Como criar um plano de comunicações de gerenciamento de projetos

O que é um plano de comunicação?

Um plano de comunicações pode ser definido como um roteiro para transmitir uma mensagem consistente a um público-alvo específico. Ele permite que os gerentes de projeto forneçam informações de forma eficaz a um determinado público no momento certo. O plano permitirá que você transmita as informações que precisa preparar e enviar, direcione a mensagem para pessoas específicas e determine os canais que usará para enviar a mensagem. 

Esses tipos de planos podem ser usados em vários cenários diferentes, como na apresentação de novas iniciativas, na comunicação do progresso ou quando as empresas precisam esclarecer o objetivo por trás do lançamento de novos recursos ou serviços. Eles também podem ajudar seu projeto ou sua marca em momentos de crise, ou quando uma decisão específica tiver sido prejudicial à empresa ou às partes interessadas, preparando um procedimento para lidar efetivamente com uma situação difícil.

Por que é importante preparar um plano de comunicação?

Se as empresas não tiverem um plano de comunicação, provavelmente não estarão preparadas para o que o futuro lhes reserva. Mas também, no gerenciamento de projetos, é extremamente relevante preparar e programar um plano de comunicações, pois ele será o recurso que permitirá que você faça o layout de tudo o que o cliente espera de você e do projeto em que está trabalhando. 

Os clientes esperam ser atualizados sobre o progresso. Mas isso significa que você precisará saber exatamente quais são as metas e os marcos. É por isso que a coleta de informações-chave é tão importante no gerenciamento de projetos; se você não tiver as informações corretas e as formas de se comunicar com os clientes, terá problemas ao executar o projeto. Com um plano de comunicação, você terá um roteiro específico para compartilhar informações com as partes interessadas, bem como o prazo certo para isso. O mais importante é que isso lhe dará a oportunidade de compartilhar o feedback para que você possa fazer as alterações ou os ajustes necessários no seu plano de trabalho.

Em outras palavras, um gerenciamento de projetos plano de comunicação servirá como:

• Um roteiro para seus objetivos de comunicação.
• Uma estratégia para concluir seus objetivos.
• Um cronograma para cumprir essas metas.
• Um veículo para feedback.

Um plano de comunicação eficaz para o gerenciamento de projetos o ajudará a garantir uma comunicação bem-sucedida durante toda a duração do projeto. Mas, para que ele seja bem-sucedido, primeiro você precisará coletar determinados requisitos para o plano do projeto.

Etapas para o desenvolvimento de um plano de comunicações de gerenciamento de projetos

Aqui estão as etapas mais importantes que você pode seguir para criar e desenvolver um plano de comunicação eficaz:

Contexto. É aqui que você precisará reunir informações importantes para descrever seu plano de comunicação e colocá-lo no contexto. Considere abordar os seguintes aspectos:

• Visão e objetivos: Certifique-se de entender a visão e os objetivos do seu cliente, o que será útil ao planejar e programar a comunicação do progresso.

• Metas e prazos: Defina seus prazos específicos. Certifique-se de que seu cliente saiba quando você entrará em contato para comunicar metas e marcos.

Necessidades do projeto. Os projetos são de todas as formas e tamanhos. Portanto, não é preciso dizer que cada projeto é diferente, o que significa que você precisa abordar essas diferenças e entender as necessidades de seu projeto específico, bem como as preferências e necessidades específicas de seu cliente. 

Propósito. Cada comunicação que você envia precisa ter uma razão de ser. É importante que você reserve um tempo para programar uma diretriz básica para os tópicos que abordará em cada e-mail ou reunião com seus clientes. Isso também ajudará a definir um caminho claro sobre quando esperar atualizações de progresso de sua parte.

Método. Qual é o método de comunicação preferido de seu cliente? Discuta essas informações antes do lançamento do projeto. Dessa forma, você saberá exatamente como atualizar seu progresso, seja em reuniões semanais, e-mails ou telefonemas. 

Responsabilidade. Identifique quem é responsável por fazer o quê. Dessa forma, você atribuirá claramente a responsabilidade à sua equipe. Para que seu plano de comunicação funcione, é importante que cada pessoa também saiba sua função. 

Desenvolva um plano de comunicação realmente eficaz usando gráficos de Gantt

Ao gerenciar projetos, a comunicação do progresso é uma grande parte do trabalho. No entanto, se você não tiver as informações corretas desde o início, será difícil executar seu trabalho com eficiência. É por isso que ser capaz de reunir os dados corretos e traçar um plano que funcione como um roteiro para

A comunicação eficaz com seus clientes é um aspecto crucial do gerenciamento de projetos.

Não importa em que tipo de projeto você esteja trabalhando, o mais importante é que você entenda o que se espera de você e da sua equipe. Ao fazer com que seu cliente concorde com uma estratégia, você estará facilitando muito sua vida. As partes interessadas saberão quando devem receber atualizações, e você saberá o que deve comunicar a cada vez

Mas gerenciar projetos - e equipes - não é uma tarefa fácil. Você está lidando com prazos, problemas, reuniões e uma centena de solicitações diferentes ao mesmo tempo. Felizmente, software de gerenciamento de projetose como o Instagantt pode ajudá-lo a se manter no caminho certo. Como? Para começar, você pode criar planos de comunicação para seus projetos e gerenciá-los, tudo no mesmo lugar. 

Isso significa que você estará armazenando todas as informações relacionadas ao projeto em um único local, o que realmente fará a diferença ao tentar acompanhar o seu progresso. Com o Instagantt, é muito mais fácil desenvolver e colocar em prática seu plano de comunicação. Nosso software de gráfico de Gantt permite que você gerencie seus projetos, crie várias tarefas, prazos, agende reuniões ou chamadas telefônicas e garanta que você nunca perca um prazo, especialmente quando se trata de atualizar seus clientes.

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Modelo de plano de comunicação