Tudo o que você precisa saber sobre Agile Meetings

As reuniões ágeis são um dos principais elementos do gerenciamento ágil, pois utilizam os princípios da cooperação eficiente e da tomada rápida de decisões. Reuniões ágeis corretas permitem que a equipe permaneça em um terreno comum e trabalhe para atingir as metas do projeto. Essa equipe inclui o Scrum Master, o Product Owner e a equipe de desenvolvimento, pois é transparente e acompanha o progresso.

Há diferentes tipos de reuniões ágeis, incluindo planejamento de sprint, scrum diário, revisão de sprint e retrospectiva de sprint. Cada reunião ajuda a manter as equipes alinhadas, a reagir prontamente a novas condições e a aplicar avanços constantes e consistentes. Se você trabalha com gerenciamento de projetos, aqui está tudo o que você precisa saber sobre reuniões ágeis.

Principais membros das reuniões ágeis

Toda reunião ágil tem vários membros. Saber quem participará de sua reunião ágil e preparar a pauta de acordo com isso pode tornar suas reuniões mais eficazes. Isso ocorre porque cada um desses membros desempenha funções diferentes. Portanto, aqui você encontrará tudo sobre os principais membros das reuniões ágeis e suas funções.

Equipe de desenvolvimento 

A equipe de desenvolvimento nas reuniões do Agile é composta por especialistas que estão envolvidos no desenvolvimento do produto. É com base nessas entregas que os outros mostram o que foi produzido conforme planejado em cada um dos sprints. Durante as reuniões, suas opiniões são essenciais, pois eles entendem o projeto mais profundamente, o que foi feito, o que pode ser melhorado e os problemas enfrentados.

Scrum Master 

O Scrum Master supervisiona o processo de reunião Agile e garante que nada atrapalhe o fluxo do processo e não seja abordado. Elas são úteis para a equipe, pois essas listas de verificação lembram que as discussões estão dentro da estrutura do sprint atual.

Em contraste com um gerente comum, o Scrum Master incentiva a autonomia das pessoas e a otimização do processo. Sua função é crucial para garantir que as reuniões sejam mais pontuais e, acima de tudo, necessárias para que a equipe se sente para refletir sobre os sucessos e as falhas.

Gerente de projetos 

O gerente de projetos é responsável por gerenciar o andamento de todo o projeto e a relação entre tempo, ativos e extensão. Enquanto as equipes executam as tarefas diariamente, o gerente de projeto continua responsável pelas atividades estratégicas. Nas reuniões, ele se interessa pelo resumo mais amplo, pelo conteúdo e por outras questões.

Essas questões incluem o cronograma de implementação das estratégias de comunicação com outras partes interessadas, em vez das questões de desenvolvimento. Isso significa ser um guardião, de certa forma, em que eles impulsionam o projeto, mas permanecem fiéis aos princípios do Agile.

Proprietário do produto e outras partes interessadas 

O proprietário do produto é responsável pelas necessidades do cliente e pelo backlog do produto. Ele é útil em muitas reuniões, incluindo o planejamento de sprint e a revisão, para garantir que o projeto seja valioso para a equipe.

Algumas outras pessoas podem incluir clientes ou executivos que podem participar das revisões para dar a contribuição de que precisam para verificar se o produto em desenvolvimento atende às suas necessidades comerciais. Eles garantem que o projeto permaneceu dentro do cronograma e está cumprindo o prometido.

Diferentes tipos de reuniões ágeis 

Ao trabalhar com gerenciamento de projetos, você pode trabalhar com 4 tipos diferentes de reuniões ágeis. Cada um desses tipos é ligeiramente diferente em seus objetivos e na forma como é conduzido. Abaixo estão os detalhes sobre os 4 tipos de reuniões ágeis que você precisa conhecer.

Planejamento de Sprint 

O planejamento do sprint concentra-se na definição da meta do projeto a ser alcançada no sprint subsequente. Cada uma das equipes de desenvolvimento, o Scrum Master e o Product Owner negociam as prioridades. Juntos, eles definem os limites de tudo o que pode ser realizado no sprint.

É responsabilidade do proprietário do produto refinar o backlog do produto e as atividades para estimar os esforços envolvidos são realizadas pela equipe. Essa é a reunião que deixa todos cientes do foco e das metas do sprint antes de começar a trabalhar nele.

Stand-up diário 

O stand-up que é realizado todos os dias é breve e leva apenas quinze minutos. Cada membro da equipe deve relatar brevemente o que foi feito, o que deve ser feito hoje e os problemas que encontrou. O Scrum Master garante que eles sejam atendidos caso tenham algum problema.

Essa reunião é eficaz para manter a equipe na mesma página e garante que haja pelo menos uma troca de comunicação por dia e que todos os problemas sejam resolvidos na hora. Dessa forma, é possível evitar que a equipe se desvie de uma direção escolhida durante um único sprint por meio de discussões mais longas.

Revisão do Sprint 

A revisão do sprint é um processo que ocorre no final de cada sprint escolhido. As partes interessadas são informadas sobre a progressão do trabalho realizado pela equipe de desenvolvimento. O proprietário do produto verifica se o resultado fornece a meta ou simplesmente atende às expectativas.

Os leitores fazem comentários e falam sobre possíveis alterações. Com essa reunião, você garante que as empresas possam avaliar o progresso que foi feito graças à transparência.

Retrospectiva do Sprint 

A retrospectiva do Sprint tem tudo a ver com o processo da equipe. O Scrum Master modera essa reunião no final de um sprint. Os membros da equipe podem pensar em termos de sucesso e fracasso.

Depois de concluírem o sprint atual, eles conversam sobre como se preparar para o próximo. Essa reunião garante que haja um aprimoramento constante da perspectiva e torna a equipe mais eficaz na solução de problemas futuros. 

Como tornar suas reuniões ágeis mais eficazes? 

O uso de gráficos de Gantt pode ser uma maneira eficaz de aprimorar suas tarefas de gerenciamento de projetos. No entanto, ao conduzir reuniões Agile, você precisa se certificar de que cada passo seja dado corretamente. Bem, as dicas de especialistas discutidas abaixo podem ajudar você a tomar as decisões certas para conduzir reuniões Agile eficazes:

Mantenha as reuniões ágeis curtas e focadas  

As reuniões ágeis devem ser curtas para que os participantes possam se concentrar e trabalhar com eficiência. Não se desvie e mantenha-se no objetivo do cronograma e conclua apenas as tarefas necessárias. Dessa forma, reuniões curtas também contribuem para minimizar o tempo de tomada de decisões.

Prepare-se para a reunião com o backlog  

O gerente de projeto deve acompanhar o progresso do backlog do produto antes de prosseguir com a reunião. Isso também permite que a equipe considere várias prioridades e a melhor forma de organizar o trabalho. Um backlog preparado resulta em reuniões mais eficientes e em uma melhor compreensão do que precisa ser feito em seguida.

Defina a agenda da reunião para ter clareza sobre os objetivos  

É necessário definir uma pauta para controlar o fluxo da reunião. Isso é benéfico, pois não permite a formação de um comitê geral com pessoas discutindo tudo o que está no escopo do projeto. Portanto, ela mantém as pessoas informadas sobre qual deve ser o objetivo da reunião.

Trabalhar para atingir o objetivo principal da reunião  

Mantenha a discussão especificamente relevante para o objetivo da reunião. Para planejar, revisar ou resolver alguns problemas, mantenha o objetivo. Isso também significa que as reuniões são utilizadas para liderar mudanças, para avançar o curso das ações.

Ofereça feedback frequente  

Certifique-se de que você dê feedback frequente durante a reunião como gerente de projeto. É útil que você revise os itens destacados para discussão adicional e posterior retificação. Os membros da equipe se sentem à vontade para compartilhar quaisquer problemas que a equipe enfrente e isso ajuda a se adaptar rapidamente às condições.

Ouça a equipe para obter suas percepções  

Ensine todos os membros da equipe a expressar ideias e/ou dúvidas. Para obter soluções úteis, ouvir o que eles têm a dizer é muito útil, pois ajuda a incentivar todos a trabalharem em equipe. Isso garante que todos tenham a mesma voz ouvida e considerada.

Termine esclarecendo dúvidas e fazendo um resumo

Faça um resumo das ações e decisões na fase final da reunião e responda às perguntas que possam ter ficado sem resposta. Isso ajuda a garantir que todas as pessoas entendam o que deve ser feito em seguida e ajuda a evitar confusão mais tarde.

Ao implementar esses pontos, qualquer gerente de projeto pode tornar suas reuniões ágeis mais eficazes.

Conclusão 

 O uso de reuniões ágeis como método é muito difundido no mundo moderno do gerenciamento de projetos devido às oportunidades de aplicar a flexibilidade e de trabalhar em equipe. Todas as reuniões do Agile não têm uma estrutura rígida. No entanto, às vezes é útil seguir um gráfico de Gantt, como em um projeto tradicional.

Dessa forma, as reuniões são curtas e diretas e, ao conduzi-las, os gerentes de projeto garantem a produtividade. O feedback sobre os problemas e a abordagem deles, bem como as pautas claras, levam à sua resolução e, portanto, ao avanço do projeto. De fato, reuniões bem-sucedidas para as equipes podem resultar em eficiência e fluxos ideais nos projetos.