RFQs explicados: Como escrever uma solicitação de cotação para negócios?

Para isso, você deve considerar as RFQs explicadas: Como redigir uma solicitação de cotação devem ser levados em consideração para que você possa participar de uma licitação eficaz e encontrar o melhor fornecedor para a sua empresa.

O que são RFQs?

RFQ é a solicitação de cotações que você está procurando para obter qualquer serviço ou produto para a sua empresa. As RFQs ajudam as empresas a encontrar os melhores fornecedores, compartilhando suas necessidades por meio de um documento. Por meio das RFQs, você pode até mesmo descobrir novos fornecedores do mercado com novas habilidades ou produtos de que sua empresa possa precisar.

Depois de selecionar o fornecedor, você pode enviar a ele os documentos chamados RFQs, com todas as informações sobre o projeto, como necessidades, cronograma, qualidade, local de trabalho, preço e duração do contrato. Portanto, as RFQs ajudam você a encontrar um fornecedor em potencial para sua empresa nesse meio tempo.

Quando devemos usar RFQs?

Como vendedores e compradores dependem um do outro, eles precisam satisfazer as necessidades um do outro. Às vezes, o comprador e o vendedor já trabalharam antes e, às vezes, essa é uma experiência nova. Se já tiverem trabalhado antes, você só enviará RFQs para esclarecer os requisitos do projeto.

Se você não conhece a empresa que está procurando por produtos ou serviços, deve procurar a RFI antes de trabalhar nas RFQs. Isso ajudará você a reunir informações sobre os produtos ou serviços da empresa.

De quantas maneiras podemos formular a solicitação de cotação?

Para apresentar uma solicitação de cotação aos fornecedores, você pode analisar quatro tipos diferentes de solicitações de cotação depois de conhecer seus aspectos úteis e obscuros. Portanto, aqui estão quatro tipos diferentes de formulação de solicitações de cotação.

1. Licitação aberta

Na licitação aberta, tudo fica visível para todos. Cada vendedor ou fornecedor pode ver o que os outros estão oferecendo e a que preço. Nesse tipo de licitação, o vendedor pode alterar as ofertas até o final do prazo.

Como na licitação aberta, os fornecedores podem ver os preços dos lances de outros fornecedores e isso também pode incentivar os novos fornecedores. Mas, infelizmente, essa licitação aberta com preços pode também ser um problema para o comprador se os fornecedores começarem a fixar preços. Torna-se um desafio para o comprador escolher um fornecedor de acordo com seu orçamento.

2. Lances selados

Na licitação selada, as ofertas dos vendedores não são visíveis para todos. O comprador abre as solicitações após o término do prazo e lê as ofertas. É quando você atinge a data de vencimento e recebe várias ofertas.

 Isso é útil para o comprador, pois permite a transparência por meio da oferta do fornecedor, e o comprador pode selecionar a melhor opção correspondente. Você evitará fraudes e desperdício de tempo, mas poderá perder a motivação de novos vendedores, pois eles não poderão conhecer suas necessidades e experimentar a licitação de algumas empresas fornecedoras antigas.

3. Leilão reverso

Um leilão reverso é baseado nos requisitos de preços. Nesse tipo de licitação, os vendedores oferecem apenas seus preços mais baixos e, automaticamente, por meio da Internet, o fornecedor que oferecer o menor preço vence o projeto. Sem dúvida, você leva muito pouco tempo para obter a oferta de preço mais baixo, mas todas as outras considerações importantes são negligenciadas, exceto o preço. 

4. Proposta convidada

Uma licitação convidada é limitada pelo fornecedor, pois o comprador envia RFQs para os fornecedores com os quais já trabalhou anteriormente. Nesse tipo de licitação, somente os vendedores mais antigos terão a oportunidade de fazer sua oferta. Ela pode ser aberta ou lacrada.

Explicação das etapas incluídas nas RFQs: Como escrever uma solicitação de cotação

O entendimento completo da solicitação de cotação ajudará você a gerar cotações que serão lucrativas para os fornecedores e que poderão ser administradas pelo seu orçamento. Abaixo estão as etapas que você precisa seguir.

Examine as necessidades da empresa e explique-as claramente

Como você está procurando serviços ou produtos para atender às necessidades da empresa, é preciso descobrir as necessidades. As necessidades devem ser relevantes para o produto e os serviços, pois você informará essas necessidades ao fornecedor. Portanto, você precisa ser claro e transparente nessa parte.

Faça uma breve introdução sobre sua empresa.

Ao escrever uma solicitação de cotação, você deve informar ao fornecedor sobre a sua empresa, mencionando seu nome, visão, especialidades e requisitos. Isso ajudaria os novos vendedores ou fornecedores a entender sua empresa e a tomar uma decisão rapidamente.

Você deve mencionar claramente como você e sua equipe estão trabalhando e quais desafios estão por vir. Isso explicará ao fornecedor que tipo de ajuda você está procurando.

Descreva claramente os produtos ou serviços que você está procurando

Aqui, você precisa falar sobre o tipo de produto ou serviço que está procurando. Quando você estiver redigindo RFQs, o requisito do produto ou serviço deve ser muito claro para que os fornecedores atendam aos seus critérios de elegibilidade antes de fazer a licitação.

Você precisa explicar a quantidade do produto ou a natureza e a duração dos serviços de que precisa. Se o vendedor ou fornecedor se enquadrar nos critérios de elegibilidade que você mencionou nas RFQs. Ele poderá responder a você com a oferta.

Defina um cronograma para a coleta de respostas

Você não pode abrir todas as propostas o tempo todo, pois a empresa precisa iniciar o projeto no prazo. Portanto, você precisa definir um cronograma ou prazo para que o fornecedor responda à sua cotação. Isso também ajuda você a manter o cronograma para obter serviços ou produtos eficientes para a sua empresa.

Explique claramente os termos e requisitos que seus fornecedores precisam conhecer.

Ao redigir RFQs, você deve desenvolver uma lista de termos e requisitos do projeto. Isso esclarecerá os fornecedores para que entendam o que você quer deles e em quais condições. Nesta seção, você definirá claramente os objetivos e critérios para os fornecedores.

Você também deve descrever como avaliará os vendedores ou fornecedores para verificar se eles são elegíveis ou não.

Agora, solicite a cotação usando modelos.

Você pode usar diferentes modelos para desenvolver e organizar RFQs autorizadas e compreensíveis. Você deve incluir o nome da empresa, a descrição, a declaração de missão, as informações do projeto, os termos e condições, as considerações para os fornecedores e os prazos. Ele explicará um resumo de sua solicitação de cotação que o vendedor poderá ler e entender facilmente.

Receber respostas dos fornecedores

Quando você redigir corretamente uma RFQ, começará a receber respostas de diferentes fornecedores, dependendo do tipo de licitação que tiver selecionado.

Selecione o melhor fornecedor para o seu projeto

Elabore uma lista de fornecedores que você considere adequados aos requisitos de seus projetos. Você pode comparar preços, cronograma, quantidade, qualidade, disponibilidade e muitos outros fatores importantes de acordo com a natureza do seu projeto. Contrate os fornecedores escolhidos e envie uma nota de agradecimento aos fornecedores que você está rejeitando, não importa o motivo da rejeição.

Assinar o contrato e encerrar o processo de licitação

Então, você selecionou o melhor fornecedor compatível com o seu projeto. Agora é hora de você ter uma reunião, seja ela presencial, visual ou por áudio. Na reunião, você decidirá a duração do trabalho com eles e informará claramente os termos e condições.

Normalmente, é elaborado um contrato por escrito com todos os requisitos para os serviços ou produtos do projeto. Isso ajudará você a manter os fornecedores no caminho certo e a lidar com os problemas legalmente, caso surjam. Você não será culpado se encontrar alguma objeção contra quaisquer termos e políticas da empresa.

Quais são os elementos importantes que uma solicitação de cotação perfeita deve ter?

Ao procurar por RFQs explicadas: Como escrever uma solicitação de cotação, você deve conhecer os elementos importantes das RFQs. A seguir, você encontrará os elementos importantes que devem ser considerados antes de enviá-los aos fornecedores.

- Um convite de licitação aberto e claro, juntamente com um resumo distinto

- Documentar a visão geral da empresa para que o vendedor possa reconhecer sua necessidade

- Definir critérios para fornecedores

- Termos e condições claros sobre o projeto

- Seja bem claro quanto aos depósitos de dinheiro de garantia para o projeto

- Gerencie a precificação de propostas para identificar a melhor

- A linha do tempo deve ser incluída seguindo o prazo

- Identifique claramente os detalhes de contato do fornecedor

Conclusão

Para as empresas, é necessário procurar a maneira adequada de encontrar fornecedores competentes para a sua empresa, e você pode encontrá-los facilmente entendendo o que são RFQs explicados: Como escrever uma solicitação de cotação e escrever uma cotação eficaz dentro do prazo.