A estratégia Big Rocks é uma maneira simples e eficiente de realizar as coisas. Ela leva você a fazer o que importa, longe de distrações e esforços desperdiçados. Entretanto, no gerenciamento de projetos, a priorização é necessária para que você conclua os projetos no prazo e cumpra os objetivos.
A estratégia Big Rocks é completa, com ferramentas como gráficos de Gantt para que você possa visualizar melhor os cronogramas e as dependências. Neste guia, explicaremos a estratégia e demonstraremos como você pode aplicá-la para simplificar o gerenciamento de projetos e aumentar a produtividade.
Qual é a estratégia das grandes rochas?
A estratégia Big Rocks é uma técnica de gerenciamento de tempo para priorizar as tarefas mais importantes. Uma pedra grande é sua meta mais importante ou prioritária. Veja como funciona:
Pense em pedras grandes, seixos pequenos e potes cheios de areia.
Seu tempo é o pote, suas prioridades essenciais são as pedras grandes.
As pedras grandes não caberão se você não as colocar primeiro e, se você não as colocar primeiro, as tarefas menores e menos importantes encherão o pote.
A estratégia Big Rocks no gerenciamento de projetos garante que as principais atividades sejam realizadas antes de outras atividades. Isso garante que não ocorram atrasos e que os projetos não se desviem de seus objetivos.
Por que a estratégia Big Rocks é importante no gerenciamento de projetos
Essa estratégia cria um fluxo simples de tarefas ao gerenciar as coisas com base na prioridade. A simples mudança que ela traz pode ser significativamente eficaz, conforme explicado nos motivos abaixo:
Garante a priorização de tarefas
A estratégia garante que você se concentre primeiro nas tarefas de alto impacto. Com essa abordagem, você não desperdiça energia em atividades pequenas ou sem importância.
Reduz a procrastinação
Para as equipes, ao se concentrarem nas "grandes pedras" dos principais resultados, elas permanecem motivadas a fazer seu trabalho. Isso reduz a procrastinação em marcos críticos.
Ele funciona como um complemento para ferramentas como gráficos de Gantt.
Os recursos visuais são mostrados em gráficos de Gantt de cronogramas, dependências e prazos. Usando esses gráficos juntamente com a estratégia Big Rocks, essas prioridades são agendadas primeiro com base em sua prioridade relativa e concluídas no prazo.
Etapa 1: Identifique suas grandes pedras
Independentemente de você optar por usar a estratégia ou não, primeiro decida e identifique suas "grandes pedras". As tarefas que produzirão o maior impacto são essas. Exemplos de Big Rocks no gerenciamento de projetos:
Como levar uma proposta de projeto até o prazo final.
O gráfico de Gantt de um projeto crítico está chegando ao fim.
Apresentação de uma parte interessada ou para aprovação.
Trabalhe em conjunto para chegar a essas tarefas e use algo como sessões de brainstorming ou discussões em equipe para fazer isso. Defina o que deve ser uma grande pedra com base em metas que se encaixem bem com outras partes do projeto maior.
Etapa 2: Programe primeiro as pedras grandes
Depois que você definir as tarefas mais importantes, coloque-as em seu calendário. Aqui estão algumas de nossas dicas de especialistas para você programar o Big Rocks:
Dedique blocos de tempo para tarefas importantes.
Mapeie as dependências usando ferramentas de gerenciamento de projetos, como gráficos de Gantt e outros, para garantir que os prazos não ultrapassem a realidade.
Não sobrecarregue sua agenda com muitas tarefas ao mesmo tempo.
Os gráficos de Gantt ajudam você a planejar quando deve atacar cada grande rocha para gerenciar melhor o tempo. Eles também permitem que as equipes alterem os cronogramas com base nas mudanças de prioridades.
Etapa 3: Gerenciar seixos e areia
Tarefas e distrações menos importantes, coisas que preenchem seu dia, você pega seixos e areia. Elas devem ser gerenciadas de forma eficaz para que suas grandes pedras continuem a receber o tempo e o foco de que precisam para sobreviver.
Delegar tarefas
Os membros da equipe geralmente são capazes de lidar com tarefas menores e menos críticas. Isso permite que você libere uma cópia para dar uma olhada em metas mais importantes ou se dedicar a mais detalhes. Por outro lado, você se certifica de que os membros da equipe recebam os recursos necessários para concluir as tarefas delegadas.
Tarefas em lote em conjunto
Agrupe as tarefas em lotes e lide com elas em um período definido. Digamos que você agende todas as respostas de e-mail ou atualizações administrativas, por exemplo, em uma hora dedicada. Isso ajuda a não desperdiçar tempo com pequenas tarefas se você continuar a criar seu fluxo de trabalho.
Reduza as atividades que consomem muito tempo
Encontre distrações ou tarefas redundantes que não levem a seus objetivos. As variáveis podem incluir sessões de reuniões desnecessárias, mais mídias sociais, processos de relatórios adicionais ou coisas do gênero. Com isso, você pode dedicar seu tempo ao trabalho factível. O gerenciamento proativo de seixos e areia evita que você gaste um tempo valioso com as pedras grandes.
Etapa 4: Acompanhe o progresso regularmente
O acompanhamento do progresso garante que os big rocks estejam dentro do cronograma e que sejam feitos ajustes proativos. Abaixo estão algumas técnicas para você acompanhar o Big Rocks
Utilize gráficos de Gantt para acompanhar os cronogramas e detectar atrasos.
Suas pedras grandes são aprovadas nas avaliações semanais e parecem estar progredindo bem conforme o planejado?
Assim que receber algo inesperado, você deve ajustar sua programação para acomodar os obstáculos.
Funciona para os gerentes de projeto, pois eles acompanham as atividades regularmente para que as prioridades permaneçam claras e realizáveis. Ele também ajuda no gerenciamento da responsabilidade da equipe.
Etapa 5: Combinar gráficos de Gantt com a estratégia Big Rocks
É prático integrar o gráfico de Gantt com a estratégia Big Rocks para gerenciar fluxos de trabalho. O que eles são: Alinhamento visual de prioridades e cronogramas para dar a você um caminho para chegar lá.
Mapeie as linhas do tempo de Big Rock
Atribuir tarefas importantes a cronogramas específicos com um gráfico de Gantt. Um exemplo disso é pegar uma tarefa "grande", como um processo de campanha de marketing, e dividi-la em subtarefas com prazos definidos. Dessa forma, as equipes permanecem no caminho certo com suas datas de entrega.
Definir dependências
Outras tarefas exigem que essas outras tarefas sejam feitas primeiro. Os gráficos de Gantt permitem que você defina essas dependências, de modo a saber quais tarefas menores você precisa concluir primeiro antes de enfrentar as maiores. Isso ajuda a eliminar gargalos e determina melhor o fluxo de trabalho.
Faça a alocação de recursos de forma eficaz
Muitas vezes, você precisa de muita mão de obra ou mesmo de ferramentas ou de muito tempo para obter uma grande rocha. Os gráficos de Gantt são a forma pela qual você pode ver visualmente a alocação de recursos e quando há uma sobreposição ou não há recursos suficientes. Por exemplo, você pode definir a disponibilidade para outras tarefas ao determinar um designer específico para um projeto de alta prioridade.
Isso simplifica a execução da estratégia Big Rocks com gráficos de Gantt, pois ajuda a visualizar a priorização de tarefas e o gerenciamento de recursos.
Etapa 6: Revisar e refletir
Analise regularmente seu progresso para que ele se torne uma estratégia de autoaprendizagem. Use as etapas a seguir para analisar o progresso.
Descubra quais são as grandes pedras que você conseguiu fazer e por quê.
Você analisa atrasos e prazos perdidos em áreas de melhoria.
Receba o feedback da equipe para entender os problemas e as soluções.
Isso permite que você combine esses insights com gráficos de Gantt atualizados em um processo de refinamento da estratégia de gerenciamento de projetos ao longo do tempo. Isso significa que a priorização de tarefas e a melhoria da eficiência estão sendo feitas continuamente para que você obtenha um resultado melhor.
Desafios de Big Rock
Ao implementar essa estratégia, você pode se deparar com vários desafios, inclusive:
Sobrecarregar sua agenda
Você pode ficar sobrecarregado se programar muitas tarefas grandes por equipe. A priorização de tarefas de forma realista mantém você longe disso.
Ignorando dependências de tarefas
Certas tarefas grandes precisam depender de tarefas menores para serem as primeiras. O gráfico de Gantt ajuda a identificar e a tornar as dependências facilmente gerenciáveis.
Falha no acompanhamento do progresso
É muito fácil perder o foco sem um acompanhamento regular. Faça com que você não julgue o acompanhamento e o progresso.
Práticas recomendadas para a implementação da estratégia Big Rocks.
Para maximizar os benefícios da estratégia Big Rocks, siga estas práticas recomendadas:
Comece com prioridades claras
Certifique-se de que sua equipe saiba quais são as grandes rochas e por que é importante que você as tenha incluído nesse calendário. Você define essas prioridades com a ajuda de ferramentas de brainstorming.
O agendamento deve ser feito usando gráficos de Gantt.
Desenhe cronogramas e dependências na forma de gráficos de Gantt. Isso significa que as tarefas serão processadas em uma ordem adequada.
Alinhar-se com as metas da equipe
Certifique-se de que as grandes pedras trabalhem de acordo com os objetivos gerais do projeto. Se as prioridades não estiverem alinhadas, o esforço que você fizer será desperdiçado.
Mantenha-se flexível
De preferência, esteja pronto para alterar sua programação se surgirem prioridades. Atualize as linhas do tempo dinamicamente com o uso de gráficos de Gantt.
Conclusão
A estratégia Big Rocks é uma maneira excepcionalmente poderosa de priorizar as tarefas de trabalho e tornar-se mais produtivo. O principal motivo pelo qual as equipes levam mais tempo para concluir o projeto é que elas se concentram em tarefas menos significativas, nas quais costumam perder muito tempo. A estratégia Big Rocks é mais impactante quando combinada com ferramentas como os gráficos de Gantt.
O mapeamento de dependências, a visualização de cronogramas e o acompanhamento do progresso são partes essenciais dessa abordagem e, portanto, os gráficos de Gantt são essenciais. Para implementar a estratégia Big Rocks, precisamos de disciplina, planejamento e reflexão constante. Aplicada de forma consistente, ela pode ajudar você a se antecipar aos prazos e, ao mesmo tempo, obter sucesso a longo prazo.
