O que é uma reunião post mortem?
Vamos começar do início e discutir o que é uma reunião post mortem. Trata-se de uma reunião de todas as pessoas relevantes após a conclusão de um projeto, na qual todos podem avaliar os diferentes aspectos do projeto. Durante esse tipo de reunião, você analisará o que deu certo e o que não deu tão certo. Você analisará todos os aspectos diferentes que puder, para garantir que as coisas que deram certo aconteçam na próxima vez e que as coisas que não deram tão certo sejam corrigidas para a próxima vez.
De modo geral, o objetivo é garantir que o próximo projeto em que você trabalhar, seja com as mesmas pessoas ou não, seja ainda melhor do que este. Mas isso exigirá que você se esforce um pouco e que você e todos da equipe trabalhem juntos. Você já fez muito para garantir que o projeto acontecesse e que você chegasse a um resultado satisfatório. Mas agora terá de fazer isso novamente para tirar o máximo proveito de sua reunião post mortem.
O que você obterá com isso
Então, o que você vai ganhar ao participar de um desses tipos de reuniões? A verdade é que você vai ganhar muito. Vamos dar uma breve visão geral de alguns dos aspectos mais importantes, mas você deve estar atento a muitas coisas diferentes que acontecerão quando agendar essa reunião. Certifique-se de conversar com o maior número possível de pessoas que estiveram envolvidas na criação do projeto. É assim que você obterá o melhor feedback.
Melhore a sua eficiência - Primeiro, você vai melhorar a sua capacidade e a capacidade de toda a sua equipe de realizar o trabalho corretamente da próxima vez. Independentemente de ter feito tudo bem desta vez ou de ter tido alguns problemas sérios, você poderá se beneficiar apenas falando sobre o projeto e cada um dos diferentes aspectos pelos quais teve de passar. Você poderá se certificar de que será mais eficiente e eficaz quando surgir um projeto semelhante ou até mesmo um projeto diferente na próxima vez.
Melhore seu moral - As pessoas querem ouvir quando fazem um bom trabalho. Todo mundo quer ser valorizado. Portanto, se você puder reunir todos e falar sobre as grandes coisas que as pessoas fizeram bem (ou mesmo as pequenas coisas que fizeram bem) e o sucesso final do projeto, as pessoas ficarão mais felizes. Todos os membros da sua equipe se sentirão melhor em relação ao que foi realizado e ficarão mais felizes com a ideia de voltar ao trabalho e fazer tudo de novo (o que vai acontecer em algum momento, afinal).
Melhore o trabalho em equipe - Trabalhar em equipe é fundamental, independentemente do que sua empresa esteja fazendo. É preciso que todos na empresa consigam trabalhar juntos e se comunicar e, quando todos se reúnem e discutem o que está acontecendo com o seu projeto, isso definitivamente ajuda. Todos têm a oportunidade de falar sobre o que acharam que deu certo e o que não deu tão certo e, então, podem discutir e ajudar uns aos outros com ideias e pensamentos. Isso ajuda todos a entenderem o ponto de vista de cada membro da equipe sobre o projeto.
Melhore a solução de problemas - Sejam quais forem os erros ou problemas ocorridos durante o projeto, você terá a oportunidade de conversar sobre eles com todo o grupo. Isso pode ajudá-lo a descobrir maneiras mais criativas ou eficazes de lidar com esses problemas se e quando eles ocorrerem no futuro. Independentemente de você ter tido problemas menores ou maiores, é importante avaliar o que deu errado e pensar em melhorias e melhores oportunidades para o futuro. Porque alguma coisa sempre vai dar errado ou, pelo menos, sempre haverá lugares em que poderia ser melhor.
Encerrar - Neste ponto, você estará encerrando esse capítulo do seu negócio porque finalmente terminou o projeto. Tudo está pronto. Ele foi entregue ao cliente e foi aceito e (esperamos) pago. Isso significa que você nunca mais precisará falar sobre isso depois de divulgar todas essas informações. Certifique-se de que está discutindo tudo o que precisa ser discutido e que, depois de terminar essa reunião, nada mais precisa ser discutido. Agora, você pode passar oficialmente para a próxima tarefa que precisa ser realizada.
Comunique tudo - Você poderá conversar com as pessoas da sua equipe que estavam envolvidas no projeto e, em seguida, poderá compartilhar tudo o que for importante da reunião com outras pessoas que não faziam parte da equipe principal. Portanto, se você tiver uma equipe menor trabalhando em uma tarefa, poderá comunicar quaisquer objetivos gerais, novas práticas, políticas alteradas e assim por diante com o restante da empresa para garantir que todos saibam o que está acontecendo e o que precisa ser feito daqui para frente, o que melhora seus negócios.
Comemore os resultados - Esse é um ótimo momento para sentar e comemorar também. Assim, depois de discutir tudo e acertar os detalhes importantes, bem como resolver quaisquer erros ou problemas, é hora de comemorar. Você pode ter um pouco de tempo para se alegrar por ter realizado esse projeto e ser grato a todos da sua equipe por tudo o que fizeram para que ele fosse um sucesso. Não há motivo para ficar relembrando tudo depois de já ter passado por isso uma vez. Agradeça a todos que fizeram parte da equipe por tudo o que fizeram.
Preparando-se para sua reunião post mortem com o Instagantt
Talvez agora você tenha se convencido da ideia de realizar uma reunião post mortem, mas não tem certeza de como fazer isso. Bem, nós o ajudaremos nesse processo. Não precisa ser tão difícil quanto você imagina. Você só precisa ter certeza de que tem uma maneira de reunir as pessoas certas e de que tem uma boa maneira de organizar seus materiais. E, é claro, a melhor maneira de fazer isso é com um gráfico de Gantt. O Instagantt pode ajudá-lo.
Quando você está se preparando para qualquer tipo de reunião, a melhor coisa que pode fazer é se organizar. Com o Instagantt, você pode fazer isso facilmente, pois nossos gráficos permitirão que você configure tudo o que precisa. Da mesma forma que você criou seu projeto com um software de gráfico de Gantt, você também pode configurar tudo o que precisa para sua reunião post mortem da mesma maneira. Você configura a equipe da qual deseja fazer parte (ou adiciona uma extensão ao projeto que já possui) e, em seguida, começa a atribuir as tarefas que precisam ser feitas para preparar a reunião.
Se precisar que alguém se encarregue de coletar informações específicas ou executar relatórios específicos, você pode configurar tudo no gráfico. Você pode criar um novo projeto, se quiser, que pode ser apenas para sua reunião post mortem. Você poderá criar subtarefas, comunicar-se com os diferentes membros da equipe e muito mais. Além disso, você pode criar seu próprio sistema para o andamento da reunião e enviá-lo a todos para que saibam com antecedência. Em suma, ter um gráfico com todos os detalhes facilitará as coisas para todos.
Suas próximas etapas
Para si mesmo, você precisará descobrir sobre o que deseja falar. Os diferentes benefícios de que falamos acima serão um bom ponto de partida. Você sabe que quer falar sobre coisas como o que funcionou, o que não funcionou, o que poderia ser feito melhor, como você poderia fazer as coisas melhor, quem estava envolvido, quais foram as realizações e muito mais. Certifique-se de que está definindo esses diferentes tópicos e as pessoas que deseja mencionar especialmente (por motivos positivos) antes de começar qualquer outra coisa.
Talvez você queira se comunicar com a sua equipe antes de realizar a reunião post mortem. Nessa comunicação, você pode usar um dos vários métodos diferentes para ter uma ideia do que a equipe achou do processo e de como foi o projeto. Você pode achar que tudo correu bem ou mal, mas sua equipe terá opiniões diferentes com base no ponto em que se encontrava no processo. Alguns terão coisas boas e outros terão coisas ruins a dizer. Você quer ouvir todos os comentários.
Você pode se sentar com todos para uma reunião bem curta em que todos possam listar o que deu certo e o que não deu. Escreva tudo e depois deixe que todos sigam seu caminho. Você discutirá cada um desses tópicos mais tarde. Por enquanto, você só quer dar a todos a chance de expor seus pensamentos iniciais e, em seguida, todos terão a chance de pensar sobre essas coisas até a hora da reunião completa. Você também terá a oportunidade de aprofundar alguns desses assuntos.
Uma pesquisa é outra maneira de obter informações e feedback dos membros da sua equipe. Tudo o que você precisa fazer é criar uma pesquisa que avalie o que as pessoas acham que deu certo e o que não deu. Você pode fazer as mesmas perguntas na pesquisa que faz em uma breve reunião de equipe ou pode decidir enviar uma pesquisa em que todos avaliem a experiência. Você pode escolher diferentes aspectos do projeto que todos devem avaliar e, em seguida, trabalhar com base nos resultados obtidos e no feedback.
Realização da reunião post mortem
Você está pronto para realizar sua reunião, mas quer ter certeza de que está fazendo isso corretamente? Agora você sabe como as pessoas da sua equipe se sentem em relação ao que aconteceu. Você também sabe por que precisa realizar uma dessas reuniões e sabe como organizá-la antes mesmo de a reunião começar. Mas agora é hora de realizar a reunião e você pode estar tendo um pouco de dificuldade com o processo. Afinal, você quer que tudo corra bem. Então, o que você vai fazer?
O mais importante é manter o foco da reunião nos aspectos positivos. Isso significa que você precisará falar sobre algumas das coisas que deram errado, mas seu objetivo não é apontar o dedo ou culpar alguém pelas coisas ruins que aconteceram. Seu objetivo é garantir que as coisas que não foram tão bem quanto você queria não voltem a acontecer. Tente evitar culpar ou nomear alguém específico que tenha sido responsável por essas tarefas. Em vez disso, apenas apresente a tarefa e onde as coisas poderiam ter sido feitas melhor. Talvez seja até melhor apresentar cada tarefa e perguntar o que poderia ter sido feito melhor, mesmo que a tarefa pareça ter corrido bem.
Lembre-se de que todos devem ter a oportunidade de falar e você deve tentar incentivar todos a se manifestarem pelo menos algumas vezes durante o processo. Você quer ter certeza de que todos estão sendo ouvidos para que ninguém saia com a sensação de que não é importante. Cada membro da sua equipe é importante para a realização do trabalho e você não conseguirá realizá-lo sem eles. Se eles não se sentirem importantes, no futuro, talvez não se esforcem da mesma forma e isso pode prejudicar toda a equipe.
Certifique-se de que todos estejam respeitando totalmente o que está acontecendo na reunião. Isso significa que você precisa prestar atenção ao que todos têm a dizer e que precisa estar aberto a ouvir e receber esse feedback. Não importa o que as pessoas tenham a dizer, você precisa considerá-las e agradecê-las pela contribuição e pelo feedback. Nunca dê a alguém a impressão de que você não está ouvindo ou que não acha que a opinião ou o feedback dele é válido, caso contrário, ele não o dará novamente.
Como gerente de projeto, você também vai querer fazer anotações durante essa discussão. Afinal de contas, o feedback que receber da sua equipe contribuirá para o seu potencial de sucesso no futuro. Se você anotar o feedback deles, mostrará que valoriza a opinião deles. Você também estará se preparando para o sucesso no próximo projeto, pois verá áreas em que poderia ter feito melhor e também novas oportunidades e ideias de como fazer melhor.
Quando realizar uma reunião post mortem
Não tem certeza de quando deve realizar uma dessas reuniões? Bem, você deve fazer uma assim que você e sua equipe terminarem um projeto. Agora, se você estiver concluindo um projeto que levou um único dia e duas pessoas para ser concluído, talvez não precise de uma reunião post mortem ou a reunião pode consistir apenas em algumas palavras trocadas entre os membros da equipe. Se você teve de trabalhar em um projeto com um grupo grande e/ou se foi um projeto que levou muito tempo, será necessário realizar uma reunião formal para analisá-lo.
Antes de realizar a reunião post mortem, certifique-se de que todas as partes do projeto estejam concluídas e que ele tenha sido entregue e aprovado pelo cliente. Realizar a reunião muito cedo pode significar que vocês estão se parabenizando antes mesmo de qualquer coisa ter sido concluída e antes de terem terminado o projeto. Você quer ter certeza de que tem a aprovação final para que possa ver o que fez bem. Se não obtiver a aprovação, você pode achar que fez algo bem feito, mas o cliente pode não estar satisfeito com isso.
Você deve garantir que esse tipo de reunião se torne a norma em seu escritório. Isso significa que, ao terminar um projeto, toda a equipe deve saber que você vai agendar uma reunião post mortem. Dessa forma, não será uma surpresa para eles e estarão prontos para ir quando você for. Você precisa garantir que todos saibam quando a reunião ocorrerá (talvez você estabeleça um padrão de que exatamente uma semana após a conclusão de um projeto haverá uma reunião post mortem). Certifique-se também de enviar todas as informações necessárias para planejar a reunião o mais cedo possível.
O que levar para a reunião post mortem
O que você precisa ter para uma reunião bem-sucedida? Isso também não é tão difícil quanto você imagina. Você precisará da sua equipe, é claro, portanto, certifique-se de manter o controle de todos que trabalharam no projeto em qualquer aspecto. Isso não deve ser difícil com os gráficos do Instagantt, pois você já tem um registro de quem recebeu as diferentes tarefas. No entanto, se alguma tarefa foi delegada a outras pessoas que não estão no gráfico, certifique-se de anotar isso também.
Além disso, certifique-se de levar todos os relatórios que foram gerados e uma cópia final do projeto que foi realizado. Você também pode trazer as diretrizes que foram elaboradas desde o início para atender ao cliente. Todas essas informações o ajudarão a ver onde você se saiu bem e onde poderia ter se saído melhor. Você poderá comparar os resultados com as diretrizes originais e examinar os relatórios para ver o que levou mais ou menos tempo, de onde estão vindo os resultados e muito mais.
Acima de tudo, as pessoas precisam ter uma visão positiva e disposição para discutir tudo o que aconteceu. Com a ajuda de toda a sua equipe, você poderá melhorar seus processos, seja um pouco de cada vez ou mudando algo importante. A coisa mais importante que você pode fazer é conversar. Se todos estiverem dispostos a ver as coisas de forma positiva e a falar sobre as coisas que poderiam ter feito melhor, você estará definitivamente se preparando para o sucesso.
A realização de uma reunião post mortem permitirá que você e toda a sua equipe continuem a aprimorar suas habilidades e técnicas. Isso o ajudará a obter mais resultados como empresa e manterá seus clientes e consumidores ainda mais satisfeitos. Ao aprender o que você faz bem e o que poderia fazer melhor, você estará melhorando continuamente e isso lhe trará melhores resultados a longo prazo. Uma empresa que esteja disposta a falar sobre seus sucessos e fracassos de forma realista e lógica estará mais bem preparada para continuar avançando.
