Como planejar um webinar bem-sucedido: Guia passo a passo

O que é um webinar

Se você é uma agência, um consultor, um gerente de marketing ou um gerente de projetos, seus clientes (ou clientes em potencial) podem se beneficiar de sua experiência. E, às vezes, um webinar é a oportunidade perfeita para você compartilhar seu valioso conhecimento e interagir com seu público.

Um webinar pode ser definido como um tipo de conferência on-line. É um evento que pode ser realizado virtualmente, o que significa que é assistido exclusivamente por um público on-line. Outros termos usados como alternativas para webinars são eventos na Web, webcasts, seminários on-line, palestras na Web e eventos virtuais. 

Um dos motivos pelos quais os webinars se tornaram tão populares é que eles permitem que os palestrantes se conectem com os participantes. Quando bem planejada e executada, a interação durante um webinar pode ser muito poderosa. E, especialmente quando o público é grande, você pode usar vários métodos de interação, como bate-papo, enquete, pesquisa ou perguntas dinâmicas. 

Por que os webinars são tão eficazes?

Com o aumento dos casos de covid-19 e a ascensão da era do trabalho em casa, os webinars tiveram um ressurgimento no uso em todos os lugares. E o motivo pelo qual eles funcionam tão bem é que são uma excelente forma de comunicação em que os participantes e palestrantes compartilham informações em tempo real. Os webinars podem se adaptar a praticamente qualquer tipo de negócio: educação, ciência, setor jurídico, marketing e setor de saúde. 

Quais são os benefícios do planejamento de webinars? 

Esses eventos virtuais permitem que os apresentadores compartilhem documentos, ideias, anotações, vídeos ou apresentações com seus participantes. Os participantes podem variar de clientes em potencial a estudantes, colegas do setor ou clientes. Mas a oportunidade mais importante que os webinars oferecem é que eles permitem que você eduque e se envolva com seu público. Os webinars também podem ajudar você a:

• Gerar novos leads.
• Educar um público sobre um negócio específico.
• Promova a conscientização e crie autoridade em seu setor.
• Treinar novos funcionários. 
• Demonstre seu produto para clientes em potencial. 
• Integre novos clientes ao seu produto ou serviço.

Como planejar um webinar - Guia passo a passo

Como em qualquer projeto, a cola que mantém todos os aspectos de um resultado bem-sucedido é um ótimo planejamento. Felizmente, há etapas que você pode planejar, monitorar e executar durante o ciclo de vida de um webinar que o ajudarão a garantir um bom resultado. Vamos nos aprofundar nas etapas que você precisa seguir para fazer do seu próximo webinar um grande sucesso. 

• Escolha o tópico e defina seus objetivos. Antes de mais nada, você precisa encontrar um tópico que se conecte com o seu público. Depois que você encontrar um tópico adequado, selecione seu objetivo principal e concentre-se nessa ideia. Por exemplo, gerar novos leads. 

• Recrute palestrantes para o seu webinar. Dependendo do seu tópico, agora você precisa selecionar o palestrante, um dos principais elementos do seu webinar. Essa pessoa deve ser um especialista no assunto que você aborda e, idealmente, deve ser capaz de preparar e fazer uma apresentação envolvente. 

• Selecione um organizador/facilitador. Essa pessoa é responsável por desenvolver o tópico, divulgar o evento, gerenciar a lista de inscrições, moderar as perguntas do público, solucionar problemas e executar o webinar durante todo o seu ciclo de vida.

• Determine o formato do webinar. Há vários formatos que você pode escolher. O formato mais comum é o de apresentador único, em que uma pessoa fala, faz demonstrações e responde a perguntas do público. Há também o popular painel de discussão moderado, em que há vários palestrantes com um moderador facilitando a discussão. Ou o webinar no estilo de entrevista, em que um entrevistador faz um conjunto de perguntas predeterminadas selecionadas pelo organizador. 

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• Planeje os recursos visuais. O áudio e os recursos visuais são elementos essenciais do seu webinar, pois ajudam a transmitir a mensagem. Ao trabalhar na sua apresentação, você deve sempre considerar adicionar: um slide introdutório que lembre o público do tópico e a que horas o webinar começará, um slide que apresente cada apresentador, incluindo cargo e organização, e uma visão geral rápida da agenda do webinar e dos tópicos que serão abordados.

• Escolha uma ferramenta de webinar. O Zoom se tornou uma das ferramentas mais populares para webinars e eventos virtuais, mas muitas ferramentas diferentes podem ajudar você. Você precisa considerar alguns aspectos, como o número de pessoas que participarão, o custo, os recursos de que precisará e a possibilidade de gravar o evento. 

• Prepare uma sessão de prática. É sempre uma boa ideia agendar uma sessão de treinamento alguns dias antes do webinar. O objetivo é que você faça uma revisão com todos os participantes para solucionar dúvidas não resolvidas ou problemas técnicos. Certifique-se de que todos estejam na mesma página e faça uma verificação visual e de equipamentos.

Crie sua lista de verificação de webinar com o Instagantt

Como os webinars dependem de muitas tarefas diferentes, é importante que você gerencie as informações da maneira correta. A criação de uma lista de tarefas e o acompanhamento delas é fundamental para o sucesso do seu webinar. E se você quiser que esse processo seja realmente eficaz, precisará usar as ferramentas certas. A boa notícia é que você pode planejar e organizar seus webinars com o Instagantt, um software de gráfico de Gantt on-line para gerenciamento de projetos que ajuda equipes de todo o mundo a planejar, coordenar, programar e executar seus projetos, do início ao fim. 

As equipes podem contar com o Instagantt para criar gráficos de Gantt com aparência profissional em questão de minutos. Ao visualizar o que é importante, as equipes podem gerenciar facilmente seu trabalho e ter uma visão geral das tarefas, prazos, recursos, orçamento e muito mais, em um único local centralizado. 

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Modelo de lista de verificação de webinar