Hoje em dia, estar ocupado muitas vezes é confundido com ser produtivo. Gary Keller e Jay Papasan sugerem, em seu best-seller The ONE Thing (A ÚNICA Coisa), que ao nos fazermos essa pergunta, todo o resto se tornará mais simples ou desnecessário. O livro analisa como dedicar todo o seu esforço a uma meta central pode ajudá-lo a obter excelentes resultados.
Além de ajudar as pessoas a serem bem-sucedidas, essa forma de planejamento desempenha um papel importante na gestão, especialmente com gráficos de Gantt e projetos em grupo. Analisaremos as principais ideias do The ONE Thing e como elas podem afetar seu planejamento, gerenciamento e execução de projetos.
A pergunta de foco: Encontrando a ÚNICA Coisa de seu Projeto
Keller dedicou o livro A ÚNICA Coisa para responder à pergunta de foco. Qual é a única ação que posso realizar e que, ao fazê-la, torna todo o resto mais simples ou desnecessário? Isso o ajuda a se concentrar no que é importante para seu objetivo. Nos projetos de gerenciamento, a chave é reconhecer, em cada estágio, qual tarefa ou realização é a mais importante.
Por exemplo, ao criar um gráfico de Gantt, considere:
Qual é a dependência que apóia e impulsiona todo o resto?
Que item de trabalho, se adiado, bloquearia o progresso de todo o cronograma?
Fazer essa pergunta regularmente permite que os gerentes de projeto aloquem seus recursos da melhor maneira. Isso ajuda a dar sentido ao cronograma de trabalho ocupado, unindo a equipe para realizar as tarefas mais importantes.
Alinhando as ações diárias com o propósito: definição de metas e o hábito do sucesso
Aplicando a ideia de Keller, você pode pegar suas metas de longo prazo e transformá-las em projetos nos quais possa trabalhar hoje. Isso começa sabendo exatamente qual é a sua meta "algum dia" e, em seguida, analisando seus objetivos para este ano, este mês, esta semana e hoje. Essa abordagem torna o planejamento estratégico melhor quando colocado em ferramentas de gerenciamento de projetos, como gráficos de Gantt.
Os gerentes de projeto podem determinar qual é o objetivo final, dividi-lo em seções significativas, usar cada seção como um marco e, em seguida, criar tarefas para cumprir cada marco. Todas as tarefas se tornam parte da meta principal, portanto, nada é adicionado que não seja útil.
A multitarefa não deve dominar o gerenciamento de projetos
The ONE Thing se opõe à ideia de que dividir nossa atenção pode aumentar nossa produtividade. Keller acredita que tentar fazer coisas diferentes ao mesmo tempo leva a um trabalho menos concentrado. A verdade é que pular entre diferentes tarefas de trabalho traz um período de recuperação, causa erros e aumenta o tempo necessário para um projeto.
Ele desaconselha dar às equipes vários projetos ao mesmo tempo. Como os funcionários usam um gráfico de Gantt para as atribuições, cada etapa deve permitir que eles lidem com sua função principal.
A aplicação desse princípio ajuda a resolver os seguintes problemas:
Reduzir o esgotamento.
Elevar os padrões do que é fornecido.
Realização mais rápida de tarefas importantes.
Muitas vezes, a multitarefa acontece porque o planejamento não foi bem feito. Em vez disso, conte com o gráfico de Gantt para distribuir as tarefas e ajudar todos a manterem suas metas.
Como organizar o trabalho do seu projeto em um calendário
O bloqueio de tempo é um método poderoso explicado no livro The ONE Thing. Keller aconselha reservar um tempo em que você não será interrompido para trabalhar no que é mais importante para você. Você pode traçar essas etapas diretamente no gráfico de Gantt do seu projeto.
Dê aos seus gerentes de projeto tempo suficiente para se concentrarem no planejamento estratégico.
Forneça aos desenvolvedores horas definidas para trabalhar em recursos importantes.
Crie janelas de teste ininterruptas para as equipes de controle de qualidade.
Com o bloqueio de tempo, você se concentra melhor e torna o cronograma do projeto mais organizado. As partes interessadas entenderão que o tempo bloqueado no gráfico de Gantt significa que não devem interrompê-lo.
Pequenas razões pelas quais as pessoas têm sucesso
O efeito dominó é uma das metáforas importantes empregadas por Keller. Concentrar-se em apenas uma coisa crucial inicia um processo que, em muitos casos, alivia a necessidade de tarefas seguintes. No gerenciamento, a maneira como o Efeito Dominó funciona pode influenciar a criação de gráficos de Gantt.
Determinar a tarefa vital em cada fase principal do projeto.
Mantenha isso em sua mente em tudo o que fizer.
Não passe para as tarefas secundárias até que o primeiro dominó tenha sido derrubado.
Graças a esse princípio, o trabalho é combinado para que ocorra de forma eficiente. Em vez de iniciar o marketing antes de conhecer todos os detalhes do produto, faça do produto a parte principal da estratégia. Toda tarefa é mais fácil quando a anterior já foi concluída.
Por que é útil usar a força de vontade e planejar de acordo com um cronograma
De acordo com Keller, sua força de vontade se esgota lentamente quanto mais você a utiliza. Portanto, você deve tentar realizar tarefas de alta concentração durante o período em que suas habilidades mentais estiverem mais fortes. A entrega disso no gerenciamento de projetos pode incluir:
Defina um horário pela manhã para realizar sessões de brainstorming ou estratégicas.
Fazer esse tipo de reunião no final do dia.
Agendar suas tarefas de trabalho profundo nas primeiras horas de seu gráfico de Gantt.
Fazer mais quando se tem energia e menos quando se está cansado o torna mais produtivo e mais feliz no trabalho. Agora, as equipes estão mais conscientes de como organizam seu tempo, e os gerentes de projeto podem identificar tarefas que precisam ser energizantes, além de oportunas.
O uso de gráficos de Gantt e do método ONE Thing pode facilitar ainda mais o formato de seu projeto
Com um propósito, os gráficos de Gantt podem exibir cronogramas e dar força à missão. Com base no The ONE Thing, um gráfico de Gantt útil mostra o foco de cada fase de um projeto. Nesse estilo, você deve dar prioridade ao trabalho principal, reduzir as atividades sem importância e reservar um tempo dedicado a tarefas concentradas.
Há duas maneiras de fazer isso: Primeiro, destaque as tarefas importantes com cores distintas; segundo, coloque todas as tarefas sem importância juntas; e, por último, torne óbvias quaisquer conexões importantes com as tarefas, marcando-as no diagrama. Seguindo esse método, o diagrama de Gantt deixa de ser uma simples ferramenta de tempo para se tornar uma ferramenta útil de alinhamento.
O Hábito de Sucesso consiste em fazer apenas UMA coisa todos os dias.
Juntamente com o método de planejamento, Keller sugere o Hábito do Sucesso, o que significa que precisamos fazer UMA tarefa por dia que seja importante. Ele acredita que ser consistente o ajudará a atingir suas metas.
Para as equipes de projeto, isso pode significar sessões diárias de contato concentradas na mesma prioridade, revisões semanais para reavaliar e ajustar a lista, e perguntar-se com frequência: Qual é a nossa ÚNICA Coisa neste momento? Se os líderes criarem esse hábito como parte das atividades diárias e dos comportamentos do grupo, é mais provável que as equipes evitem se sentir ocupadas e, em vez disso, trabalhem para atingir os objetivos definidos.
Ao fazer com que o propósito e as ações coincidam em cada etapa, o projeto desenvolve uma abordagem disciplinada para alcançar resultados. Como resultado dessa mudança cultural, o foco da equipe deixa de ser fazer muitas coisas e passa a ser fazer progressos reais.
Quando os gerentes de projeto ajustam os hábitos de trabalho da equipe para refletir as metas de longo prazo, todos na equipe sentirão que estão trabalhando para atingir uma meta alinhada com o resultado geral.
Aplicação do The ONE Thing em projetos ágeis e híbridos
Essa abordagem se aplica igualmente a ambientes de projetos ágeis e mistos. Embora A ÚNICA Coisa seja compatível com o planejamento linear, sua premissa principal, priorizar uma coisa, combina perfeitamente com a forma como o Agile trabalha ao longo do tempo.
Cada sprint pode ter apenas um objetivo principal e os gráficos de Gantt com camadas adicionais rastreiam todas as dependências entre os sprints. Durante o planejamento e as retrospectivas do sprint, é importante concentrar-se profundamente para manter todos no mesmo caminho. Nos híbridos, em que o Agile e o Waterfall são usados, atribuir a ÚNICA Coisa a cada parte garante clareza e consistência, independentemente da abordagem adotada.
Superando a distração: Mantendo-se fiel à ÚNICA Coisa
Estar concentrado em um ambiente de projeto ininterrupto significa que você deve lidar com as distrações quando elas ocorrerem. As ferramentas do The ONE Thing são úteis: Anote os itens que não devem ser feitos, use cartões ou notas adesivas para consultar suas metas e determinar quais solicitações não são de sua responsabilidade.
O desvio de escopo e a mudança de prioridades geralmente são causados por distrações; deixar claro para cada equipe o objetivo principal de seus esforços ajuda as equipes a evitar a diluição. Além disso, os gráficos de Gantt podem ser usados para planejamento e para manter tudo no caminho certo.
Conclusão
Em ONE Thing, descobrimos que não se trata de fazer mais, mas de fazer o que importa. Por isso, as equipes podem atingir suas metas com menos chance de erro. Quando usados com essa intenção, os gráficos de Gantt ajudam a garantir o progresso, em vez de apenas gerenciar tarefas.
Se você se concentrar em sua ÚNICA Coisa à medida que avança, relacionar todo o trabalho à sua meta principal e gerenciar o trabalho profundo, permanecerá produtivo e alcançará grandes avanços. Agora que a multitarefa se tornou a norma, a Coisa Única nos ajuda a perceber que o foco é a verdadeira chave para fazer as coisas. O processo de gerenciamento de projetos começa quando você se pergunta: Qual é a ÚNICA Coisa?
