O que é um gerente de programa
Atualmente, você tem um gerente de programa em sua empresa? Talvez você esteja pensando, é claro que tenho, mas na minha empresa chamamos de gerente de projeto. Os dois são muito diferentes e é importante entender como você pode usar cada um deles em sua empresa. Um gerente de projeto é responsável por necessidades ou projetos específicos e de curto prazo. Um gerente de programa, entretanto, é responsável por cuidar de um programa, que geralmente é um agrupamento de diferentes projetos que trabalham juntos para criar um todo maior. Isso significa que, se você estiver utilizando apenas gerentes de projeto, estará perdendo uma parte vital da sua equipe.
Compreensão de projetos:
Então, o que exatamente é um projeto? Um projeto é uma pequena tarefa que precisa ser executada, geralmente como um evento único. Por exemplo, se você estivesse construindo uma casa, um projeto seria a instalação da parte elétrica. Ele tem limites de custos, recursos, tempo e orçamento. Geralmente, há um prazo para a conclusão do projeto e há metas gerais que precisam ser atingidas para que você seja bem-sucedido. Mas esse tipo de trabalho tem um escopo menor. Portanto, assim como a parte elétrica, é apenas uma peça do quebra-cabeça da construção da casa.
A ideia aqui é que você se concentre no curto prazo e, especificamente, nos resultados. As tarefas que estão sendo concluídas geralmente são muito técnicas e bastante específicas. De modo geral, o sucesso ou o fracasso de um projeto é medido com base na qualidade do produto, bem como se ele foi concluído em tempo hábil, se seguiu o orçamento e se cumpriu as regras, bem como se atendeu aos requisitos ou às expectativas do cliente. Esses projetos são apenas pequenas peças de um quebra-cabeça maior que precisa ser concluído, em vez de serem um quebra-cabeça completo por si só.
O que é um gerente de projeto?
Agora, um gerente de projeto, por outro lado, é responsável por cuidar dos projetos individuais dentro do programa geral. Ele tem uma área menor pela qual é responsável, mas, dentro dessa área, é ele quem supervisiona toda a equipe e se certifica de que tudo está acontecendo corretamente. Também são eles que se reportam ao gerente do programa. Dentro do projeto, é a eles que a equipe se reporta ou faz perguntas. São mais pessoas táticas dentro do processo porque precisam manter tudo funcionando sem problemas.
Algumas das tarefas de um gerente de projeto podem incluir:
- Cumprimento de prazos
- Manter-se dentro do orçamento pré-estabelecido
- Delegar tarefas aos membros da equipe
- Conclusão de tarefas de entrega
- Coordenação de tempo e recursos
- Reportando-se ao gerente do programa
- Organizar a equipe como um todo
- Estimativas de custos e projetos de orçamento
- Trabalhar com os clientes para garantir o escopo do projeto
- Monitorar o progresso da equipe
- Responder a perguntas e preocupações dos membros da equipe
- Desenvolvimento de tarefas e cronogramas
- Gerenciar o risco geral do projeto
- Gerenciar e atualizar relatórios e documentação
- Esclarecer o escopo e o plano do projeto
- Desenvolver políticas e procedimentos para atingir os objetivos gerais
Os gerentes de projeto devem ser ótimos em se comunicar com os outros e devem ser líderes fortes. Além disso, eles devem ser adaptáveis, analíticos, decisivos, estratégicos e dispostos a assumir responsabilidades. Esses indivíduos precisam assumir riscos e precisam ser capazes de realizar várias tarefas e de se comunicar por escrito e oralmente. Eles precisam saber como delegar tarefas e, embora precisem de um conhecimento prático em seu campo, eles atribuem tarefas principalmente a outras pessoas, em vez de executarem a maioria dessas tarefas por si mesmos. Como resultado, esses indivíduos precisam ser capazes de reconhecer talentos e utilizá-los bem.
Um gerente de projetos eficaz é um pensador crítico, capaz de prestar muita atenção aos detalhes e gerenciar o tempo com eficiência. Ele deve ser capaz de negociar, tomar decisões excelentes mesmo sob pressão e deve ser automotivado. A maioria dos gerentes de projeto tem diploma de bacharel em administração de empresas; no entanto, há outras maneiras de entrar na área. Você também pode obter certificações para demonstrar ainda mais as habilidades de uma pessoa, embora elas também não sejam necessárias em todas as situações. Se você estiver interessado, a PMP é uma das formas mais populares de certificação que você pode obter.
Em geral, os gerentes de projeto ganham entre US$ 50.000 e US$ 100.000 por ano como salário. As taxas variam de acordo com o local onde você mora (aqueles que trabalham em cidades maiores tendem a ganhar mais do que aqueles que vivem em áreas menores) e também com o campo específico em que trabalham. Os gerentes de projeto em TI tendem a ganhar mais do que aqueles que trabalham em qualquer outro campo. Além disso, aqueles que são considerados gerentes de projeto especializados (como TI versus gerente de projeto geral) tendem a ganhar mais. A média para esse cargo nos Estados Unidos é de aproximadamente US$ 75.000.
Entendendo os programas
Do outro lado estão os programas. Se voltarmos à ideia de construir uma casa, o programa seria a totalidade do empreendimento. Ele seria a construção da casa. Cada aspecto da casa que precisa ser concluído seria mais projetos. Isso significa que o programa é uma série de projetos, todos agrupados para atingir um objetivo, uma casa concluída. Com um programa, você terá benefícios e crescimento com o resultado, em vez de apenas uma pequena peça do quebra-cabeça, você terá um quebra-cabeça completo.
A ideia aqui é concentrar-se no longo prazo e, mais especificamente, nos benefícios que serão alcançados quando tudo estiver concluído. As tarefas que estão sendo executadas são bastante estratégicas e geralmente são relativamente abrangentes. A meta é o resultado e o sucesso ou fracasso será medido com base no fato de as necessidades e os benefícios a serem alcançados terem sido atingidos. Todos os projetos menores serão reunidos para criar esse programa completo e, sem todos os projetos concluídos adequadamente, o programa não será um sucesso.
O que é um gerente de programa?
Vamos nos aprofundar um pouco mais no que significa ser um gerente de programa. Um gerente de programa é responsável por entender o programa completo no qual a empresa está trabalhando e como ele afetará a empresa como um todo. Ele é responsável por reconhecer e avaliar todos os projetos que precisam ser realizados para que esse programa abrangente seja concluído. Como resultado, é a eles que os gerentes de projeto devem recorrer para obter assistência ou apresentar relatórios. A partir daí, eles podem se certificar de que cada projeto está sendo realizado adequadamente.
Algumas das tarefas de um gerente de programa podem incluir:
- Alistamento de equipes
- Implementação de estratégias
- Medindo o ROI
- Supervisionar a colaboração entre as equipes de projeto
- Definição de métricas de sucesso
- Avaliação de métricas de sucesso
- Coordenar e acompanhar o andamento dos projetos
- Analisar políticas, metas e objetivos do programa
- Fazer a ligação entre diferentes líderes de projeto
- Avaliar o sucesso geral do programa e do projeto
- Desenvolver estratégias para o avanço contínuo do programa
- Definição de métricas de sucesso
Os gerentes de programas precisam ser líderes fortes, pois serão responsáveis pelos gerentes de projetos e, por extensão, pelas equipes das quais esses gerentes de projetos são responsáveis. Eles precisam ser excelentes negociadores e precisam ser capazes de pensar criticamente, bem como de se comunicar com firmeza. Os gerentes de programas serão responsáveis pela comunicação verbal e escrita e devem ser capazes de interagir com pessoas de todos os níveis da organização. Da mesma forma, eles devem ser capazes de treinar todos os membros de sua equipe de todos os níveis da organização, oferecendo reforço positivo a cada passo do caminho.
Na maioria dos casos, é preciso ter senso de humor para conseguir superar todo o trabalho árduo e a coordenação necessários para executar um programa de forma eficaz. O gerente de programas também é responsável por uma grande quantidade de planejamento e delegação, o que significa que ele deve ser capaz de realizar cada uma dessas tarefas de forma justa e equitativa. Na maioria dos casos, esses indivíduos são formados em administração de empresas ou podem ter certificações e treinamento avançado que os preparam para esse tipo de função de liderança.
Os gerentes de programas tendem a receber salários entre US$ 80.000 e US$ 125.000 por ano. Esse salário é mais alto em cidades maiores e mais baixo em mercados menores, onde os gerentes de programas podem estar trabalhando para empresas menores. Ele também varia de acordo com a descrição e o título do projeto. Por exemplo, um gerente de programa geral ganha mais perto do limite inferior dessa faixa, enquanto os gerentes de programa técnicos ou de TI ganham mais do que o limite superior dessa faixa salarial. Em geral, a média salarial dos gerentes de programas nos Estados Unidos é de aproximadamente US$ 87.000 por ano.
Como eles são semelhantes
Agora, apesar de todas as formas como trabalham em áreas diferentes, os gerentes de projeto e os gerentes de programa são muito parecidos no geral. Em geral, um gerente de programa executa as tarefas que um gerente de projeto executa, mas em uma escala maior. Ele se certifica de que os gerentes de projeto estão realizando suas tarefas da mesma forma que um gerente de projeto se certifica de que os membros da equipe estão realizando suas tarefas. É um processo que permite que todos saibam o que estão fazendo e que tenham o apoio certo para seus projetos durante todo o processo.
As habilidades que essas duas funções exigem também são bastante semelhantes. Ambos os gerentes precisam ser líderes fortes e precisam ser capazes de se comunicar com pessoas de diferentes níveis dentro da organização. Ambos precisam ser capazes de fazer planos e delegar tarefas e ambos precisam ser capazes de pensar criticamente e realizar negociações. Em muitos aspectos, esses indivíduos serão bastante semelhantes, com a principal diferença sendo simplesmente o escopo das tarefas que executam, e não tanto as tarefas em si. Ambos exigirão uma boa quantidade de treinamento e experiência para que você possa executá-los adequadamente.
No final das contas, tanto os gerentes de projeto quanto os gerentes de programa precisarão de algumas ferramentas importantes. Por serem responsáveis por tantas tarefas diferentes e gerenciarem tantas pessoas diferentes, eles precisam de maneiras melhores de manter o controle do que simplesmente lembrar de tudo. Eles precisam de maneiras de monitorar o progresso de diferentes aspectos do projeto ou programa e precisam ser capazes de observar os funcionários sem ter que falar fisicamente com eles todos os dias. As ferramentas certas facilitam que isso aconteça de forma eficaz e eficiente.
Instagantté uma ótima maneira de acompanhar tudo o que esses dois líderes precisam saber. Ele permite a criação de equipes e diferentes tarefas que podem ser atribuídas a cada indivíduo. Cada tarefa pode receber subtarefas e pode ter prazos e informações diferentes. A partir daí, todos sabem no que devem trabalhar e como suas tarefas interagem entre si. Eles também podem informar o progresso que fizeram para que os gerentes de projeto e os gerentes de programa possam verificar esses estágios ao longo do caminho. Tudo isso facilita a vida de todos os envolvidos.
Acompanhamento de tarefas: Primeiro, os gerentes precisam de uma maneira de acompanhar todas as diferentes tarefas necessárias para um projeto e para o programa em geral. Com esse sistema, você pode criar quantas tarefas forem necessárias em fases individuais. Isso permite que você agrupe tarefas e garanta que cada fase saiba o que deve fazer e com quem precisa trabalhar para concluir a fase específica. Elas sabem quem são seus "colegas de equipe".
Atribuição de tarefas - Em cada tarefa, você também poderá definir as pessoas responsáveis por executá-la.
Pode haver uma pessoa encarregada de uma tarefa específica ou várias pessoas que precisam trabalhar juntas nessa tarefa. Todos os que têm acesso ao sistema poderão ver quem está atribuído a quais tarefas e, portanto, a quem devem recorrer se tiverem algum problema ou precisarem de esclarecimentos. Isso facilita a colaboração e também garante que ninguém fique perdido ou tentando descobrir como concluir uma tarefa. Você sempre sabe a quem pode recorrer.
Atribuição de datas: Você pode definir a data de início e a data de vencimento de cada tarefa e também das fases gerais. Isso garante que cada pessoa saiba quando deve iniciar sua tarefa, quando sua tarefa específica precisa ser concluída e também quando a fase geral precisa ser concluída. Com esses tipos de prazos publicados e facilmente visíveis para todos na equipe, fica muito mais fácil para todos se responsabilizarem por si mesmos e pelos outros. Eles também poderão pressionar uns aos outros porque sabem o que cada membro da equipe deve fazer.
Criar dependências: Às vezes, algumas tarefas precisam ser concluídas para que a próxima tarefa seja concluída. Quando isso acontece, você cria dependências e isso é possível por meio desse sistema. As dependências podem ser configuradas de muitas maneiras diferentes e, quando forem feitas alterações em uma peça do quebra-cabeça, todos os itens dependentes serão ajustados automaticamente para que tudo funcione em conjunto. Isso facilita para qualquer gerente de projeto ou programa fazer alterações no sistema, pois não há necessidade de passar por cada tarefa para fazer todos os ajustes. Você só precisa fazer um único ajuste.
Revisão do usuário: É fácil examinar todas as tarefas pelas quais um determinado membro da equipe é responsável e ver onde essas tarefas se enquadram no espectro de tarefas necessárias. Da mesma forma, é possível ver quais tarefas esse indivíduo concluiu e em quais tarefas ele ainda precisa trabalhar. Há diferentes maneiras de visualizar esses gráficos para torná-los mais convenientes para o gerente e também há diferentes recursos que você pode procurar, como datas, tipos de projetos e muito mais. Também é muito fácil transferir tarefas para diferentes pessoas por meio desse processo.
Personalização: Tudo é personalizável. Assim, cada tarefa pode ser definida com cores personalizadas para facilitar a visualização. As subtarefas podem ser adicionadas às tarefas gerais para garantir que nenhuma etapa seja perdida, e os marcos podem ser adicionados para configurar eventos especiais. Também é possível definir o progresso de cada tarefa para que os membros da equipe possam manter todos atualizados sobre o quanto já avançaram e o que ainda precisam realizar em suas tarefas. Isso torna muito mais fácil para todos se manterem informados e saberem o que ainda precisam fazer. Membro da equipe
Collaboration: Todos na equipe precisam ser capazes de colaborar de forma rápida e eficiente. Eles precisam ser capazes de examinar as diferentes tarefas que precisam ser executadas na fase para a qual foram designados e entrar em contato com as outras pessoas dessa fase. Assim, você poderá pedir ajuda, obter esclarecimentos e muito mais. Eles também poderão verificar o trabalho uns dos outros, o que pode lhes dar as respostas de que precisam sem precisar entrar em contato uns com os outros. Isso pode ser mais eficiente e proporcionar um melhor gerenciamento de projetos e programas.
Criação de modelos: Em muitos programas, há projetos específicos que precisam ser executados continuamente. Isso significa que geralmente há projetos específicos que devem ocorrer em todos os programas (ou pelo menos na grande maioria dos programas) que você concluir. A criação de um modelo permite que você tenha um projeto já configurado que pode ser adicionado a um programa sempre que você criar um. Assim, você economiza tempo ao ter de recriar o projeto e reatribuir as tarefas. Se as mesmas pessoas forem responsáveis pelas mesmas coisas todas as vezes, será fácil usar um modelo para deixar esses projetos prontos para serem executados mais rapidamente.
Conclusão
De modo geral, você precisará de muitos recursos diferentes para ser um gerente de projeto ou gerente de programa eficaz. Você é o responsável pelo que todos na equipe realizam e também é responsável por acompanhar o processo e garantir que o cliente fique satisfeito com o resultado. Não importa o tipo de projeto ou programa abrangente que você esteja executando, o objetivo é reunir todos como uma única unidade e uma única equipe para atingir a meta. Com o software certo de gerenciamento de projetos e as estratégias corretas de construção de gráficos de Gantt , isso é possível.
Se você deseja iniciar uma carreira como gerente de programa ou gerente de projeto, a melhor coisa a fazer é trabalhar nas habilidades que mencionamos e começar a melhorar dentro da sua equipe. Tornar-se um líder, mesmo sem o título, pode ser uma ótima maneira de começar e provar aos que ocupam cargos de nível superior que você está pronto para assumir o comando. A partir daí, certifique-se de que você está executando cada uma de suas tarefas da melhor forma possível e que está incentivando o uso de ferramentas eficazes e gerenciadores de tarefas para acompanhar tudo o que precisa ser feito. Você pode se tornar um melhor gerente de programas ou projetos com as ferramentas certas para apoiar seu processo.
