Asana, uma das melhores ferramentas de gerenciamento de projetos do mercado

O que é Asana

Vamos nos aprofundar um pouco mais nesse programa. Ele é relativamente novo e tem apenas cerca de 30.000 pessoas usando-o atualmente. Mas isso não significa que eles não saibam o que estão fazendo. Na verdade, eles parecem saber bastante sobre o que estão fazendo e, sem dúvida, estão oferecendo muitos recursos. De fato, a Asana foi criada por alguns dos figurões que faziam parte de outras grandes empresas de tecnologia, como o Facebook e o Google. Portanto, se você não tinha certeza se queria confiar nesse software relativamente novo, isso deve lhe dar mais confiança.
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Ele oferece planejamento, compartilhamento e organização para sua lista de tarefas e permite que toda a sua equipe participe do processo. O que é ainda melhor é que esse sistema é simples de usar, o que significa que praticamente qualquer pessoa pode usá-lo sem problemas. Você poderá ensinar até mesmo os membros da sua equipe mais avessos à tecnologia a usar esse software. Isso o tornará inestimável para equipes que contam com membros de diferentes gerações e diferentes níveis de conforto com a tecnologia.

Como isso funciona?

Em geral, você criará sua conta e começará a designar pessoas para ela. Você pode criar equipes diferentes dentro da sua conta para que pessoas diferentes estejam nos lugares certos. Portanto, se você tiver uma equipe trabalhando no Projeto A, ela estará em uma equipe diferente da equipe do Projeto B. Além disso, dentro das equipes, você pode criar projetos diferentes e, dentro desses projetos, pode criar seções e tarefas. Todas essas coisas tornarão muito mais fácil para você acompanhar as coisas que sua equipe precisa fazer.
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Agora, cada uma das tarefas específicas que você cria recebe um nome, uma data de vencimento e membros da equipe atribuídos a ela. Você pode definir tags, subtarefas e outros textos que o ajudarão a delinear o que está acontecendo nessa tarefa. Além disso, você pode definir o status de uma tarefa. Isso significa que você pode defini-la como em revisão, em feedback ou qualquer tipo de status que desejar. Você também pode decidir como esses status serão configurados. Há até mesmo uma caixa de entrada que permite que toda a sua equipe se comunique facilmente entre si.
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Para aqueles que desejam começar, ele funciona com equipes de qualquer tamanho. A diferença será o preço. A versão gratuita da Asana dá a você acesso a pesquisas, arquivos, listas de tarefas básicas e tarefas gerais, bem como a um total de 15 membros da equipe. Se você não tiver 100% de certeza sobre como tudo isso vai funcionar ou se vai funcionar para você ou se tiver uma equipe pequena, isso pode ser suficiente para você. Talvez você consiga fazer com que a versão gratuita funcione, pelo menos por algum tempo.
Por outro lado, se você tiver uma equipe maior ou precisar de recursos mais avançados, vai querer a versão paga do serviço. Ela custa US$ 7,50 por usuário a cada mês que você quiser usar o serviço. Isso significa que você terá um custo razoável envolvido. Portanto, é melhor ter certeza de que esse é o serviço que você deseja e o que funcionará para você se decidir pagar por ele. Você não quer gastar tanto dinheiro em algo que não funciona.

Recursos gerais

Agora, vamos dar uma olhada rápida em alguns dos recursos mais importantes que acompanharão seu sistema Asana. É claro que você terá uma lista de tarefas, que permite criar suas tarefas e decidir o que é importante para você durante o dia (ou mais). Na verdade, sua lista de tarefas pode conter praticamente tudo o que você quiser e pode ser apenas para você ou para uma equipe inteira que você criar. Essa será uma maneira de você criar uma experiência personalizada, incluindo a adição de tarefas e a atribuição de prazos e muito mais a cada uma delas.
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Com a versão premium, você terá recursos como relatórios, que permitem que você veja como sua equipe está se saindo em relação aos seus resultados e tarefas. Ele também permite que você defina as datas de início dos projetos em vez de apenas as datas de término, o que ajudará a manter as pessoas no caminho certo com as coisas que precisam ser feitas com mais urgência e as coisas que podem esperar um pouco mais antes de você começar a trabalhar nelas. Isso fará com que toda a equipe faça o que deve ser feito, quando deve ser feito.
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Outros recursos incluem uma caixa de entrada com notificações. Ela é fornecida para todas as pessoas da sua equipe e permite que você envie notificações a elas quando atribuir novas tarefas ou quando enviar uma mensagem. Isso garantirá que eles não percam nada e nem você. Se alguém tiver uma dúvida, você a verá rapidamente e poderá resolvê-la imediatamente. Tudo o que você precisa fazer é ficar de olho nas suas notificações, e a Asana vai garantir que você possa fazer isso de forma rápida e fácil. Assim, você estará pronto para começar em pouco tempo.
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Além disso, você terá recursos como suporte prioritário, segurança de dados e arquivamento de suas tarefas e listas de verificação. Você poderá utilizar todos esses recursos da maneira que desejar e, essencialmente, poderá personalizar o sistema para garantir que terá um sistema que possa usar. Afinal, você quer algo que seja fácil e, com esse sistema, seja na versão paga ou gratuita, você terá exatamente isso. Tudo o que você precisa fazer é certificar-se de que está avaliando qual versão do sistema você precisa.

Onde você ganha

Vamos nos aprofundar em quais são os melhores recursos da Asana. Afinal de contas, ela tem ótimos serviços e recursos e é por isso que continua a se sair muito bem em geral. Portanto, queremos examinar mais de perto onde ela está prosperando e como continuará a fornecer os serviços e recursos que você procura. Depois de saber isso, você estará mais bem preparado para tomar uma decisão (embora seja recomendável analisar também as falhas na seção abaixo).
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A interface é um dos principais motivos pelos quais a Asana se sai tão bem , e isso se deve ao fato de ela ter uma interface de usuário simples e de ótima aparência. É muito fácil para qualquer pessoa descobrir como o sistema funciona e como acessar as diferentes partes que você pode precisar. Não há muita curva de aprendizado envolvida, o que o torna excelente para praticamente qualquer usuário que você possa ter.
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Em seguida, se você está procurando uma maneira de criar uma boa lista de tarefas, está definitivamente no lugar certo. É exatamente disso que se trata esse sistema. Ele vai ajudar você a criar uma lista de tarefas de maneira muito fácil. Tudo o que você precisa fazer é criar a tarefa e, em seguida, arrastá-la e soltá-la onde quiser. Portanto, você não terá problemas para adicionar novas tarefas, movê-las e tudo o mais que precisar fazer.
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Se você tiver apenas algumas pessoas trabalhando na sua equipe ou na sua empresa, vai se divertir muito com esse software, pois ele oferecerá a você e a elas um ótimo lugar para interagir e uma ótima maneira de ver no que todos estão trabalhando. Se você tiver menos de cinco pessoas trabalhando na sua equipe, vai se divertir muito com esse software.
Para quem precisa definir coisas com determinado nível de prioridade, é possível fazer isso com a Asana. Embora seja mais fácil definir apenas um item como prioridade máxima e depois definir o restante dos itens em um nível mais baixo, você pode ajustar os níveis de forma um pouco diferente. Isso ajudará você a definir o que precisa ser feito e quem precisa garantir que seja feito.
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O aspecto do calendário é uma das melhores coisas desse sistema. Ele permite que você veja o seu calendário de uma só vez e permite que todos na equipe vejam o que precisa ser feito ou quais tarefas estão sendo trabalhadas. Ele ainda mostrará uma linha do tempo e permitirá que você veja como as diferentes tarefas dependem umas das outras. Tudo isso garantirá que você possa concluir suas tarefas dentro do prazo e do orçamento, de forma muito mais rápida e fácil.

Onde você falha

Ok, não gostamos de falar sobre falhas, mas isso é algo que precisamos analisar mais de perto. Você quer ter certeza de que está adquirindo um sistema que funcionará para você e toda a sua equipe, e isso significa ter certeza de que sabe quais são os aspectos não tão bons da Asana. Dessa forma, você saberá como combatê-los ou o que deve procurar em outro lugar. Afinal, você vai querer algo que possa ser usado para cuidar de todas as tarefas importantes da sua empresa, certo?
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A comunicação entre diferentes equipes não é um processo simples. Em vez disso, você está realmente relegado a se comunicar apenas com uma equipe específica e apenas com outras pessoas dentro dessa equipe. Isso pode dificultar um pouco a utilização do software em todo o seu potencial. Afinal de contas, sempre haverá momentos em que você terá de se comunicar com alguém que não faz parte da mesma equipe porque algo que você está fazendo se sobrepõe ou porque precisa da ajuda dessa pessoa. Se você tiver que retirar essa comunicação do seu sistema de gerenciamento de tarefas, ele não será útil para você.
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Em seguida, se você tiver uma equipe grande, precisará pagar pelo sistema corporativo. Isso pode ser caro, especialmente porque você precisa pagar por cada membro que precisará usar o sistema e pagar todo mês. Portanto, se você tiver muitas pessoas usando o sistema, precisará fazer um upgrade e pesar os prós e os contras do custo que está investindo no processo. Ainda assim, você terá maneiras de equilibrar o custo, pois poderá transferi-lo para os custos de seus clientes.
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Infelizmente, alguns dos softwares que a Asana está começando a introduzir e as diferentes maneiras que eles estão começando a falar sobre melhorias estão um pouco desatualizados. Muitas outras empresas já oferecem alguns desses recursos, mas a Asana está apenas entrando em cena. Isso pode ser uma desvantagem, mas se você olhar com mais atenção, verá que alguns desses recursos especiais não são tão necessários quanto você imagina. É por isso que a Asana não dedicou tanto tempo a eles no início, optando por se concentrar em outras áreas mais importantes.
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Não há um estudo realmente bom sobre o que acontecerá em seguida com o sistema. Ninguém sabe quais produtos serão lançados ou quais recursos e serviços. Ninguém sabe nem mesmo quando as correções de bugs serão lançadas, o que pode ser um pouco enervante para alguns e irritante para outros. Isso é algo que você deve observar com atenção e pode ser um incômodo. Felizmente, há muitas implementações excelentes acontecendo e elas começam relativamente rápido, então você não precisa se preocupar em esperar muito, mesmo que não saiba quando isso vai acontecer.
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Às vezes, a Asana também parece um pouco divertida demais. Alguns dos recursos e dos aspectos de fundo do sistema parecem amadores e parecem estar mais inclinados à diversão do que a um sistema sério que você precisa para os negócios. Mas talvez seja disso que você precisa, algo um pouco mais lúdico e divertido para quebrar a monotonia do seu dia de trabalho, certo? Bem, se esse for o caso, você está no lugar certo quando se trata de trabalhar com a Asana. Ela tem um pouco de tudo o que você precisa.

Principais recursos novos

Então, o que aconteceu com a Asana ultimamente? Com tudo o que dissemos, você pode pensar que esse sistema não está fazendo muito ou que tende a ficar totalmente para trás. Bem, há algumas áreas boas da Asana e alguns aspectos importantes que você deve dar uma olhada. Eles estão trazendo alguns softwares mais novos que você não necessariamente encontrará em outros lugares, como nova automação e até mesmo novos métodos de relatório. Portanto, se você estiver interessado nesses recursos, dê uma olhada no que está disponível aqui.
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Primeiro, a automação. Se você tiver tarefas definidas que precisem ser repetidas várias vezes ou em cada um dos seus diferentes projetos, poderá configurá-las para serem executadas automaticamente. Você poderá personalizar alguns desses recursos e garantir que tudo o que precisa ser feito seja feito. Além disso, você não terá problemas para reduzir alguns dos erros que poderiam ocorrer de outra forma. Além disso, isso ajuda a reduzir parte do tempo que você tem de gastar para fazer as coisas. Tudo isso acaba sendo vantajoso para você.
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Quando se trata de relatórios, a Asana está colaborando com algo chamado relatórios Forrester Wave. Você poderá obter informações sobre diferentes colaborações e descobrir diferentes tipos de gerenciamento de trabalho. Você terá muitas informações aqui e poderá utilizá-las para seus objetivos. No final, você estará muito mais bem preparado para o que precisa ser feito no seu sistema Asana. Lembre-se de que você receberá esse relatório atualizado com seu serviço, portanto, poderá começar a aplicar as informações imediatamente.

É para você?

So, is Asana going to be the software for you? Well, that’s going to be a relatively personal choice. You’re the one who has to decide whether you like this system or you don’t. You have to take a closer look at each of the benefits and features that it does offer and compare them to the features that you’re not going to get. You might be able to get some different features by going with a different system. You might be able to get the most important ones with this or another system. Remember, you may have to make some sacrifices.
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When it comes to getting the best system for your business the most important thing you can do is balance out your top needs and the sacrifices that you’re willing to make to get those things. If you’re willing to give up a little bit of money to get the other features that you can access through Asana then this is great for you. Other features and shortcomings might balance out different ways for you too. And keep in mind that this is all about what’s going to work for you, not someone else.
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Now, if you have a small business you’re going to see the benefits when it comes to Asana. You’re going to be able to work with your team more easily and to balance out the different tasks that need to be done. You’re going to have a free system that gives you a whole lot of features and combines great with your Gantt Chart Software (Instagantt). It’s all going to make for a cohesive system that you can use for any area of business. Your entire office is going to be more than happy to be able to collaborate this way.
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If you have a large business you’re going to see even more benefits from this system because you’re going to have an array of different benefits with the paid version. You’ll be getting all of the same benefits that come with the standard, but you’re also going to be upgrading those features and getting a whole lot more. What could be better than that? If you’re going to pay for the service you want to make sure that you’re getting something that’s going to be worth the investment, right?

So, are you going to get good features out of Asana? In short, absolutely. And when you combine Asana with Instagantt you’re going to be even better off. You’ll be able to utilize all of the top features that we already mentioned when it comes to Asana and you’ll also be able to make sure that you’re shoring up the areas where Asana may not be doing as well as you had hoped. Instagantt can take care of it too.
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But in all fairness, we’ve explained what Asana can do for you, and some of its unique features. However, we haven’t really gotten into what Instagantt has to offer, and all the benefits your team will be introduced to by using it. So let’s dive a little bit into this software.


What is Instagantt?

Instagantt is a web app developed for as a Gantt chart maker that help you visually plan project schedules with your team.
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It's honestly the perfect Gantt chart ally you were hoping for. This tool makes project planning easy, as it allows you to create a Gantt chart, schedule tasks, and set start and due dates.
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What’s even better is that this system is simple to use. It's so intuitive, that you and your team will be able to start using it right away.  
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Gantt Chart Software for Asana
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By creating an Instagantt account linked to Asana, you'll be able to manage and create Gantt Charts for your Asana Projects. So, how do you start using Instagantt for Asana? During your first Instagantt session, you will be prompted to browse your Asana projects and connect those that you'd like to visualize in Gantt format, given that you may only want to connect one or a few of your projects, versus your entire list of projects.
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Two-way Communication Between Asana and Instagantt
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And once you choose which projects to connect, just like that, your tasks (and all your information related to your tasks) will be transformed into Gantt chart mode. This means that descriptions, the names of your tasks and subtasks, assignees, and start and due dates you had previously assigned to your projects in Asana, will be immediately synchronized to Instagantt. Why does this happen? Because there is two-way communication between Asana and Instagantt, meaning that changes made in Asana reflect in Instagantt straight away, and vice versa.
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Your Favorite Asana Features Sync to Instagantt
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We’ve mentioned your top Asana features also work in Instagantt. But it’s more than that. We’re talking full-on synchronization between the way you manage your projects. What does this mean? It means that features such as Milestones, which are incredibly useful and make for check-points that mark a critical decision factor within your project, also sync from Asana to Instagantt.
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As you probably know by now, making communication between teams a simple process is one of our main goals. So it makes sense that we would make a point to deliver a great tool that allows for comments to quickly synchronize between the two systems. This way, when you add comments to tasks, they will also automatically show up on your Gantt chart. Also, when you create new comments on Instagantt, the information will sync to your project in Asana.
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The same goes for great features such as dependencies and tags. We’ve made the best and most useful project management features available and fully connected between the two software so that any progress you make in one, automatically reflects on the other one. When we say your team won’t miss anything anymore, we really mean it. Asana and Instagantt can make your team reach a new level in no time.

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