O gerenciamento de projetos tem tudo a ver com estratégia. Antes de começar a executar um projeto, é preciso identificar as ferramentas e os recursos que serão usados para que o projeto seja entregue com sucesso, dentro do prazo e do orçamento. Os planos estratégicos ajudam a identificar esses fatores críticos e também fornecem estrutura para os diferentes níveis de seu trabalho.
Os planos estratégicos podem ser definidos como uma atividade de gerenciamento organizacional que visa estabelecer prioridades, metas, objetivos, estratégias e táticas, listando e identificando recursos. Os planos estratégicos ajudam a garantir que os membros da equipe trabalhem em prol de objetivos comuns, identificando e estabelecendo um acordo em torno dos resultados e das metas pretendidas.
Os planos estratégicos diferem dos planos de projeto principalmente porque, em vez de se concentrarem no que precisa ser feito e listarem diferentes tarefas e etapas que precisam ser concluídas, eles se concentram em como isso precisa ser feito.
Mas por que o planejamento estratégico é tão importante para os gerentes de projeto? Simplesmente porque, sem ele, alcançar o sucesso pode ser um caminho muito mais complicado. O planejamento estratégico concentra-se no futuro de uma empresa ou de um negócio, compreendendo profundamente as prioridades operacionais e a disponibilidade de recursos, e beneficia a execução do projeto ao estabelecer objetivos claros para os resultados comerciais desejados. Quando os resultados desejados ideais se tornam claros, o desenvolvimento de um plano sobre como alcançá-los é muito mais fácil e também mais eficiente.
Benefícios de trabalhar com planos de projetos estratégicos
Os gerentes de projeto estão bem cientes do fato de que os planos podem ser desfeitos a qualquer momento e devido a uma série de fatores imprevistos. Trabalhar com planos estratégicos bem desenvolvidos pode ajudar a se preparar para qualquer situação desfavorável, bem como minimizar os riscos envolvidos. Os principais benefícios também incluem:
Os projetos são concluídos com mais eficiência.
Os recursos são gerenciados de forma mais eficaz.
A comunicação do projeto é ampliada e garante que os gerentes de projeto tomem decisões informadas, que são fundamentais para o sucesso do projeto.
As chances de sucesso do projeto são muito maiores.
Etapas para o desenvolvimento de um plano estratégico
Há vários aspectos importantes a serem considerados no desenvolvimento de um plano estratégico. Vamos nos aprofundar na abordagem de cinco etapas:
Missão e objetivos. A primeira etapa do desenvolvimento de um plano estratégico se concentra em compreender profundamente a estratégia de negócios atual de sua empresa. Para isso, analise a documentação e o desempenho passado e presente. Esse processo o ajudará a aproveitar as oportunidades de crescimento, bem como a avaliar sua posição estratégica, sendo capaz de identificar os pontos fortes e fracos dos negócios, reconhecer ameaças potenciais e fatores de risco.
Análise de recursos e capacidades. Essa é uma etapa fundamental. A avaliação dos recursos atuais é extremamente importante porque permitirá determinar se você conseguirá executar seu plano com precisão, bem como apoiar as metas do seu projeto. Analise todos os ativos disponíveis, inclusive funcionários, finanças e equipamentos. Você também deve examinar os recursos atuais da empresa e identificar quaisquer vulnerabilidades ou riscos organizacionais.
Projeções futuras. Esta é a etapa que ajudará as empresas a estabelecer uma declaração de visão. Você já identificou recursos e definiu prioridades, mas agora é hora de determinar as metas de curto prazo para atingir seus objetivos. Para isso, comece estabelecendo metas claras e específicas e um roteiro para acompanhar o progresso de cada meta. Tenha em mente que as metas devem ser realistas e atingíveis. Sua visão deve garantir que as metas sejam de fato relevantes para os objetivos gerais do seu negócio, e cada meta deve incluir uma meta de tempo para conclusão.
Método. Até este ponto, você determinou seus objetivos e identificou os recursos com sucesso. Agora é hora de se concentrar em determinar o método que usará para atingir seus objetivos, o que também é conhecido como plano de ação. Isso o ajudará a estabelecer o curso de ação que seguirá para atingir suas metas de curto prazo previamente definidas. Os planos de ação envolvem a listagem de tarefas que precisam ser concluídas e a comunicação de quem será responsável por elas. O orçamento e o cronograma também são fatores críticos que precisam ser estabelecidos nessa etapa.
Revisar e refinar. O planejamento é uma coisa em evolução. Por mais completo que seja o seu plano estratégico, é importante entender que os projetos não são imutáveis. Pode haver mudanças de vários tipos, e é por isso que é muito importante realizar revisões formais programadas regularmente para refinar o processo quantas vezes forem necessárias. A estratégia certa garantirá que você continue trabalhando para alcançar sua visão e seus objetivos gerais.
Pense em um plano estratégico como um conjunto de ferramentas e recursos que você pode mapear para garantir uma execução tranquila do projeto. Esse documento proporcionará transparência, estrutura e orientação para você, sua equipe e as partes interessadas.
Os planos estratégicos envolvem a listagem de metas, objetivos e recursos, mas, como eles exigem análise e revisão constante, é importante que possam ser facilmente personalizados. É aqui que entra o software de gerenciamento de projetoscomo oInstaganttpode ser extremamente útil.
Exemplo de modelo de planejamento estratégico
Com o Instagantt, você poderá criar e gerenciar planos estratégicos e planos de ação em minutos. Além disso, você poderá acompanhar as alterações e editar todas as atividades vinculadas aos seus projetos. Graças ao design do gráfico de Gantt, você não apenas adicionará metas e tarefas e atribuirá responsabilidades aos membros da equipe, mas também gerenciará uma linha do tempo clara para o seu trabalho.
