 10, fornecendo atualizações, discutindo seu progresso e abordando quaisquer problemas ou obstáculos. Isso incentiva um senso de responsabilidade pelos resultados.
Os scorecards oferecem informações úteis que ajudam a organização a tomar decisões. Eles dão aos executivos a capacidade de avaliar como suas escolhas afetarão indicadores de desempenho importantes e medir a eficiência de vários planos de ação.
Os scorecards garantem a coordenação entre várias divisões e funções organizacionais. As equipes podem ver o desempenho umas das outras durante a Reunião de Nível 10 e compreender como seu trabalho se relaciona com os objetivos gerais da empresa por meio da troca e discussão de scorecards.
Lista de problemas
A lista de questões funciona como um ponto focal para registrar e acompanhar todas as questões e problemas que devem ser resolvidos durante a reunião. Usando um gráfico de Gantt, a equipe pode identificar trabalhos cruciais e classificá-los de acordo com sua importância e urgência.
Os membros da equipe devem registrar quaisquer problemas, desafios ou preocupações que encontrarem durante a semana. Os objetivos da organização, as iniciativas, as tarefas, o pessoal ou qualquer outro componente das operações da empresa podem ser objeto desses problemas.
A equipe avalia o status dos tópicos abordados anteriormente nas Reuniões de Nível 10 subsequentes para acompanhar o progresso e decidir se é necessária uma ação adicional. Quando um problema é resolvido, ele pode ser riscado da lista para mostrar que foi resolvido com sucesso e para abrir espaço para problemas futuros.
A equipe desenvolve um plano de ação após decidir como lidar com cada problema. Esse plano descreve os deveres precisos, as datas de vencimento e outras informações necessárias para executar a solução com êxito. O plano de ação ajuda a medir o progresso e a garantir a responsabilidade.
Discussão e solução de problemas
Abordar os problemas e as dificuldades que a organização está enfrentando é o objetivo da etapa de discussão e solução de problemas em uma reunião de Nível 10. Nessa etapa, os membros da equipe discutem os problemas livremente e colaboram para desenvolver soluções.
- Cada membro da equipe de liderança apresenta suas três principais preocupações ou prioridades no início da reunião. Esses problemas podem ser qualquer coisa que precise de atenção, desde dificuldades operacionais até escolhas estratégicas.
- Depois de listar todos os problemas, a equipe decide qual é a prioridade máxima para discussão. Eles avaliam a importância e a urgência de cada problema antes de decidir quais serão discutidos na reunião.
- O grupo tem conversas abertas sobre as questões escolhidas de forma produtiva.
- Depois que os problemas são discutidos exaustivamente, a equipe se concentra na solução de problemas.
- Depois de resolver os problemas, a equipe identifica ações ou tarefas específicas para implementar as soluções.
Responsabilidade
A responsabilidade da Reunião de Nível 10 incentiva uma cultura de responsabilidade, abertura e ação. Ela garante que as pessoas se dediquem ao seu trabalho, que o progresso seja monitorado e que os problemas sejam resolvidos, fazendo com que a equipe e a organização se aproximem de seus objetivos.
Cada reunião de nível 10 termina com os participantes definindo objetivos específicos, próximas etapas e datas de vencimento para a semana seguinte. Cada membro da equipe se compromete com uma determinada tarefa e é responsável por concluí-la dentro de um período predeterminado.
A Reunião de Nível 10 garante que a responsabilidade seja mantida em toda a organização, abordando os problemas abertamente, designando a responsabilidade por resolvê-los e monitorando seu progresso.
Observações finais:
A reunião de Nível 10 é um tipo específico de reunião EOS que busca melhorar a responsabilidade organizacional, a solução de problemas e a comunicação.
