Definição da proposta do projeto
Uma proposta de projeto pode ser definida como um documento escrito que descreve a proposta de valor central do seu projeto. Ela fornece o histórico, as metas, o escopo e ajuda a demonstrar o que você deseja realizar com a execução do projeto e como planeja alcançá-lo.
A elaboração de uma proposta de projeto fornece às pessoas o contexto de sua visão e deve ser capaz de explicar por que ela é importante e definir as ações que você tomará para concluí-la. As propostas de projetos podem ter muitos usos. Em geral, são usadas para obter a luz verde das partes interessadas, embora em muitos outros casos também possam ser usadas para apresentar um novo projeto interno.
O objetivo de uma proposta de projeto é chamar a atenção das partes interessadas e do patrocinador do projeto. Por quê? Porque os projetos exigem apoio financeiro e, naturalmente, para recebê-lo, você precisará provar em detalhes como o seu projeto pode beneficiar as pessoas. Você deve abordar um problema específico, resolver uma questão existente ou explorar uma oportunidade única.
Além disso, escrever uma proposta beneficia o próprio projeto, pois fornece estrutura, coordenação e visão. Ela ajuda a definir os recursos, as tarefas, os equipamentos e o orçamento que serão necessários para concluir a missão, garantindo uma execução tranquila e levando a um projeto bem-sucedido.
O que você deve considerar ao redigir uma proposta de projeto
Há vários aspectos importantes que você deve considerar ao redigir uma proposta. Para redigir uma proposta de projeto eficaz, você deve fazer a si mesmo perguntas estratégicas, incluindo:
- Problema central: Qual é o problema central que você está apresentando e tentando resolver?
- Recursos: Quais recursos estarão disponíveis? E quais já estão disponíveis?
- Cronograma: Com que cronograma ou programação você trabalhará?
- Orçamento: Qual é o seu orçamento específico? Isso afeta algum projeto ou iniciativa em andamento?
- Metas estratégicas: Seu projeto está alinhado com as metas das partes interessadas e de outras pessoas envolvidas?
- Responsabilidades: Quem será responsável pelo projeto?
- Benefício: Como a parte interessada se beneficiará com a conclusão do projeto? Como seus clientes se beneficiarão com isso?
- Resultados do projeto: Que resultados você espera ver no encerramento do projeto?
Como escrever uma proposta de projeto
Pense em uma proposta de gerenciamento de projetos como um meio de convencer as pessoas de que seu projeto tem um histórico sólido e um bom motivo para existir. Para conseguir isso, você deve pensar em apresentar uma proposta que atenda às necessidades das partes interessadas. Esse documento deve ser capaz de comunicar suas ideias às pessoas que precisam aprová-las, portanto, é fundamental que ele seja bem construído. Para escrever uma proposta de projeto eficaz, você deve ter em mente vários elementos e seções diferentes.
- Resumo executivo. Use o sumário executivo para explicar o projeto e chamar a atenção do público. Ele deve ser curto, direto ao ponto e motivador. Escreva sobre o que você pretende alcançar e descreva por que a ideia é importante para eles.
- Histórico. Esta seção descreve os precedentes e como o seu projeto pode se beneficiar de projetos anteriores semelhantes. Trata-se principalmente de uma breve história sobre o que você aprendeu sobre projetos bem-sucedidos e como as informações podem ser úteis para o próximo.
- Requisitos. Esta seção deve descrever o que você precisará para concluir o seu projeto; materiais, recursos, orçamento e habilidades necessárias para a conclusão do projeto.
- Apresente uma solução. Use esta seção para abordar como a sua proposta resolverá um problema específico. Descreva o que você pretende alcançar e persuadir o leitor a perceber o problema e a situação únicos que você está resolvendo. As habilidades, os procedimentos e as técnicas de gerenciamento de projetos devem ser listados para demonstrar como o trabalho será realizado de forma eficaz.
- Cronograma e orçamento. Prepare uma estimativa do cronograma do seu projeto. Inclua marcos e estágios de conclusão. Esta seção também deve incluir uma estimativa aproximada do custo total do projeto.
- Tomadores de decisão. Esta seção deve informar ao leitor quem são os tomadores de decisão na equipe do projeto e quem será responsável pelo gerenciamento do projeto. Ela também deve esclarecer os participantes externos que devem aprovar o projeto. Basicamente, esta seção inclui quem vai autorizar o projeto durante todo o seu ciclo de vida.
- Apêndice. Esta última seção documenta todas as informações adicionais e todos os documentos de apoio que fundamentam o seu projeto. É aqui que você deve acrescentar fatos ou estatísticas interessantes que seus leitores possam querer aprofundar para obter mais detalhes.
Como usar o modelo de proposta de projeto do Instagantt
As propostas de projeto fornecem o histórico, as metas, a visão e o escopo, e ajudam a demonstrar e comunicar o que você deseja realizar com a execução do projeto. Além disso, ao organizar as informações e descrever a importância do plano, fica mais fácil para as equipes seguirem as instruções e se concentrarem na realização dos objetivos.
Softwares de gerenciamento de projetos, como o Instagantt(criador de gráficos de Gantt), pode ser usado para preparar e delinear propostas de projetos, principalmente porque oferece espaço para listar tarefas, cronogramas e anexar e documentar informações. Além disso, eles melhoram o trabalho em equipe ao permitir a colaboração on-line.
Com o Instagantt, um dos melhores softwares on-line de gráfico de Gantt, você poderá criar e gerenciar projetos em minutos. Mais importante ainda, você poderá acompanhar todas as diferentes atividades, bem como o progresso geral do seu plano. Graças ao design do gráfico de Gantt, você não apenas adicionará tarefas e atribuirá responsabilidades, mas também gerenciará uma linha do tempo clara para o seu trabalho.
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