Compreensão e definição dos marcos do projeto
Quando se trata de executar qualquer projeto com sucesso, você precisa saber como ir do início ao fim. Embora isso possa parecer simples ou você possa pensar que tudo se resume às tarefas, a verdade é que os marcos são a parte mais importante. Claro, você precisa concluir as tarefas dentro do projeto. E você precisa se concentrar no prazo final. Mas se você não estiver criando marcos ao longo do projeto, terá dificuldades para manter o ritmo necessário ou para saber se está no caminho certo. É aí que entram os marcos do projeto.
O que são marcos do projeto?
Os marcos do projeto são coisas específicas que precisam ser feitas para o projeto em um determinado período de tempo. Esses são os locais na linha do tempo em que você espera ter algum nível mensurável de trabalho concluído que possa ser entregue a um gerente de projeto ou até mesmo a um cliente. Os marcos precisam ser de certa forma importantes, em vez de serem apenas as tarefas menores que você está concluindo no dia a dia. Isso porque o objetivo deles é ajudá-lo a saber se você vai concluir o projeto no prazo.
Agora, o importante aqui é que você também vai informar aos outros como está se saindo no projeto. Esses marcos podem ajudá-lo a mostrar o quanto você já avançou e o quanto ainda precisa avançar. Ao observar os marcos alcançados, sua equipe pode ver o progresso, assim como o cliente. Eles podem ver que você está avançando e que está dedicando muito tempo e esforço ao projeto, em vez de esperar até o último minuto. Esses marcos podem ser entregáveis ou podem ser apenas sinais que você usa ao longo do caminho para marcar seu progresso.
Por que você precisa de marcos de projeto
Ao definir os marcos do projeto, você está decidindo quando determinadas coisas precisam ser concluídas. Ao atingir o prazo definido para esse marco, você pode verificar onde está no escopo do projeto e se alcançou o que queria alcançar. Se tiver alcançado, isso significa que você provavelmente está no caminho certo para cumprir o prazo geral. Se não tiver alcançado, significa que precisará acelerar ou ajustar o prazo final para poder concluir tudo o que precisa ser feito.
Talvez você precise de marcos do projeto apenas para ter certeza de que está no caminho certo. Talvez você precise deles para manter o cliente informado sobre o que está acontecendo com o projeto dele. Também pode precisar deles para mostrar ao seu chefe que tudo está progredindo ou que sua equipe está realmente realizando o trabalho. Esses marcos ajudarão todos a se manterem responsáveis e permitirão que você fique de olho em tudo. Tudo o que você precisa fazer é definir os marcos necessários para o seu projeto.
Como definir os marcos do projeto
Como você define os marcos do projeto? Bem, isso exigirá que você analise de perto o objetivo geral do projeto e as tarefas que o compõem. O que precisa ser concluído para que o projeto seja considerado um sucesso? Anote a entrega final que você precisa fornecer e o prazo que foi decidido. Talvez você queira escrever um prazo anterior ao acordado para ter uma certa margem para problemas.
Em seguida, escreva cada uma das principais coisas que precisam ser feitas ao longo do caminho para atingir o prazo. Quais são as principais tarefas que lhe dirão que você está no caminho certo? Esses são os marcos de seu projeto. Você deve se certificar de que eles sejam espaçados ao longo da duração do projeto. Você pode ter um a cada mês para um projeto de prazo mais curto ou um a cada trimestre para um projeto de prazo mais longo. O objetivo é ter uma configuração que funcione para o tipo de projeto em que você está trabalhando.
Lembre-se de que um marco não precisa ser necessariamente uma única tarefa. Pode ser um conjunto de tarefas ou pode ser a conclusão do aspecto de design do projeto ou a finalização das plantas. Há vários tipos diferentes de coisas que podem ser consideradas seu marco. O aspecto mais importante é que ele é essencial para a conclusão do projeto e que permitirá que você saiba se está no caminho certo ou não. Ele também precisa ter um prazo firme para que você saiba se vai seguir com o restante do projeto dentro do período de tempo acordado.
Onde adicionar marcos do projeto
Mencionamos que os marcos do projeto devem ser pontos-chave em seu projeto. Mas eles também devem ser áreas em que você pode ter dificuldades ou algum tipo de problema. Talvez você encontre uma área específica em seu projeto que exija a conclusão de uma tarefa por um departamento para que o departamento seguinte possa fazer o que precisa ser feito. Se esse for o caso, esse pode ser um bom ponto para ter um marco de projeto. Afinal de contas, essa é uma transferência importante que precisa acontecer para que o projeto seja concluído. Se o primeiro departamento não estiver pronto a tempo, o departamento seguinte não poderá começar.
Outra área para adicionar marcos de projeto é se você precisar obter aprovação do cliente ou de um superior dentro da empresa para continuar. Se o cliente quiser avaliar o progresso a cada dois meses, você precisará de um marco a cada dois meses para mostrar a ele algum progresso. Se ele quiser aprovar uma parte do projeto antes de você continuar, isso também é um marco. O mesmo vale para um chefe que queira fazer qualquer uma dessas coisas. Você precisa se certificar de que tem um marco definido para fornecer a eles as informações atualizadas.
Agora, e se você tiver gráficos de Gantt configurados para o seu projeto e quiser adicionar marcos? Na verdade, é um processo muito simples, o que é outro motivo pelo qual o software de gráficos de Gantt é uma excelente maneira de acompanhar tudo. Ao configurar o projeto pela primeira vez, você terá a oportunidade de inserir quantas tarefas, entregáveis e dependências quiser. Isso facilita a criação do tipo de projeto que você precisa para qualquer aspecto do seu negócio.
Depois de fazer isso, você também pode adicionar marcos facilmente. Adicione-os aos entregáveis e às tarefas ou adicione-os como seus próprios aspectos separados do projeto. Você deve decidir sobre tudo para garantir que o cronograma do projeto funcione para a sua empresa. Isso significa garantir que você também tenha recursos de rastreamento para cada um dos marcos que tiver. E como os marcos podem ser configurados independentemente de tudo o que está sendo feito, você pode até mesmo verificar os marcos sem olhar para outras tarefas no gráfico.
Quem cria os marcos do projeto?
Na verdade, há várias pessoas que devem fazer parte do processo quando se trata de criar marcos de projeto. Primeiro, você precisa conversar com o cliente sobre o que ele realmente deseja do projeto. Ele definirá a entrega final e vocês dois (e possivelmente um chefe ou gerente) decidirão o prazo para essa entrega final. Isso permite que você defina os planos para tudo o que precisa ser concluído nesse meio tempo e permite que você inicie o processo de definição de marcos.
Você também deve discutir com o cliente quaisquer entregas intermediárias que ele queira. Talvez ele queira que você forneça atualizações menores ao longo do projeto. Pode ser que ele tenha outros entregáveis que queira ver enquanto você estiver trabalhando no projeto. Em qualquer um desses casos, esses tipos de documentos e atualizações serão marcos que você deve marcar e certificar-se de que está cumprindo para manter o cliente satisfeito. Esses marcos podem ter prazos que você e o cliente ou você e o seu gerente concordam de antemão.
Depois de trabalhar com essas pessoas, é hora de olhar para a sua equipe. Espera-se que você já tenha conversado com a sua equipe no processo de concordar com um prazo para o projeto, mas, de qualquer forma, você precisará conversar com eles agora. Você quer mapear cada uma das tarefas que precisam ser feitas e descobrir quanto tempo leva para eles concluírem diferentes tipos de tarefas. Sua equipe poderá ajudá-lo a definir um cronograma realista para cada tarefa. Depois de fazer isso, você poderá mapeá-lo em seu gráfico de Gantt on-line e ver onde tudo se encaixa.
Certifique-se de que está contabilizando cada tarefa que precisa ser concluída quando estiver criando marcos. Informe à equipe se há algum marco que já foi definido pelo cliente ou se há coisas específicas que precisam ser feitas em horários determinados (alguns documentos financeiros precisam ser apresentados em determinadas datas, de acordo com a lei). Essas coisas são marcos sobre os quais você não tem controle e precisa ser capaz de cumprir.
Trabalhe com sua equipe para definir quaisquer outros marcos e use os cronogramas que eles o ajudarem a criar para levá-los a esses marcos. Não há problema em pressionar um pouco a sua equipe e tentar fazê-la trabalhar um pouco mais rápido. Não é uma boa ideia concordar com marcos que os pressionem demais, pois talvez eles não consigam concluir um trabalho de alta qualidade dentro desse período de tempo. Pior ainda, se houver um problema ao longo do caminho ou um contratempo de alguma forma, isso poderá causar problemas para a entrega final.
Marcos comuns do projeto
Em um projeto, há uma série de coisas diferentes que podem ser consideradas marcos, mas há alguns que são mais comuns do que outros. Essas são as coisas que você deve observar para ter certeza de que está seguindo o caminho que deveria e para ter certeza de que sua equipe está executando suas tarefas. Ao encaixar esses marcos do projeto em seus planos, você estará mais bem preparado ao longo do caminho.
Datas de início e término - Esses são dois dos marcos mais importantes porque permitem que você saiba quando as coisas estão começando e quando sua primeira equipe ou indivíduos precisam começar a trabalhar em suas tarefas. Também permitem que você saiba o último dia possível em que deve trabalhar no projeto e quando o cliente espera a entrega final.
Revisão externa - Se você precisar que alguém de fora de você ou um membro direto da sua equipe revise algo, então esse é outro momento em que você precisará de um marco. Nesse caso, você precisará interromper algumas de suas etapas e o que quer que esteja fazendo para aguardar a aprovação de um nível mais alto.
Verificações de orçamento - Se precisar verificar com o cliente ou com um gerente de projeto ou chefe antes de gastar além de um limite específico, essa é outra área em que você precisará ter um marco. Você precisará interromper seu trabalho até que possa avaliar o orçamento e obter aprovação para continuar.
Principais entregas - Se o cliente tiver solicitado entregas fora da entrega final, cada uma dessas entregas é considerada um marco. Você precisará concluir todas as tarefas que levam a esse entregável e, em seguida, entregar o item, documento ou qualquer outra coisa ao cliente. O mais importante é que você verifique com as pessoas que estão no topo da cadeia, além de você e seu cliente, para descobrir o que todos esperam. Trabalhando a partir dessa base, você poderá se preparar para ter mais sucesso e garantir que todas as suas tarefas sejam concluídas como deveriam. Assim, será mais fácil definir seus marcos.
O que deve ser observado ao criar marcos de projeto
Quando se trata de definir os marcos do projeto, há alguns aspectos que também devem ser observados de perto. Você precisa se certificar de que está atento a cada um desses aspectos para garantir que se mantenha no alvo e na tarefa. Se você não pensar em todos esses aspectos ao elaborar seu gráfico e seu cronograma, poderá ter grandes problemas quando chegar a hora de executar o projeto final. Você poderá descobrir que as coisas não serão feitas no prazo previsto e isso não parecerá bom para seus gerentes ou clientes.
Dependências
Uma das primeiras coisas que você precisa observar quando se trata de criar cronogramas e marcos de projeto são as dependências. Sempre que um dos membros da sua equipe ou uma de suas equipes menores depender de outra, haverá a possibilidade de problemas. É um lugar em que pode haver um atraso na transferência, o que significa que a próxima equipe ou indivíduo não conseguirá concluir a tarefa que lhe foi atribuída. Isso é algo que se deve ter em mente quando se está definindo um marco.
Atrasos fora de seu controle
Quando se trata de atrasos fora do seu controle, estamos falando de problemas com a obtenção de suprimentos ou de coisas que você precisa de fornecedores externos. Esses tipos de coisas podem acontecer por vários motivos e podem ocorrer em qualquer momento durante o processo de configuração e execução do projeto. Você pode acabar recebendo algo errado ou não receber nada. Pode haver problemas com fornecedores ou até mesmo com o envio de produtos para seu local. Você precisa levar em conta cada um desses aspectos ao planejar seus marcos.
Atrasos da equipe
Atrasos na equipe são coisas que acontecem dentro da sua equipe. São coisas como alguém ficar doente ou sua equipe entrar em greve. Há várias maneiras diferentes pelas quais as pessoas que trabalham em suas equipes podem atrasar o processo, seja por intenção ou por acidente, e você deve estar preparado para qualquer possibilidade. Sempre haverá algumas coisas fora do seu controle dentro da equipe ou podem ser lentidões que você não pode prever, mas a maioria delas pode ser resolvida com amortecedores.
Alterações do cliente
Durante o processo de execução de um projeto, é sempre possível que o cliente faça solicitações de alterações ao longo do caminho. Você deve se certificar de que está preparado para qualquer tipo de mudança que ele possa querer e que está atualizando seus marcos para refleti-las. Se um cliente fizer uma alteração em um marco, informe-o sobre como isso afeta os demais marcos e o cronograma geral. É melhor tentar manter o controle o máximo possível, mas isso nem sempre será possível. Seja franco com os clientes sobre o que suas alterações significarão para o projeto.
Prazos mais longos do que o previsto
Toda a sua equipe lhe dará cronogramas e ideias de quanto tempo diferentes coisas levarão dentro do projeto. A melhor coisa que você pode fazer é criar uma margem de segurança nessas áreas para garantir que você esteja preparado para outros atrasos. Você pode descobrir que algo que achava que levaria apenas uma semana de repente leva duas semanas ou que algo que achava que poderia ser feito em um dia levará vários dias ou mais. Reserve um tempo extra para cada tarefa para que você não fique irremediavelmente atrasado se uma coisa não sair como você esperava.
Necessidades não planejadas
Você pode começar a trabalhar em seu projeto e descobrir que há outras coisas necessárias que você não previu. Talvez você tenha achado que conseguiria se sair bem com a planta que tinha, mas depois descobriu que ela não funciona. Ou talvez você tenha pensado que o cliente forneceria um item específico para o projeto, mas ele não o fez. Todas essas necessidades não planejadas afetarão a sua capacidade de atingir os marcos que você definiu, e isso significa criar mais espaço.
Conclusão
No final das contas, os marcos do projeto são o que o mantém em movimento e mantém seu projeto em andamento. São eles que o ajudam a atingir as metas que você estabeleceu e a entregar os resultados finais ao seu cliente. São eles que o ajudarão a saber se a sua equipe está fazendo o que deveria e são eles que permitirão que você cumpra todos os seus prazos. Mas também é importante estar preparado para problemas ao longo do caminho. Ao saber como definir e planejar os marcos, você estará preparando melhor a si mesmo e a sua equipe.
Com os marcos corretos, você se sentirá um gerente de projetos muito melhor e tudo o que precisa são as ferramentas certas para ajudá-lo a fazer isso. Afinal, criar marcos é apenas o primeiro passo. Você também precisa ter uma maneira de acompanhar todos esses marcos e seu progresso em direção a eles. Trabalhando com um criador de gráficos de Gantt para o seu projeto e definindo seus marcos e tarefas dessa forma, você terá uma chance muito maior de atingir todas essas metas importantes e garantir que estará pronto quando o cliente quiser a entrega final.
